kim:sponsoring
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kim:sponsoring [10.12.2021 10:45] – ilker | kim:sponsoring [28.03.2024 12:40] (aktuell) – [Ressourcenplannung] nathalie | ||
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====== Sponsoring ====== | ====== Sponsoring ====== | ||
- | Sponsoring ist ein KIM Modul und wird für die Verwaltung und Dokumentation von Spenden- und Sponsoringgelder angewendet. Mit KIM-Sponsoring haben Sie einen Überblick über Förderbudgets, | + | Sponsoring ist ein KIM Modul und wird für die Verwaltung und Dokumentation von Spenden- und Sponsoringgelder angewendet. Mit KIM-Sponsoring haben Sie einen Überblick über Förderbudgets, |
- | - [[kim:Sponsoring:Organisationen|Organisationen]] | + | |
- | - [[kim:Sponsoring:Budgets|Budgets]] | + | {{: |
- | - [[kim: | + | |
- | - [[kim: | + | ====== Budgets ====== |
+ | |||
+ | Bevor ein Engagement erstellt werden kann, ist die Erstellung eines Budgets notwendig, auf welches das Engagement gebucht werden kann. Es können mehrere Budgets für verschiedene Zwecke eingerichtet werden. Ganz der Bank überlassen ist auch die Verwendung der Budgets ihnen überlassen. | ||
+ | Für Budgets gilt folgendes: | ||
+ | |||
+ | * Ein Budget ist ein Etat zur Verwaltung von zu vergebenen Geldern | ||
+ | * Jedes Budget hat einen bestimmten Betrag zur Verfügung. Der Betrag wird während der Budgeterstellung eingetragen | ||
+ | * Von diesem Betrag werden die einzelnen Beträge der Engagements abgezogen | ||
+ | * Budgets können nicht überzogen werden. | ||
+ | * Beträge für ein Budget können jederzeit erhöht oder verringert werden | ||
+ | |||
+ | Budgets können entweder auf //aktiv// oder //inaktiv// gesetzt werden. // | ||
+ | |||
+ | ===== Budgetansicht ===== | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | In Menüpunkt //Budgets// werden alle erstellten und zur Verfügung stehende Budgets aufgelistet. Sortiert ist die Liste nach dem Erstelldatum. Mit Informationen wie Typ, Bereichsnummer und Budgetjahr haben Sie einen groben Überblick Ihrer Budgets. Außerdem werden auch die Summen der jeweiligen Budgets angezeigt. | ||
+ | |||
+ | Angezeigt wird das Gesamt-Budget. Die weiteren Spalten zeigen die verwendete und die tatsächlich ausbezahlte Summe an. Die letzte Spalte zeigt an, welcher Budgetwert aktuell zur Verfügung steht und noch nicht verwendet wurde. Um die Verfügbarkeit des Budgets besser veranschaulichen zu können, wird die Farbe des zur Verfügung stehenden Budgetbetrags geändert: | ||
+ | |||
+ | * <fc # | ||
+ | * <fc # | ||
+ | * <fc # | ||
+ | |||
+ | Die Budgetliste kann jederzeit nach den vorhandenen Kriterien sortiert und gefiltert werden. | ||
+ | ===== Budget anlegen ===== | ||
+ | |||
+ | Um ein neues Budget anlegen zu können, drücken Sie in der Ansicht der Budgets auf den {{: | ||
+ | Es wird eine Eingabemaske geöffnet, über die Sie das Budget definieren und erstellen können. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Abschnitt: Allgemein ==== | ||
+ | |||
+ | **Titel: | ||
+ | Geben Sie hier einen Namen für das Budget ein. * bezeichnet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt\\ | ||
+ | |||
+ | **Typ:** | ||
+ | Auswahl des Budgettyps. Beachten Sie bitte, dass es für verschiedene Förderungen auch verschiedene Budgettypen gibt. Die Auswahlliste ist individuell anpassbar. | ||
+ | Im Standard ist diese Auswahl vorhanden: | ||
+ | * Normal: Allgemeingültiges Budget für soziale Engagements. | ||
+ | * Stiftung: Die Vergabe von Spenden | ||
+ | * Reinertrag/ | ||
+ | | ||
+ | * Negativ–Budget: | ||
+ | **Budget aktiviert: | ||
