Zu jeder Budget-Buchung, die ein Budget betreffen, wird ein Buchungssatz/Kostenposition vom System erstellt. So kann die Anwendung über das Spenden- und Sponsoringmanagement hinaus zur allgemeinen Budgetplanung und Verwaltung eingesetzt werden.

Eine Kostenposition wird zu dem Zeitpunkt erstellt, zu dem ein Budget belastet wird (i.d.R. wenn der Benutzer im Engagement die Schaltfläche «Betrag buchen» oder «Betrag stornieren» aus-wählt). Über den Abschnitt: „Kostenpositionen“ werden alle Positionen (Buchungen und Stor-nierungen) zu dem Engagement angezeigt.

Die Kostenposition kann z.B. zur Steuerung des Zahlungsflusses oder Erstellung einer SEPA Datei verwendet werden. In einer Kostenposition können beispielsweise Konten oder Kostenstellen hinterlegt werden.

Mit einem Klick auf die Kostenposition öffnet sich eine detailliertere Ansicht. Mit der Kostenposition kann eine SEPA-Überweisungsdatei erstellt werden.

Die genannten Kostenpositions-Datensätze können als SEPA-XML-Datei zur Aufführung der Zahlungen verwendet werden. Der Dateiname der SEPA-XML Datei enthält einen Zeitstempel/MessageID zur eindeutigen Identifizierung. In einer Datei wird nur eine «PaymentInformation» erstellt.

Achtung: Pro Kostenposition kann nur eine Datei mit einer Einzelterminüberweisung erstellt werden, die manuell an die Buchhaltung weitergegeben werden wird. Mit einer Erweiterung in der Anwendung ist es möglich weitere SEPA Dateien für eine Kostenpositionen zu erstellen.

Die SEPA Dateien werden generell in das lokale Laufwerk heruntergeladen. Vom User wird die Datei in das Verzeichnis gelegt, das von der Buchhaltung abgearbeitet wird. Nach der Verarbeitung muss aber sichergestellt sein, dass die SEPA-Datei wieder aus dem Bereitstellungsverzeichnis gelöscht wird. Eine Schnittstelle zum Zahlungssystem ist möglich!

Um eine SEPA-Überweisungsdatei zu erzeugen, gehen Sie bitte auf den Abschnitt Kostenpositionen des entsprechenden Engagements. Öffnen Sie die Kostenposition, von der die SEPA-Datei erstellt werden soll. Die Kostenposition enthält alle wichtigen Überweisungsdaten. Überprüfen Sie alle Daten bevor die Datei erstellt werden soll. In der Kostenposition wird die Möglichkeit gegeben einige Daten zu bearbeiten.
Die bearbeitbaren Felder sind folgende:

• Zahlungstermin
• Buchungstermin
• Verwendungszweck
• IBAN des Empfängers
• BIC des Empfängers

In der oberen Werkzeugleiste finden Sie den Button [SEPA]. Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um hier die Überweisungsträgerdaten zu erzeugen.