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kim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen

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kim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen [29.07.2021 11:57] – [Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern] johanneskim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen [29.07.2021 12:05] – [Digitale Kundenakte aufbauen] johannes
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 Doch wie entsteht die digitale Kundenakte? Anhand von verschiedenen Beispielen bauen wir die digitale Kundenakte auf: Doch wie entsteht die digitale Kundenakte? Anhand von verschiedenen Beispielen bauen wir die digitale Kundenakte auf:
   * [[kim:dokumente#kommunikationsdokumente_erstellen|Kommunikationsdokumente erstellen]]   * [[kim:dokumente#kommunikationsdokumente_erstellen|Kommunikationsdokumente erstellen]]
- +  * [[kim:dokumente#dateien_mit_bezug_zum_kontakt_speichern|Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern]] 
- +  * [[kim:dokumente#kommunikation_aufgaben_und_vertriebsbelege_erstellen|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen]] 
- +  * [[kim:dokumente#neue_vorlage_erstellen_und_fuer_e-mail-versand_verwenden|Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden]] 
-===== Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen ===== +  * [[kim:dokumente#e-mail_aus_vorlage_erstellen_und_versenden|E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden]]
- +
-Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakt//. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt. +
- +
-Hier filtern wir die Kontakte nach +
-  * Postleitzahl 88212 +
-  * zugehörig zu Unternehmen, die mit //doc// beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem //doc// folgen. +
-  * internem Betreuer der Adresse: Lea Müller +
- +
-{{:digitale-kundenakte-09.png?direct|Kontakte filtern}} +
- +
-Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-10.png?direct|Filterergebnis}} +
- +
-Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation //Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz// oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch //Aufgaben// erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche //Vertriebsbelege// wie //Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung//. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-08.png?400|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen}} +
- +
-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden ===== +
- +
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen. +
- +
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Einstellungen// und anschließend auf //Kommunikation//. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-13.png?direct&200|Einstellungen → Kommunikation}} +
- +
-Wählen Sie über den Button //Neu// in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt //Vorlage// aus. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-14.png?direct|Neu → Vorlage}} +
- +
-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-15.png?direct&400|Abschnitt Allgemein}} +
- +
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-16.png?direct&400|Abschnitt Absenderangaben}} +
- +
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //DOCHOUSE 4// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-17.png?direct&400|Abschnitt Ablage}} +
- +
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen. +
- +
-{{:digitale-kundenakte-18.png?direct|Abschnitt Inhalt}} +
- +
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …// +
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-{{:digitale-kundenakte-19.png?direct|Abschnitt Anhänge}} +
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-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail +
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-{{:digitale-kundenakte-20.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}} +
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-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer. +
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-{{:digitale-kundenakte-22.png?direct|Abschnitt Zugriff}} +
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-Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab. +
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-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden ===== +
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-Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakte// und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt. +
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-{{:digitale-kundenakte-23.png?direct|Kontakt filtern}} +
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-Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt //Vorlage auswählen//. +
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-{{:digitale-kundenakte-24.png?direct|… → Vorlage auswählen}}  +
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-Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach //informationen// und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie //OK//. +
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-{{:digitale-kundenakte-25.png?direct&400|Auswahl Vorlage}} +
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-Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// im Abschnitt //Allgemein//? +
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-Sind im Abschnitt //Ablage// die richtigen Ordner bereits gesetzt? +
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-Enthält der Abschnitt //Inhalt// E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form? +
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-Ist im Abschnitt //Dateianhänge// die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert? +
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-Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter? +
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-Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet. +
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-{{:digitale-kundenakte-26.png?direct|E-Mail senden}} +
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 ===== Alles auf einen Blick – der Single Point of Information ===== ===== Alles auf einen Blick – der Single Point of Information =====
  
kim/szenarien/digitale-kundenakte-aufbauen.txt · Zuletzt geändert: 24.04.2023 11:35 von nathalie
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