+ | Eine Auswahl mit „Ja“ und „Nein“. Soll auf das Budget gebucht werden können, dann muss das Budget aktiviert sein. Sollte hier „Nein“ markiert sein, so kann vom Budget nicht gebucht werden. Das Budget ist somit deaktiviert und wird für Engagements nicht freigegeben.\\ | ||
+ | |||
+ | **Konto: | ||
+ | Auswahl des eigenen Buchungskontos. Die Konten werden vorher in den Einstellungen hinterlegt.\\ | ||
+ | |||
+ | **Bereichsnummer: | ||
+ | Hier kann eine Bereichsnummer ausgewählt werden. Diese kann unter den aktiven Budgets nur einmal verwendet werden! Eingestellt werden diese in dem Parameter/ | ||
+ | |||
+ | **Ziel:** | ||
+ | Ein optionales Feld für die Kategorisierung des Budgets. | ||
+ | Abhängig von der Auswahl kann das Budget über das Feld: „Budget Ziel Region“ noch näher klassifiziert werden. Die Unterklassen werden über die Parameter/ | ||
+ | |||
+ | **Jahr:** | ||
+ | Hier muss das Jahr ausgewählt werden, für das das Budget erstellt werden soll.\\ | ||
+ | |||
+ | **Kommentar: | ||
+ | Im letzten Feld des Abschnitts „Allgemein“ können Kommentare zum Budget notiert werden. | ||
+ | |||
+ | ==== Abschnitt: Budget ==== | ||
+ | |||
+ | Im Abschnitt //Budget// werden die Werte des Budgets angezeigt. Über die zwei Schaltflächen ist es möglich den Budgetwert zu ändern oder die Historie Liste des Budgets anzuzeigen. | ||
+ | |||
+ | **Gesamt:** Zeigt den Gesamtwert des Budgets an\\ | ||
+ | |||
+ | **Verwendet: | ||
+ | |||
+ | **Zur Verfügung: | ||
+ | |||
+ | **Zur Verfügung in %:** Der Budgetanteil, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | === Budgetwert festlegen === | ||
+ | |||
+ | {{:kim:sponsoring:budgetwert.png? | ||
+ | |||
+ | Den Budgetwert legen Sie fest, indem Sie auf die blaue " | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Um den Budgetwert zu ändern, stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: | ||
+ | | ||
+ | * Absolut ändern: \\ Mit dieser Auswahl können Sie dem Budget einen komplett neuen Wert vergeben. Hier wird keine Rücksicht auf den ursprünglichen Wert genommen. Der Betrag, den Sie eingeben, wird der neue Budgetwert. Bei Neuanlage des Budgets wird das Budget absolut geändert. | ||
+ | * Bei der Änderung des Budgetwertes ist die Angabe des //Betrags// und des //Grundes// verpflichtend (<fc # | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Über die grüne //Historie ansehen// Schaltfläche können Sie die Auflistung der Änderungen des Budgetwerts sehen, die über den Button // | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Abschnitt: Engagements ==== | ||
+ | |||
+ | Engagements, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ====== Engagements ====== | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Die Engagementansicht erreichen Sie unter dem Menüpunkt " | ||
+ | Die Liste der Engagements kann //[[:kim:Allgemein|gefiltert]]// | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Engagementtypen ===== | ||
+ | |||
+ | Generell werden soziale Engagements in folgende 5 Arten unterschieden: | ||
+ | | ||
+ | * Sponsoring: Förderung von Organisationen für eine Gegenleistung | ||
+ | * Stiftung: Förderung von Personen oder Institutionen aus den Erträgen eines Stiftungsvermögens | ||
+ | * Reinertrag bzw. PS-Zweckertrag: | ||
+ | * Sonstiges: Alle Engagements die von den bisherigen Kategorien noch nicht abgedeckt sind | ||
+ | |||
+ | Jedes Engagement ist immer einer dieser Typen zuzuordnen. | ||
+ | ===== Erstellen von Engagements | ||
+ | |||
+ | Um ein neues Engagement zu erstellen, drücken Sie in der Engagementübersicht auf das {{: | ||
