Werkzeugleisten

Werkzeugleisten sind Icon-basiert und helfen bei der Bearbeitung von Dokumenten, Unternehmen, Kontakten, Aufgaben. Sie stellen immer die aktuell benötigten Funktionen bereit.

Werkzeugleisten gibt es in 2 Modi:

• Lesen
• Bearbeiten

Zwischen den beiden Modi wechselt man durch Klick auf das Bearbeiten- / Speichern-Icon

Vom Lese-Modus in den Bearbeiten-Modus gelangt man mit dem Bearbeiten-Icon

So wechselt das Bearbeiten-Icon zu zwei Speicher-Icons:

• Speichern & Schließen
• Speichern

Öffnet man ein neues Dokument und möchte nicht speichern, kann man mit dem Zurück-Icon wieder aus dem Dokument heraus gelangen. Bei diesem Zurückspringen wird das Dokument nicht gespeichert.

Mit dem Plus-Icon erstellen Sie ein neues Unternehmen. Anmerkung: Innerhalb eines Unternehmens können Sie das Merkmal Einzelkontakt setzen. Sinnvoll ist das, wenn ein Unternehmen dauerhaft nur aus einem Kontakt besteht. Ansonsten können Sie innerhalb eines Unternehmens auch einen Kontakt anlegen:

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Unternehmen einzelne Unternehmen aus. Mit dem Icon Verteilerliste zuordnen fügen Sie die Unternehmen einer zuvor angelegten Verteilerliste hinzu:

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon gefilterte Unternehmen Verteilerliste zuordnen die gefilterten Unternehmen einer Verteilerliste zuordnen:

Das Icon Auswahl zurücksetzen entfernt die gesetzten Haken von allen Checkboxen:

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Unternehmen einzelne Unternehmen aus. Mit dem Icon Gewählte Unternehmen löschen entfernen Sie diese. Nicht jeder Benutzer verfügt über Löschrechte:

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Unternehmen bearbeiten:

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt das Unternehmen öffnen:

Mit dem Favorit-Icon können Sie ein Unternehmen kennzeichnen, dass Sie öfters benötigen. Sie finden es so in der Ansicht der Unternehmen unter den Favoriten:

Ein bereits als Favorit gekennzeichnetes Unternehmen hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Beim Unternehmen sind dies:

• Anlegen eines neuen Kontakts. Nur über diesen Weg können neue Kontakte angelegt werden. Alternativ können Sie auch ein Unternehmen als Einzelkontakt kennzeichnen.
• Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). Diese Dokumente sind beim Anlegen automatisch mit dem Unternehmen verknüpft.
• Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
• Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Unternehmen verknüpft.
• Erstellen von Vertriebsbelegen (Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein, Rechnung)

Anmerkung: Kontakte können innerhalb eines Unternehmens angelegt werden. Unternehmen können auch das Merkmal Einzelkontakt erhalten. Sinnvoll ist das, wenn ein Unternehmen dauerhaft nur aus einem Kontakt besteht. Ansonsten können Sie innerhalb eines Unternehmens auch einen Kontakt anlegen.

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Kontakten einzelne Kontakte aus. Mit dem Icon Verteilerliste zuordnen fügen Sie die Kontakte einer zuvor angelegten Verteilerliste hinzu:

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon gefilterte Kontakte Verteilerliste zuordnen die gefilterten Kontakte einer Verteilerliste zuordnen:

Das Icon Auswahl zurücksetzen entfernt die gesetzten Haken von allen Checkboxen:

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Kontakten einzelne Kontakte aus. Mit dem Icon Gewählte Kontakte löschen entfernen Sie diese. Nicht jeder Benutzer verfügt über Löschrechte:

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie den Kontakt bearbeiten:

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt den Kontakt öffnen:

Mit dem Favorit-Icon können Sie einen Kontakt kennzeichnen, den Sie öfters benötigen. Sie finden ihn so in der Ansicht der Kontakte unter den Favoriten:

Ein bereits als Favorit gekennzeichneter Kontakt hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum Kontakt an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Beim Kontakt sind dies:

• Kontakt umhängen.
• Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). Diese Dokumente sind beim Anlegen automatisch mit dem Unternehmen verknüpft.
• Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
• Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Unternehmen verknüpft.
• Erstellen von Vertriebsbelegen (Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein, Rechnung)

Erstellen einer neuen Aufgabe erfolgt über das Plus-Icon:

Über das Löschen-Icon können Sie eine Aufgabe löschen. Nicht jeder Benutzer verfügt über die notwendige Berechtigung:

Markieren Sie mehrere Aufgaben und vergeben Sie für diese ein neues Wiedervorlagedatum:

Exportieren Sie die Aufgaben als CSV-Datei:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie die Aufgabe bearbeiten:

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt die Aufgabe öffnen:

Mit dem Favorit-Icon können Sie eine Aufgabe kennzeichnen, die Sie öfters benötigen. Sie finden sie so in der Ansicht der Aufgaben unter den Favoriten:

Eine bereits als Favorit gekennzeichnete Aufgabe hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Anmerkung:Dokumente werden grundsätzlich zu Unternehmen oder Kontakten erstellt. Dafür gibt es in Unternehmen und Kontakten die Möglichkeit.

