KIM Wiki

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====== Unternehmen und Kontakte ======

Hier werden alle Unternehmen und Kontakte aufgelistet. Die Ansicht lässt sich zwischen Kachel oder Liste ändern mit dem {{:kim:ansicht_aendern.png?nolink|}} -Symbol oder dem {{:kim:ansicht_aendern1.png?nolink|}} -Symbol. Welche Standardmäßig verwendet wird, kann im Benutzerprofil festgelegt werden unter //Weitere//.

===== Unternehmen speichern ===== 
  - Drücken Sie in der linken Navigation auf **Adressbuch** -> **Unternehmen**\\ \\ 
  - Und anschließend in der Werkzeugleiste der Unternehmensübersicht auf das Plus-Icon **Neues Unternehmen** \\ \\   {{:kim:unternehmen.png?nolink|}}\\ \\ 
  - Tragen Sie die unternehmensrelevanten Informationen in die Abschnitte //Allgemein// und //Kommunikation// ein. Falls es sich bei dem Unternehmen um eine Einzelperson handelt, wird das Unternehmen wie ein Kontakt behandelt und es können keine Kontakte hinzugefügt werden. \\ \\ {{:kim:unternehmen1.png?nolink|}} \\ \\
  - Im weiteren Verlauf haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen einzutragen. Im Abschnitt //Marketing// hinterlegen Sie alle Informationen, die für spätere Selektionen genutzt werden können. Die Unternehmensbeziehung wird unter //Typ// mit den Checkboxen ausgewählt. Sollten aber zu viele Werte angegeben sein, wir durch einen Parameter stattdessen ein Mehfachauswahl-Feld angezeit, in welchem die Werte mit Komma getrennt angezeigt werden. \\ Optional können Sie einem Unternehmen mehrere Tags setzen. Tags sind Markierungen, mit denen Sie bestimmte Unternehmen kennzeichnen können. \\ Geben Sie auch Informationen über die //Herkunft// der Beziehungen zum Unternehmen ein. \\ Bei //Betreuer// hinterlegen Sie den Namen des Mitarbeiters, der sich um das Unternehmen vorwiegend kümmert. \\ \\  {{:kim:unternehmen2.png?nolink|}}\\ \\
  - Wenn Sie alle Daten im Unternehmensdatensatz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon //Speichern//\\ \\  {{:kim:2021-10-27_aufgabe4.png?nolink|}}\\ \\ 
  - Nun ist der Datensatz in KIM erfasst. Sie finden das Unternehmen nun in der Übersicht. \\ \\ 

==== Dublettenprüfung ====

Bei der Erstellung von Unternehmen und Kontakten kann eine Dublettenprüfung durchgeführt werden. Für die Prüfung gibt es 3 Parameter:
  * Dublettenprüfung (an / aus)
  * Prüfabgleich: a) Unternehmen b) Unternehmen und Ort c) Unternehmen, Straße und Ort
  * Dublettenprüfung bei Kontakten eines Unternehmens anwenden (an / aus)

Gesteuert wird die Dublettenprüfung über die Felddefinition //AdrEnabeDuplicateCheck//

//Beispiel:// \\
1 \\
3 \\
1

Zeile 1: Die Dublettenprüfung ist angeschaltet (mögliche Werte: 0, 1). \\
Zeile 2: Bei der Prüfung werden Unternehmensname, Straße und Ort in die Prüfung einbezogen (mögliche Werte: 1, 2, 3). \\
Zeile 3: Die Dublettenprüfung wird auch auf Kontakte des Unternehmens angewendet (mögliche Werte: 0, 1).

===== Kontakte speichern =====

Die Kontakte werden im Unternehmen unter dem Abschnitt //Kontakte// aufgeführt. Diese Ansicht kann ebenfalls als Liste oder als Kacheln angezeigt werden.