+ | |||
+ | Generell werden alle Werte manuell eintragen. Achten Sie darauf, dass alle Werte korrekt eingetragen werden. | ||
+ | |||
+ | ==== Abschnitt: Allgemein ==== | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Im ersten Abschnitt, // | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Sollte noch ein Kontakt auf das Engagement zugewiesen werden, so drücken Sie auf die Schaltfläche //Kontakt zuordnen//. Den gleichen Prozess führen Sie auch hier durch. | ||
+ | |||
+ | Bitte beachten Sie, dass zumindest eine Organisation ausgewählt werden muss, um ein Engagement erstellen zu können. | ||
+ | Ist ein Engagement mehreren Organisationen zuzuweisen (z.B. Spendenkampagnen mit mehreren Organisationen), | ||
+ | |||
+ | Das Erstellen einer Organisation (im Standard Unternehmen) oder Kontakt wird im Kapitel | ||
+ | |||
+ | ==== Abschnitt: Engagement ==== | ||
+ | |||
+ | Relevante Daten werden im Abschnitt // | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | * Titel: Der Titel des Engagements | ||
+ | * Nummer: eindeutige Engagement-Nummer. Dieses Feld wird automatisch nach dem Speichern ausgefüllt | ||
+ | * Bemerkung: Freitextfeld für Informationen, | ||
+ | * Typ: Auswahl des Engagementtyps: | ||
+ | * Status: Das Feld wird automatisch mit „offen“ befüllt. Weitere Auswahlmöglichkeiten sind: Prüfen, In Arbeit (geprüft), Erledigt, Abgelehnt | ||
+ | * Bereichsnummer: | ||
+ | * Gesamtsumme: | ||
+ | * Zuwendungsbescheinigung: | ||
+ | * Gemeinnütziger Zweck: Auswahl nach § 52 AO | ||
+ | * Themenbereich: | ||
+ | * Bei Auswahl eines Themenbereichs öffnet sich das Feld Themenkategorie. | ||
+ | * Plan: Geben Sie hier an, ob das Engagement geplant oder nicht geplant ist. | ||
+ | |||
+ | **Für Banken**: Bei Auswahl des Typs // | ||
+ | \\ | ||
+ | Hinweis: Mit <fc # | ||
+ | |||
+ | Informationen oder Bemerkungen können im Abschnitt //Weitere Informationen// | ||
+ | |||
+ | ==== Wiederkehrende Engagements ==== | ||
+ | |||
+ | Ein Engagement kann auch mehrmals im Jahr vorkommen und somit wiederkehrend sein. Um die Arbeit für die Erstellung eines weiteren Engagements zu ersparen, gibt es hier die Möglichkeit, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Unter Angabe der Buchungsdaten, | ||
+ | Somit wird dieses entsprechende Engagement für die eingegebenen Buchungsdaten erstellt. | ||
+ | Die wiederkehrenden Engagements werden als einzelne Engagement ohne Abhängigkeit im System gespeichert. | ||
+ | |||
+ | ==== Betrag buchen oder stornieren ==== | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | In diesem Abschnitt erfolgt die Auswahl des Budgets, wovon der Betrag des Engagements gebucht werden soll. Um das Engagement zu buchen, wird zunächst ein Budget ausgewählt. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche „Budget zuordnen“. Es erscheint die Liste der aktiven Budgets. | ||
+ | |||
+ | {{:kim:sponsoring: | ||
+ | |||
+ | Setzen einen Haken auf das Budget, das bebucht werden soll. Drücken Sie anschließend auf //OK// um das Budget zuzuordnen. | ||
+ | Nach der Budgetzuordnung ist es nicht mehr möglich, das Budget zu ändern. | ||
+ | |||
+ | Durch die Auswahl des Budgets, wird auch das Feld //Konto// aus den Budgetdaten befüllt. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Nachdem das Budget ausgewählt wurde, werden der Betrag und der Zahlungstermin eingetragen. | ||
+ | Über die grüne Schaltfläche //Betrag buchen// wird der gewünschte Betrag gebucht. Diese Schaltfläche wird erst dann angezeigt, sobald das Budget ausgewählt und das Engagement gespeichert wurde. | ||
