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kim:aufgaben

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kim:aufgaben:aufgaben-uebersicht [21.05.2021 15:06] – ↷ Links angepasst weil Seiten im Wiki verschoben wurden johanneskim:aufgaben [27.03.2024 08:46] (aktuell) – [Aufgabe über das Dashboard öffnen] nathalie
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-====== Aufgabe ======+====== Aufgaben ====== 
 +===== Aufgabe erstellen ===== 
 +Ein Angebot, das ein Kunde am Telefon wünscht, wird von einem anderen Mitarbeiter erstellt. Dieser erhält dazu eine Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit einer Telefonnotiz verknüpft.
  
-DOCHOUSE 4 bietet  die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen. Die Aufgaben können zugeordnet werden. Unter dem Menüpunkt //Aufgabe// wird die Auflistung aller bisherigen unternehmensinternen Aufgaben erreicht. In der Liste befinden sich Aufgaben die erledigt, aktuell in Arbeit oder bevorstehend sindWeiter wird in der Liste ersichtlich, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erstellt hat und welchem Mitarbeiter sie zugeordnet wurde.  +Sie befinden sich in einer TelefonnotizDrücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann //… → Neue Aufgabe//.
-Mithilfe des Filters, kann die Liste auf ein exaktes Merkmal fokussiert werden.  +
-Unter "meine Aufgaben" erscheinen die noch eigenen noch offenen Aufgaben. Die Aufgaben sind hier nach der Eisenhower-Prinzip aufgelistet.+
  
 +{{:kim:2021-10-27_aufgaben1.png?nolink|}}
  
 +Die neue Aufgabe öffnet sich und ist direkt verknüpft. Im Abschnitt //Zuordnung// führt der Link //Quelldokument// direkt zur Telefonnotiz.
  
-===== Aufgabe erstellen =====+{{:kim:2021-10-27_aufgabe2.png?nolink|}}
  
-Durch das Klicken des **+** Symbols erscheint eine Vorlage für eine neue Aufgabe. Der User hat nun die Möglichkeit eine neue Aufgabe zu erstellenBei der Aufgabenerstellung sollte man auf einige Punkte achten.+Der Abschnitt //Aufgabe// enthält die eigentlichen Informationen zur Aufgabe. Der Titel der Aufgabe wird automatisch aus der zugeordneten Telefonnotiz übernommen und kann jederzeit geändert oder ergänzt werden. //Hinweis zur Aufgabe// ist am Anfang leer und sollte von Ihnen mit Anweisungen für den Bearbeiter befüllt werden. Unter //Bearbeiter// wählen Sie die Person aus, an die die Aufgabe delegiert wirdAnfangs stehen Sie selbst als Bearbeiter im Feld //Bearbeiter//. Legen Sie das //Zieldatum// fest, damit der Bearbeiter weiß, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
  
 +{{:kim:2021-10-27_aufgabe3.png?nolink|}}
  
 +Wenn Sie alle Daten in der Aufgabe erfasst haben drücken Sie auf das Icon //Speichern und schließen//. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon //Speichern// drücken. \\ {{:kim:2021-10-27_aufgabe4.png?nolink|}}
  
 +Achtung: Beim erstmaligen Speichern wird der Bearbeiter automatisch per Info-Mail über die Aufgabe informiert, wenn Sie nicht selbst der Bearbeiter sind. Wenn Sie vorhaben die Aufgabe vor dem Senden mehrmals zu speichern, weil es sich um einen umfangreicheren Aufgabeninhalt handelt, setzen Sie den Bearbeiter der Aufgabe erst vor dem letzten Speichern auf den tatsächlichen Bearbeiter.
  
-Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das **+**.+===== Aufgabe in Kalender integrieren =====
  
-{{::aufgabe1.png?800|aufgabe1}}+Alle Aufgaben aus dem CRM-System lassen sich per Mausklick in den persönlichen Kalender aufnehmen. Ist der Kalender der im CRM-System integrierte, geht das wirklich mit nur einem Klick. Sie können alternativ Ihren bisherigen Kalender weiternutzen. Dabei stellt Ihnen das CRM-System beim Klick eine ICS-Datei bereit. Sie können diese ICS-Datei in Ihren Kalender (Outlook, Google …) importieren. Welche Möglichkeit Sie nutzen können, hängt davon ab, wie es für Sie konfiguriert wurde.
  