  - Drücken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch → Unternehmen.
  - Anschließend öffnen Sie das Unternehmen, bei dem Sie einen Kontakt hinzufügen wollen und wählen //Kontakt//. {{:kim:kontakte1.png?nolink|}}

==== Ausfüllen der Kontaktmaske ====
   - Füllen Sie alle Ihnen bekannten Felder in den Abschnitten //Allgemein// und //Kommunikation// aus. Über dem Abschnitt sehen Sie bereits die Verknüpfung zum Unternehmen. Die Felder //Telefon// und //Fax// wurden bereits automatisch aus dem Unternehmen übernommen. {{:kim:kontakte2.png?nolink|}}
   - Im Abschnitt Marketing hinterlegen Sie alle Informationen, die für eine spätere Selektion nützlich sind. Setzen Sie //Tags// auf den Kontakt (Kleinbuchstaben und Zahlen, keine Sonderzeichen, keine Leerzeichen, durch Komma getrennt). //Tags// sind Markierungen, mit denen Sie bestimmte Kontakte kennzeichnen können. Wenn Sie zielgruppenspezifisch arbeiten, können Sie den Kontakt über die Auswahl //Zielgruppe// einer oder mehreren Zielgruppen zuweisen. Legen Sie mit dem Feld //Interesse// fest, für welche Produkte oder Dienstleistungen sich Ihr Kontakt interessiert. Woher kennen Sie den Kontakt? Geben Sie diese Information im Feld //Herkunft// ein. Bei //Betreuer// hinterlegen Sie den Namen des Mitarbeiters, der sich um den Kontakt vorwiegend kümmert. Und //Verteilerlisten// verwenden Sie, um Kontakte gezielt anzuschreiben. Planen Sie Ihre Marketingaktionen und nutzen Sie Verteilerlisten für die Adressierung. {{:kim:kontakte3.png?nolink|}}
   - Im Abschnitt Verwaltung werden //Einschränkungen// festgelegt (kein Massenmail, kein Serienbrief, keine Telefonakquise). Auch wenn ein Kontakt inaktiv oder ausgeschieden ist, kann das hier vermerkt werden. Darunter folgen verschiedene Anredeoptionen. Soll der Titel generell in der Anrede verwendet werden? Möchten Sie statt sehr geehrte / sehr geehrter eine individuelle Anrede verwenden. Oder möchten Sie sogar Ihre eigene benutzerbezogene persönliche Anrede verwenden? Wenn es für diesen Kontakt eine andere Postanschrift gibt, die vom Unternehmen abweicht, können Sie sie hier speichern. {{:kim:kontakte4.png?nolink|}}
   - Wenn Sie alle Daten zum Kontakt erfasst haben drücken Sie auf das Icon //Speichern//.. \\ 
{{:kim:2021-10-27_aufgabe4.png?nolink|}}

==== Einwilligungen verwalten ====

Im Abschnitt //Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO// werden Einwilligungen dokumentiert. Speichern Sie dort erhaltene Einwilligungen zu Dokumentationszwecken.

Im Abschnitt Verwaltung gibt es das Feld //Keine Einwilligung für …//:

  *Postbrief
  *Werbemails
  *Telefonakquise

Bei Neuanlage eines Kontakts oder einer Einzelperson sind //Werbemails// und //Telefonakquise// angehakt.

Im Abschnitt //Allgemein// gibt es das Feld //ausgeschieden//.

Beim Export oder für Auswertungen werden den Checkboxen folgende Werte mitgegeben:

  *Postbrief: 2
  *Werbemails: 1
  *Telefonakquise: 3
  *ausgeschieden: 99

//Beispiel: 1#3//

Wird also bei einem Export in der Spalte //Keine Einwilligung für …// der Wert //1#3// ausgegeben, besteht beim Kontakt keine Einwilligung für Werbemails und Telefonakquise. Die Werte 2 und 99 wurden nicht ausgegeben, weil sie im Kontaktdatensatz nicht aktiviert wurden.

==== Verteilerliste anlegen ====

Mit Verteilerlisten können sie mehrere Kontakte oder Unternehmen in Gruppen zusammenfassen.

