Mitarbeiter, die eine Kompetenzgrenze haben und die Genehmigung anderer User benötigen, wird ein Workflow eingerichtet. Workflows werden in den Einstellungen definiert und eingerichtet. Das entsprechende Workflow wird dann im Engagement gestartet.

Prinzipiell bestehen zwei Workflowtypen. Die Genehmigungs- und die Bearbeitungsworkflow. Ein Workflow kann mehrere Prozessschritte beinhalten, die durch Bedingungen und Kriterien durchlaufen werden.

Wird ein Workflow im Engagement gestartet, so bleibt das Engagement solange für die Bearbeitung gesperrt, bis der Workflow beendet ist. Es kann zu einer Zeit nur ein Workflow an einem Engagement aktiv sein. Ist ein Workflow komplett durchlaufen, wird die Bearbeitung wieder freigegeben und der User kann weitere Schritte im Dokument vornehmen.