 +Drücken Sie in der linken Navigation auf //Aufgaben// und setzen Sie dann einen //Filter//, um die Aufgabe zu finden. In unserem Beispiel haben wir nach //Bearbeiter = Lea Müller// und //Status = offen// gefiltert und finden so auch schnell die offene Aufgabe die im Kalender gespeichert werden soll.
  
-Es erscheint die Vorlage einer neuen Aufgabe. Die Zuordnung bleibt dabei leer, da es sich um eine Aufgabe ohne Zuordnung handelt. Sollte eine Aufgabe einem Unternehmen zugeordnet werden, so wird die Aufgabe unter [[kim:szenarien:unternehmen-und-kontakte-speichern-und-lesen|Unternehmen]] angelegt. Die Zuordnung einer Aufgabe kann vom User nicht geändert werden. 
  
-Einige Felder sind verpflichtend auszufüllen, um eine Aufgabe erstellen zu können. So sollte die Aufgabe einen Titel, einen Bearbeiter und ein Datum für die Wiedervorlage beinhalten.  +{{:kim:2021-10-28_aufgabe5.png?nolink|}}
-Im Feld //Hinweis zur Aufgabe// könnte eine Aufgabenbeschreibung hinzugefügt werden.  +
-Der Bearbeiter der Aufgabe kann über eine automatische Liste ausgewählt werden. **Eine Aufgabe hat immer einen Bearbeiter.** +
-Unter dem Feld //Tags// können mehrere Tags an die Aufgabe zugewiesen werden.+
  
-Es besteht auch die Möglichkeit ein Fälligkeitsdatum und Uhrzeit hinzuzufügen. 
  
-Eine interessante Option ist die //Priorität// einer AufgabeHier setzt man die Priorität nach den Klassen AB oder C.+Drücken Sie auf den Titel der //Aufgabe// und anschließend auf das Bearbeiten-Icon in der oberen WerkzeugleisteÖffnen Sie den Abschnitt //Bearbeitung//setzen das Wiedervorlagedatum auf den richten Wert und drücken den Button //Kalendereintrag//.
  
-{{::aufgabe2.png?800|aufgabe2}}+{{:kim:2021-10-28_aufgabe6.png?nolink|}}
  
-Prioritäten können auch anhand der //Wichtigkeit// und //Dringlichkeit// festgelegt werden. \\ +\\  
-Der Ersteller einer Aufgabe sollte beide Fälle möglichst auf "hoch" oder "niedrig" setzen, um die Eisenhower Matrix möglichst sinnvoll zu gestalten. \\ +\\ 
-Die Matrix befindet sich unter "Meine Aufgaben".+
  
 +===== Aufgabe über das Cockpit öffnen =====
 +Im Cockpit sehen Sie alle Ihre offenen Aufgaben im Abschnitt //Meine Aufgaben//. Offene Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden orange angezeigt. 
 +\\
 +{{:kim:2021-10-28_aufgabe7.png?nolink|}}
 +\\ 
 +\\ 
  
-{{::aufgabe3.png?800|aufgabe3}}+===== Aufgabe aus einem Kalendereintrag öffnen ===== 
 +Sie haben bereits eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Kalender (integriert oder eigenes Kalender-System wie Outlook oder Google Kalender) gespeichert. Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Aufgabe und drücken auf //Öffnen// um die Aufgabe direkt im CRM-System zu öffnen und zu bearbeiten.
  
 +{{:anfragen-bearbeiten_35.png?nolink&400|Aufgabe aus persönlichem Kalender öffnen}}
 +\\ 
 +\\ 
  
-{{::aufgabe4.png?800|aufgabe4}}+===== Aufgabe bearbeiten und abschließen =====
  
-Unter //Bearbeitung// wird der Status der Aufgabe erfasst.+Nachdem das Angebot erstellt ist und die E-Mail mit den Informationen an den Kunden gesendet wurde, gehen wir zurück zur Aufgabe. Ein möglicher Weg dorthin ist dieser: Drücken Sie in der linken Navigation auf Kontakte, suchen Sie über den Filter nach Nachname //grumm// und drücken dann beim Kontakt //Grumm// auf das //Übersicht//-Symbol.
  
-{{::aufgabe5.png?800|aufgabe5}}+{{:kim:2021-10-28_aufgabe8.png?nolink|}}
  
-Wie oben beschrieben ist das Wiedervorlagedatum verpflichtend einzutragenSobald das Datum erreicht ist erscheint die Aufgabe im [[dochouse4:cockpit:dashboard|Dashboard]] des Bearbeiters+In der Übersicht sehen Sie alle Informationen zum Kontakt //Grumm//Ganz oben können Sie über die Radio-Buttons umschalten.
  