Um eine Verteilerliste anzulegen, begeben Sie sich in der linken Navigation in den Abschnitt Marketing / Verteilerlisten. Dort können sie über das //Plus//-Symbol eine neue Verteilerliste anlegen.
{{:kim:verteilerlisten1.png?nolink|}}

Um Unternehmen oder Kontakte **zur Verteilerliste hinzuzufügen**, können Sie das über die Checkboxen machen, wie unten gezeigt oder direkt in der Maske des gewünschten Kontakts oder Unternehmen.

{{:kim:verteilerlisten2.png?nolink|}}

==== Ansicht der Kontakte im Unternehmen ====

Nachdem neue Kontakte für ein Unternehmen erstellt wurden, können diese im Abschnitt Kontakte gefunden werden. Dort werden alle zugehörigen Kontakte mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick angezeigt.

{{:kim:unternehmen_kontaktansicht.png?nolink|}}

In der Symbolleiste oben links stehen zusätzliche Werkzeuge zur Verfügung:

  * Alle auswählen – markiert alle angezeigten Kontakte gleichzeitig.
  * Auswahl aufheben – entfernt die aktuelle Markierung.
  * Verteilerliste zuordnen – weist die ausgewählten Kontakte einer bestehenden Verteilerliste zu.
  * Verteilerliste entfernen – entfernt die ausgewählten Kontakte aus einer bestehenden Verteilerliste.

Die Funktionsweise entspricht der Kontaktansicht in der Navigation. Auf diese Weise lassen sich Kontakte komfortabel in größerer Zahl einer Verteilerliste hinzufügen oder daraus entfernen, ohne dass jeder Kontakt einzeln bearbeitet werden muss.

===== Unternehmen suchen =====
==== Suche ausführen ====

Nach dem Anlegen von Unternehmen und Kontakt geht es hier um das gezielte Suchen von Informationen. Wie sucht man nach einer Postleitzahl?
  - Drücken Sie in der linken Navigation auf Unternehmen
  - Betätigen Sie den {{:kim:filter_symbol.png?nolink|filter_symbol}}-Button um die Filter zu öffnen
  - Wählen Sie bei //Filtern nach// den Wert //Interesse //
  - Tragen Sie in das Eingabefeld dahinter zum Beispiel den Wert //KIM// ein
  - Bestätigen Sie die Eingabe mit der Return-Taste {{kim:filtern7.png?nolink|Filtern nach Postleitzahl}}
  - Als Ergebnis erhalten Sie alle Unternehmen, die das Interesse //KIM// haben

==== Suche später wiederverwenden ====
Wenn Sie eine Suche später nochmals aufrufen möchten, können Sie diese auch speichern.
  - Drücken Sie dazu neben //Meine Filter// auf das Speichern-Icon {{kim:filtern3.png?nolink|Filter speichern}}
  - Geben Sie einen Namen für den Filter ein und drücken Sie auf OK \\ {{kim:filtern5.png?nolink|Filter speichern → Name eingeben}}
  - Möchten Sie später den gespeicherten Filter wieder laden, so wählen Sie ihn einfach aus dem Drop-Down-Menü //Filtern nach// aus \\ {{kim:filtern6.png?nolink|Filter laden}}

==== Vorgabefilter ====
Sie haben einen Filter abgespeichert, den Sie sehr häufig nutzen werden. Am Beste sollte er gleich beim Start von //Unternehmen// als Vorgabefilter ausgewählt sein? So stellen Sie das ein.