+ | |||
+ | Parallel wird überprüft, | ||
+ | |||
+ | ====== Kostenpositionen ====== | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Zu jeder Budget-Buchung, | ||
+ | So kann die Anwendung über das Spenden- und Sponsoring | ||
+ | |||
+ | Eine Kostenposition wird zu dem Zeitpunkt erstellt, zu dem ein Budget belastet wird (i. d. R. wenn der Benutzer im Engagement die Schaltfläche «Betrag buchen» oder «Betrag stornieren» aus-wählt). Über den Abschnitt: „Kostenpositionen“ werden alle Positionen (Buchungen und Stornierungen) zu dem Engagement angezeigt. | ||
+ | |||
+ | Die Kostenposition kann z. B. zur Steuerung des Zahlungsflusses oder Erstellung einer SEPA Datei verwendet werden. In einer Kostenposition können beispielsweise Konten oder Kostenstellen hinterlegt werden. | ||
+ | |||
+ | Mit einem Klick auf die Kostenposition öffnet sich eine detailliertere Ansicht. Mit der Kostenposition kann eine SEPA-Überweisungsdatei erstellt werden. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== SEPA Dateien ===== | ||
+ | |||
+ | Die genannten Kostenpositions-Datensätze können als SEPA-XML-Datei zur Aufführung der Zahlungen verwendet werden. | ||
+ | Der Dateiname der SEPA-XML Datei enthält einen Zeitstempel/ | ||
+ | In einer Datei wird nur eine «PaymentInformation» erstellt. | ||
+ | |||
+ | **Achtung: | ||
+ | Mit einer Erweiterung in der Anwendung ist es möglich, weitere SEPA Dateien für eine Kostenposition zu erstellen. | ||
+ | |||
+ | Die SEPA Dateien werden generell in das lokale Laufwerk heruntergeladen. Vom User wird die Datei in das Verzeichnis gelegt, das von der Buchhaltung abgearbeitet wird. Nach der Verarbeitung muss aber sichergestellt sein, dass die SEPA-Datei wieder aus dem Bereitstellungsverzeichnis gelöscht wird. | ||
+ | Eine Schnittstelle zum Zahlungssystem ist möglich! | ||
+ | |||
+ | ===== SEPA-Überweisungsdatei erzeugen ===== | ||
+ | |||
+ | Um eine SEPA-Überweisungsdatei zu erzeugen, gehen Sie bitte auf den Abschnitt //Kostenpositionen// des entsprechenden Engagements. Öffnen Sie die Kostenposition, | ||
+ | Die Kostenposition enthält alle wichtigen Überweisungsdaten. Überprüfen Sie alle Daten, bevor die Datei erstellt werden soll. | ||
+ | In der Kostenposition wird die Möglichkeit gegeben, einige Daten zu bearbeiten. \\ | ||
+ | Die bearbeitbaren Felder sind folgende: | ||
+ | * Zahlungstermin | ||
+ | * Buchungstermin | ||
+ | * Verwendungszweck | ||
+ | * IBAN des Empfängers | ||
+ | * BIC des Empfängers | ||
+ | |||
+ | In der oberen Werkzeugleiste finden Sie den Button [SEPA]. Drücken Sie auf diese Schaltfläche, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Nun wird eine SEPA-XML-Datei heruntergeladen. | ||
+ | |||
+ | ====== Ressourcenplanung====== | ||
+ | |||
+ | Die Ressourcenplanung ermöglicht, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Im Navigationspunkt // | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | ====== Workflows ====== | ||
+ | |||
+ | Mitarbeiter, | ||
+ | |||
+ | Prinzipiell bestehen zwei Workflowtypen. Die Genehmigungs- und die Bearbeitungsworkflow. Ein Workflow kann mehrere Prozessschritte beinhalten, die durch Bedingungen und Kriterien durchlaufen werden. | ||
+ | |||
+ | Wird ein Workflow im Engagement gestartet, so bleibt das Engagement solange für die Bearbeitung gesperrt, bis der Workflow beendet ist. Es kann zu einer Zeit nur ein Workflow an einem Engagement aktiv sein. | ||
+ | Ist ein Workflow komplett durchlaufen, | ||
+ | |||
+ | Mehr über Workflows [[kim: | ||
- | {{: |
kim/sponsoring.txt · Zuletzt geändert: 28.03.2024 12:40 von nathalie