Ein bestehendes Dokument kann über das Kopieren-Icon kopiert werden:

Mit dem Löschen-Icon können Dokumente gelöscht werden. Nicht alle Benutzer verfügen über diese Berechtigung:

Über das Export-Icon stoßen Sie einen Export als CSV-Datei an. Damit können Sie die Dokumentenstruktur exportieren:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Dokument bearbeiten:

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Mit dem Als-PDF-speichern-Icon können Sie das Dokument in eine PDF-Datei speichern. Dabei wird auf eine PDF-Vorlage zurückgegriffen, die Ihr Unternehmenslogo enthält. Über die Konfiguration können Sie diese Vorlage hinterlegen.

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt das Dokument öffnen:

Mit dem Kopieren-Icon können Sie eine Kopie des Dokumentes erstellen.

Mit dem Drucken-Icon können Sie das geöffnete Dokument mit den Funktionen des Webbrowsers drucken. Dabei öffnet sich eine zusätzliche Webbrowser-Seite mit weißem Hintergrund. Drücken Sie anschließend STRG + P um die Seite zu drucken. Zuvor können sie in den Einstellungen des Webbrowsers Druckränder und Kopf- bzw. Fußzeileneinstellungen vornehmen, damit der Ausdruck für Sie passend erstellt wird:

Mit dem Senden-Icon (gibt es nur beim Dokumententyp ausgehende E-Mail) versenden Sie eine zuvor erstellte E-Mail. Der Zeitpunkt des Sendens wird mit Datum und Uhrzeit im Dokument festgehalten:

Mit dem Favorit-Icon können Sie ein Dokument kennzeichnen, dass Sie öfters benötigen. Sie finden es so in der Ansicht der Dokumente unter den Favoriten. Beim Dokumententyp Kontaktbericht können Sie die Agendapunkte eines Kontaktberichts nicht als Favoriten kennzeichnen. Hier ist nur die kennzeichnung des übergeordneten Kontaktberichts möglich:

Ein bereits als Favorit gekennzeichnetes Dokument hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Bei Dokumenten sind dies:

• Weiterleiten, nur aus- und eingehende E-Mail (Dokumententypen: EMail und Maileingang)
• Antworten, nur eingehende E-Mail (Dokumententyp: Maileingang)
• Antworten an alle, nur eingehende E-Mail (Dokumententyp: Maileingang)
• Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz).
• Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
• Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Dokument verknüpft.

In den Vertriebsbelegen sieht die Werkzeugleiste so aus:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Dokument bearbeiten:

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Mit dem Als-PDF-speichern-Icon können Sie den Vertriebsbeleg in eine PDF-Datei speichern. Dabei wird auf eine PDF-Vorlage zurückgegriffen, die Ihr Unternehmenslogo enthält. Über die Konfiguration können Sie diese Vorlage hinterlegen:

Mit dem Als-PDF-senden-Icon erstellen Sie eine ausgehende E-Mail (Dokumententyp: EMail). Die E-Mail enthält Ihren Vertriebsbeleg (Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) als Anlage:

Mit dem Kopieren-Icon können Sie eine Kopie des Vertriebsbelegs erstellen:

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt den Vertriebsbeleg öffnen:

Mit dem Favorit-Icon können Sie den Vertriebsbeleg kennzeichnen, den Sie öfters benötigen. Sie finden ihn so in der Ansicht der Vertriebsbelege unter den Favoriten:

Ein bereits als Favorit gekennzeichneter Vertriebsbeleg hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Das Überführen-Icon bringt einen Vertriebsbeleg in die nächste Stufe. So können Sie ein Angebot ganz einfach überführen in eine Auftragsbestätigung oder Rechnung. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten und es wird ein direkter Bezug hergestellt.

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Bei Vertriebsbelegen sind dies:

• Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). So angelegte Dokumente haben einen direkten Bezug zum Vertriebsbeleg.
• Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
• Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Vertriebsbeleg verknüpft.
• Erstellen von Vertriebsbelegen

Mit dem Plus-Icon erstellen Sie einen neuen Vertrag:

Das Löschen-Icon löscht ausgewählte Verträge:

Über das Icon Export nach Vertragstyp können Sie Verträge eingeschränkt nach Vertragstyp und weiteren Datumskriterien als CSV-Datei exportieren:

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

Über das Bearbeiten-Icon können Sie den Vertrag bearbeiten:

Steht der Vertrag im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Bei Verträgen ist dies:

• Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Vertriebsbeleg verknüpft.