  - Wählen Sie über das Drop-Down-Menü //Meine Filter// den gewünschten Filter aus
  - Drücken Sie rechts neben dem Drop-Down-Menü //Meine Filter// auf das Speichern-Icon {{kim:filtern3.png?nolink|Filter auswählen}}
  - Der Vorgabefilter ist gesetzt; Bei jedem weiteren Aufrufen von //Unternehmen// werden bei //Filtern nach// automatisch die gespeicherten Werte aufgerufen
  - Im Drop-Down-Menu //Meine Filter// wird dabei kein Filtername angezeigt

==== Volltextsuche ====
neben der Suche über die Filter, mit der Sie gezielt auf ein bestimmtes Feld (z. B. Postleitzahl) suchen können, gibt es eine weitere Suchmöglichkeit. Durchsuchen Sie mit der Volltextsuche einfach alles. Die Volltextsuche durchsucht sogar Dateianlagen, wenn diese durchsuchbar sind (z. B. durchsuchbare PDF-Dateien).
  - Drücken Sie in der linken Navigation auf //Unternehmen//
  - Geben Sie im Volltextsuchfeld rechts oben Ihren Suchbegriff ein
  - Bestätigen Sie die Eingabe mit der Return-Taste \\ BILD EINFÜGEN
  - Als Ergebnis erhalten Sie so nicht 1 Ergebnis (Aerokraft Winding) sondern darüber hinaus noch einen weiteren Treffer. Dieser enthält ebenso den Suchbegriff //windig// und wird deshalb ebenso in der Ergebnisliste angezeigt.

===== Arbeiten mit der Ergebnisverfolgung =====
Die **Ergebnisverfolgung** kann benutzt werden, um Kontakten oder Unternehmen im System bestimmte **Statuswerte** zu geben. Zur Veranschaulichung stellen wir den Vorgang an einem Beispiel //Herbstmesse// mit den folgenden Status dar.
  * kommt
  * kommt nicht
==== Erstellen einer Ergebnisverfolgung ====
Eine Ergebnisverfolgung kann unter //**Marketing -> Ergebnisverfolgung**// erstellt werden, die gewünschten Statuswerte können dort eingetragen werden und ein verantwortlicher Mitarbeiter wird ausgewählt.

{{:kim:ergebnisverfolgung1.png?nolink|}}

==== Status setzen ====
Um einem Kontakt oder einem Unternehmen einen **Status zuzuweisen** muss dieser Kontakt **bearbeitet** werden, im Abschnitt //**Marketing**// kann dann ein Status ausgewählt werden, dazu kann man die **Lupe** neben //Ergebnisverfolgung//
betätigen.

{{kim:ergebnisverfolgung_kontakt.png?nolink|Status auswählen}}\\



\\ Anschließend kann der gewünschte **Status ausgewählt** werden.



{{kim:ergebnisverfolgung_auswahl_neu.png?nolink|Status auswählen}}
==== Auswertung der Ergebnisverfolgung ====
Das Auswerten der Ergebnisverfolgung ist über die Filteroptionen möglich, einfach Kontakte oder Unternehmen nach der Ergebnisverfolgung filtern.\\
\\ {{kim:ergebnisverfolgung_ergebnis_abfragen.png?nolink |}}

===== Ein Kontakt hat das Unternehmen verlassen – und nun? =====
Der Fall kommt vor: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens verlässt es. Um diesen Fall nun bei der Kontaktpflege zu berücksichtigen, finden Sie im Kontakt im Abschnitt //Allgemein// den Haken //ausgeschieden//. Setzen Sie den Haken, so gilt die Person als ausgeschieden. Der Kontakt wird ausgegraut, dies ist auch direkt in der Unternehmensakte sichtbar. Wichtig: Die gesamte Korrespondenz mit dieser Person bleibt erhalten! Schließlich enthält diese wichtige Informationen und Dinge, die Sie aufgrund der Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen mit diesem Kontakt ausgetauscht haben.

===== Der letzte Kontakt zum Kontakt =====

Wird ein neues Kommunikationsdokument erstellt und einem Kontakt zugeordnet, so kann dies später über das Feld //Letzer Kontakt// beim Kontakt im Abschnitt //Kommunikation// ausgewertet werden. Der dort hinterlegte Datumswert wird über einen Agenten aktualisiert. Immer, wenn ein neues Kommunikationsdokument (z. B. Telefonnotiz) erstellt wird, wird über den Agenten das Datum aktualisiert.