Das Angebot, das der Kunde am Telefon wünscht, wird von einem anderen Mitarbeiter erstellt. Dieser erhält dazu eine Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit der Telefonnotiz verknüpft.

Sie befinden sich weiterhin in der Telefonnotiz. Drücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann … → Neue Aufgabe.

Die neue Aufgabe öffnet sich und ist direkt verknüpft. Im Abschnitt Zuordnung führt der Link Quelldokument direkt zur Telefonnotiz.

Der Abschnitt Aufgabe enthält die eigentlichen Informationen zur Aufgabe. Der Titel der Aufgabe wird automatisch aus der zugeordneten Telefonnotiz übernommen und kann jederzeit geändert oder ergänzt werden. Hinweis zur Aufgabe ist am Anfang leer und sollte von Ihnen mit Anweisungen für den Bearbeiter befüllt werden. Unter Bearbeiter wählen Sie die Person aus, an die die Aufgabe delegiert wird. Anfangs stehen Sie selbst als Bearbeiter im Feld Bearbeiter. Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest, damit der Bearbeiter weiß, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Wenn Sie alle Daten in der Aufgabe erfasst haben drücken Sie auf das Icon Speichern und schließen. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon Speichern drücken.

Achtung: Beim erstmaligen Speichern wird der Bearbeiter automatisch per Info-Mail über die Aufgabe informiert, wenn Sie nicht selbst der Bearbeiter sind. Wenn Sie vorhaben die Aufgabe vor dem Senden mehrmals zu speichern, weil es sich um einen umfangreicheren Aufgabeninhalt handelt, setzen Sie den Bearbeiter der Aufgabe erst vor dem letzten Speichern auf den tatsächlichen Bearbeiter.

Alle Aufgaben aus dem CRM-System lassen sich per Mausklick in den persönlichen Kalender aufnehmen. Ist der Kalender der im CRM-System integrierte, geht das wirklich mit nur einem Klick. Sie können alternativ Ihren bisherigen Kalender weiternutzen. Dabei stellt Ihnen das CRM-System beim Klick eine ICS-Datei bereit. Sie können diese ICS-Datei in Ihren Kalender (Outlook, Google …) importieren. Welche Möglichkeit Sie nutzen können, hängt davon ab, wie es für Sie konfiguriert wurde.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Aufgaben und setzen Sie dann einen Filter, um die Aufgabe zu finden. In unserem Beispiel haben wir nach Bearbeiter = Lea Müller und Status = offen gefiltert und finden so auch schnell die offene Aufgabe die im Kalender gespeichert werden soll.

Drücken Sie auf den Titel der Aufgabe und anschließend auf das Bearbeiten-Icon in der oberen Werkzeugleiste. Öffnen Sie den Abschnitt Bearbeitung, setzen das Wiedervorlagedatum auf den richten Wert und drücken den Button Kalendereintrag.

Auf dem Dashboard sehen Sie alle Ihre offenen Aufgaben im Abschnitt Meine offenen Aufgaben. Über die Radio-Button-Auswahl Heute / alle offenen können Sie die angezeigte Anzahl einschränken oder erweitern. Über die Radio-Button-Auswahl Fälligkeitsdatum / Wiedervorlagedatum können Sie die angezeigten Aufgaben sortieren. Offene Aufgaben deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden immer angezeigt. Der Titel von überfälligen Aufgaben wird rot angezeigt.

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