Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- kim:dokumente [28.04.2022 08:50] – [Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen] jonas
+++ kim:dokumente [30.05.2023 11:19] – [Kontaktdaten per E-Mail versenden] nathalie
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 Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.
-{{:digitale-kundenakte-06.png?direct|… → Freies Dokument}}
+{{:kim:dokumente13.png?nolink|}}
-Informationen zu den Abschnitten //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// finden Sie [[digitale-kundenakte-aufbauen#kommunikationsdokumente_erstellen|hier]]. Im Abschnitt //Inhalt// können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt //Dateianhänge// ein.
+Informationen zu den Abschnitten //Zuordnung// und //Zugriff// finden Sie [[digitale-kundenakte-aufbauen#kommunikationsdokumente_erstellen|hier]]. Im Abschnitt //Inhalt// können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt //Dateianhänge// ein.
-{{:digitale-kundenakte-07.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
+{{:kim:dokumente14.png?nolink|}}
-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden =====
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Einstellungen// und anschließend auf //Kommunikation//.
-{{:digitale-kundenakte-13.png?direct&200|Einstellungen → Kommunikation}}
-Wählen Sie über den Button //Neu// in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt //Vorlage// aus.
-{{:digitale-kundenakte-14.png?direct|Neu → Vorlage}}
-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.
-{{:digitale-kundenakte-15.png?direct&400|Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.
-{{:digitale-kundenakte-16.png?direct&400|Abschnitt Absenderangaben}}
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //KIM// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.
-{{:digitale-kundenakte-17.png?direct&400|Abschnitt Ablage}}
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.
-{{:digitale-kundenakte-18.png?direct|Abschnitt Inhalt}}
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …//
-{{:digitale-kundenakte-19.png?direct|Abschnitt Anhänge}}
-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail
-{{:digitale-kundenakte-20.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.
-{{:digitale-kundenakte-22.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.
-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden =====
-Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakte// und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-23.png?direct|Kontakt filtern}}
-Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt //Vorlage auswählen//.
-{{:digitale-kundenakte-24.png?direct|… → Vorlage auswählen}}
-Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach //informationen// und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie //OK//.
-{{:digitale-kundenakte-25.png?direct&400|Auswahl Vorlage}}
-Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// im Abschnitt //Allgemein//?
-Sind im Abschnitt //Ablage// die richtigen Ordner bereits gesetzt?
-Enthält der Abschnitt //Inhalt// E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?
-Ist im Abschnitt //Dateianhänge// die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?
-Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?
-Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.
-{{:digitale-kundenakte-26.png?direct|E-Mail senden}}
 ===== Kontaktdaten per E-Mail versenden =====
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 .	Wählen Sie den Reiter **Kontakte** und suchen Sie anschließend über die Filtermöglichkeiten den Kontakt der die E-Mail erhalten soll.
 .	Klicken Sie auf die drei Punkte oberhalb der Kontaktinformation.
-{{kim:weitere_aktionenn.png?direct&500|Weitere Aktionen}}
+{{kim:weitere_aktionenn.png?nolink&500|Weitere Aktionen}}
 .	Drücken Sie anschließend auf **E-Mail**. Nun sollte sich die Seite aktualisiert haben.
 .	Im Abschnitt **Inhalt** gibt es ein neues Symbol **Visitenkarten hinzufügen**
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 Drücken Sie in der linken Navigation auf //Unternehmen// und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link //Übersicht//.
-{{:digitale-kundenakte-12.png?direct|Filter nach Ort}}
+{{:digitale-kundenakte-12.png?nolink|Filter nach Ort}}
 Sogleich wird Ihnen die //Übersicht// angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. //Kommunikaton// zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem //Unternehmen / Kontakt// zugeordnet sind. //Aufgaben// zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum //Unternehmen / Kontakt//. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter //Verträge// sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt //Vertrieb// zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt //Projekte// zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.
-{{:digitale-kundenakte-11.png?direct|Single Point of Information}}
+{{:digitale-kundenakte-11.png?nolink|Single Point of Information}}
 ===== Dokumente im Überblick =====
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 Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf //Dokumente//. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ //Telefonnotiz//. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ //Telefonnotiz// sortiert nach Erstelldatum angezeigt.
-{{:teamarbeit_10.png?direct&600|Dokumente im Überblick}}
+{{:teamarbeit_10.png?nolink&600|Dokumente im Überblick}}
 ===== Parameter für Drop-Down-Menü Kommunikationsvorlagen =====