Der Abschnitt Einstellungen enthält viele Unterpunkte, die vor Allem für Admins und nicht für den normalen Benutzer interessant sind. Hier werden die Parameter verwaltet, Nummernkreise festgelegt und Ordner angelegt.

Hier werden alle Parameter für KIM aufgelistet. Alle mitgelieferten Parameter sind essentiell für den flüssigen Arbeitsablauf innerhalb KIM und sollten nur wenn notwendig verändert oder gelöscht werden.

Parameter lassen sich außerdem über das Feld Benutzergruppe in zwei weitere Ansichten sortieren. Je nach Auswahl, werden die Parameter auch in den Unterpunkten Parameter PowerUser oder Parameter Admin erscheinen:

Ein nenneswerter Parameter ist CRMConfiguration.

Dieser fasst viele kleine Parameter zusammen, in dem nur die Werte 1 oder 0 erfasst werden um bestimmte Felder in den Masken von KIM ein- oder auszublenden. So kann etwa in der Unternehmensmaske die Faxnummer ausgeblendet werden. Dazu muss lediglich der Wert des Parameters von 1 auf 0 gesetzt werden. Dieser Parameter wird bei der Installation von KIM mitgeliefert und enthält im Kommentar alle Felder, die man beeinflussen kann.

Die Dokumente hier werden verwendet um das Anschrift-Feld (Kontaktdaten) in Briefen zusammenzusetzen.

Hier werden über eine Reihe an Logik-Anfragen, die richtigen Daten aus dem Kontakt gezogen und sinnvoll zusammen gebaut. Das Ergebnis ist dann ordentlich formatiert und enthält alle wichtigen Daten. Standardmäßig wird KIM mit den Adresslabel Standard und Ausland geliefert.

Ähnlich wie bei Adresslabel werden die Dokumente hier verwendet um die Absender (Benutzer) von E-Mails und Briefen zu formatieren. Hier wird HTML verwendet um die Informationen geordnet anzuzeigen.

Hier wird festgehalten wie fortlaufende Nummern aufgebaut sind, anfangen oder bei welchem Wert sie sich gerade befinden. Solche Nummern werden verwendet um automatisch generierte Nummer in z. B. Opportunities oder Tickets zu erstellen. Sie müssen immer einen Typ (Name), Präfix, Startwert und Inkrement enthalten.

Hier werden alle wichtigen Informationen zu den flexiblen Exports festgehalten.

Das Erstellen eines flexiblen Exports findet auf der Weboberfläche statt. Die Konfiguration findet unter den Basiseinstellungen statt. Dazu klicken unter dem Reiter Export auf Export Einstellungen.

Im Standard sind voreingestellte Exportdateien für jede Datenbank enthalten. Diese können bearbeitet werden oder neue Export Einstellungen erstellt werden. Jede Exporteinstellung kann auch gelöscht werden.

Durch den +-Button wird ein neuer Export erstellt. Es öffnet sich eine neue Maske zur Erstellung eines Flexiblen Exports.

Wie in der Abbildung beschrieben, werden hier die Informationen und Daten eines Exports eingetragen. Die Excelvorlage kann eine von Ihnen bestimmte Datei sein. Bei einer leeren Exceldatei als Vorlage, werden nur die definierten Daten exportiert. Auswertungen, die automatisch in der Datei erscheinen sollen, müssen in der Vorlage angepasst werden.

Im unteren Bereich werden die Werte bestimmt, die aus der ausgewählten Datenbank exportiert werden sollen. Die Liste besteht aus zwei Spalten.

• Spaltenüberschrift = Spaltenüberschrift in der Exceldatei
• Feldname = Parameter, woher der Wert entnommen werden soll

Die Reihenfolge der Spalten kann im Nachgang nicht mehr geändert werden. Die Einträge können jederzeit bearbeitet und gelöscht werden.

Die Export-Einstellung kann nun gespeichert werden. Laden Sie über den Start-Button die Anwendung neu und testen die Exportdatei im entsprechenden Menüpunkt.

Hier werden die Ordner für das Ablegen und sortieren von Dokumenten erstellt und verwaltet. Über das Plus-Symbol werden nur übergeordnete Ordner erstellt. Innerhalb eines Ordner können über das Symbol „Neuer Ordner“ Unterordner erstellt werden. Ein Ordner kann so eingestellt werden, dass es keine Ablage zulässt oder zugriffsgeschützt ist.

Hier werden die Datenbanken von KIM aufgelistet. Sie enthalten wichtige Daten wie Typ, Alias und den Dateipfad. In der Regel muss hier nichts verändert werden.

In diesem Unterpunkt werden hie Einträge für die Navigation links in KIM verwaltet. Hier sind die deutschen und englischen Einträge aufgelistet und lassen sich hier zugriffsverwalten, bearbeiten und löschen.

Über diese Ansicht lassen sich Agenten innerhalb KIM starten oder auf aktiv setzen. Die Agenten können hier NICHT bearbeitet oder gelöscht werden.

Ebenfalls für Admins interessant sind die Protokolle. Hier werden bei einem Fehler der Stack trace, die betroffene Datenbank, Agent und Methode dokumentiert, die mit dem Fehler zu tun haben. Die Serienjobs haben eine eigene Ansicht in einem weiteren Unterpunkt. Diese Daten werden z. B. bei einer Anfrage an den DocHouse Support beigefügt.

Folgende Rollen sind zurzeit in KIM enthalten:

• [Admin]
• [Archive]
• [Contract]
• [Export]
• [Marketing]
• [PowerUser]
• [Sales]
• [SalesManager]
• [Service]
• [Sponsoring]

Jeder Benutzer in KIM hat unterschiedliche Rechte, die vom Admin-Benutzer gegeben werden. Mithilfe dieser Rechte und Rollen können die Benutzer entsprechend Ihrer Funktion zugeordnet werden. Sie bestimmen unter anderem, ob jemand das Service Modul nutzen kann oder nicht. Zum Beispiel kann die Exportfunktion nur genutzt werden, wenn der Admin-Benutzer das Recht dazu erteilt haben. Alle anderen Benutzer sehen den Button nicht. So können Administratoren, Poweruser und „normale“ Benutzer konfiguriert werden.

Für einen [PowerUser] werden die Button „Kontakt umhängen“ und Button „Kontaktakte umhängen“ zugänglich gemacht, des weiteren darf er jegliche Vorlagen und Verteilerlisten pflegen, sowie Text- und Dateibausteine anlegen. Währenddessen darf ein Admin all dies zwar auch, aber er hat zusätzlich Löschrechte auf Adressen und Kontakte. Beide User-Gruppen haben eine eigene Ansicht für Parameter.

Die Benutzerrolle „[Security]“ wird standardmäßig bei allen Dokumenten als Leser und Bearbeiter eingetragen, um zu verhindern, dass keiner mehr Zugriff auf ein Dokument hat, wenn ein Benutzer versehentlich alle Werte im Feld löscht und somit selber nicht mehr bearbeiten kann. D.h. Benutzer mit dieser Rolle können alle Dokumente lesen und bearbeiten. Wir empfehlen, dass kein Benutzer diese Rolle im normalen Betrieb zugewiesen hat. Bei Bedarf kann ein Admin-Benutzer sich diese Rolle zuweisen.