-Zu einer Aufgabe kann man Dokumente anhängen.\\ +{{:kim:2021-10-28_aufgabe9.png?nolink|}} 
-\\ + 
-Zu einer Aufgabe kann man Zugriffsrechte erteilen. Ist //Leser// mit "*" befüllt, so kann jeder Mitarbeiter die Aufgabe lesenDie Aufgabe ist somit öffentlich+Wählen Sie nun im Abschnitt //Aufgaben// die Aufgabe //Dokument: Angebot für Kunde// aus. 
-Außerdem wird der Bearbeiter hinzugefügtAuch hier ist es möglich einen "*" hinzuzufügenSomit kann jeder Mitarbeiter, die Aufgabe bearbeiten. Der User kann entscheidenwelche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter, diese Aufgabe sehen oder bearbeiten soll. //Leser// und //Bearbeiter// sind dabei unabhängig voneinander.+ 
 +{{:kim:2021-10-28_aufgabe10.png?nolink|}} 
 + 
 +Drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Bearbeiten-Icon. 
 + 
 +{{:kim:2021-10-28_aufgabe11.png?nolink|}} 
 + 
 +Ändern Sie jetzt im Abschnitt //Bearbeitung// den Status auf //Erledigt// und tragen im Feld //Hinweis / Ergebnis// das Ergebnis als kurzen Vermerk ein. Drücken Sie anschließend oben in der Werkzeugleiste auf das Icon //Speichern//
 + 
 +{{:kim:2021-10-28_aufgabe12.png?nolink|}} 
 + 
 +====== Aufgabenmanagement ====== 
 + 
 +Nun kann man mit dem neuen Aufgabenmanagement mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten und diese schnell und einfach anderen Dokumenten zuordnen. 
 + 
 +{{:kim:aufgabenmanagement001.png?nolink |}} 
 + 
 +===== Mehrere Notizen / Aufgaben erstellen ===== 
 + 
 +Um mehrere Aufgaben oder Notizenalso Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum oder Status, zu erstellen, wählen Sie einfach das {{:kim:aufgabenmanagement010.png?nolink|}} -Icon und trennen Sie die einzelnen Titel mit einer neuen Zeile. Falls Sei die Dokumente über die Aufgaben-Ansicht erstellen, geben Sie noch ein Quelldokument an und bestätigen Ihre Eingabe. 
 + 
 +{{:kim:aufgabenmanagement005.png?nolink|}} 
 + 
 +Wenn Sie die Aufgaben über den Abschnitt in einem anderen Dokument erstellenwerden diese auch automatisch dem Dokument zugeordnet. 
 + 
 +===== Bestehende Aufgaben zuordnen===== 
 + 
 +Über das {{:kim:aufgabenmanagement011.png?nolink|}} -Icon können Sie eine oder mehrere Aufgaben, die schon vorher mal erstellt wurden, einem Dokument zuordnenDiese werden dann über die Radiobutton //alle////offen// oder //erledigt// sortiert. 
 + 
 +{{:kim:aufgabenmanagement003.png?nolink|}} 
 + 
 +===== Viele gleichzeitig bearbeiten ===== 
 + 
 +In der Aufgaben-Ansicht als auch in dem Abschnitt //Zugeordnete Aufgaben// können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, indem Sie einfach die entsprechenden Aufgaben über das Icon auswählen und dann das {{:kim:aufgabenmanagement009.png?nolink|}} -Icon wählen.  
 + 
 +{{:kim:aufgabenmanagement004.png?nolink|}} 
 + 
 +Über den Dialog können Sie nun ausgewählte Felder bearbeiten. 
 + 
 +{{:kim:aufgabenmanagement006.png?nolink|}} 
 + 
 +Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem OK-Button.   
 + 
 +**Hinweis: die Aufgaben erhalten nach Bearbeitung alle den gleichen Wert im geänderten Feld. Wenn ein Feld nicht bearbeitet wird, werden die Werte auch nicht verändert.**
  
-{{::aufgabe6.png?800|aufgabe6}} 
  
-Ganz unten sind die //Details// angezeigt, die für die Erstellung einer Aufgabe weniger relevant sind. Hier werden einige Informationen zur erstellten Aufgabe angezeigt. 
kim/aufgaben.1621609604.txt.gz · Zuletzt geändert: 21.05.2021 15:06 von johannes

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