Unterschiede

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--- szenario3-digitale-kundenakte-aufbauen [06.12.2017 15:21] – [Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden] johannes
+++ kim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen [24.04.2023 11:35] (aktuell) – nathalie
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 Der Kunde steht im Mittelpunkt. Deshalb werden alle Informationen in der digitalen Kundenakte übersichtlich dargestellt.
-Inhalt der Digitalen Kundenakte:
+Inhalt der digitalen Kundenakte:
   * Kommunikation
   * Aufgaben
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   * Projekte
-Doch wie entsteht die digitale Kundenakte. Anhand von verschiedenen Beispielen bauen wir hier die digitale Kundenakte auf.
+Doch wie entsteht die digitale Kundenakte? Anhand von verschiedenen Beispielen bauen wir die digitale Kundenakte auf:
+  * [[kim:dokumente#kommunikationsdokumente_erstellen|Kommunikationsdokumente erstellen]]
+  * [[kim:dokumente#dateien_mit_bezug_zum_kontakt_speichern|Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern]]
+  * [[kim:dokumente#kommunikation_aufgaben_und_vertriebsbelege_erstellen|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen]]
+  * [[kim:dokumente#neue_vorlage_erstellen_und_fuer_e-mail-versand_verwenden|Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden]]
+  * [[kim:templates#e-mail_aus_vorlage_erstellen_und_versenden|E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden]]
+  * [[kim:dokumente#alles_auf_einen_blick_der_single_point_of_information|Alles auf einen Blick – der Single Point of Information]]
-===== Kommunikationsdokumente erstellen =====
-Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.
-Öffnen Sie über die Linke Navigation //Kontakte//, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt //… → Besuchsbericht// (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.
-{{:digitale-kundenakte-01.png?direct|… → Besuchsbericht}}
-Im Abschnitt //Allgemein// sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie hier noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.
-{{:digitale-kundenakte-02.png?direct|Abschnitt Allgemein}}
-Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt //Ablage// die Zuweisung zu Ordnern (einer oder mehrere), Vertriebsbelegen (Opportunity, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung), Projekten oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.
-{{:digitale-kundenakte-03.png?direct|Abschnitt Ablage}}
-Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt //Zugriff// einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld //Leser//, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link //Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen// hinzu.
-{{:digitale-kundenakte-04.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Die Abschnitte //Inhalt//, //Inhalt intern// und //Dateianhänge// sind spezifisch für den //Besuchsbericht//. Bei anderen Typen wie //Brief// oder //E-Mail// werden Sie abweichende Inhalte sehen.
-{{:digitale-kundenakte-05.png?direct|Abschnitte des Besuchsberichts}}
-===== Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern =====
-Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehme wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.
-Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.
-{{:digitale-kundenakte-06.png?direct|… → Freies Dokument}}
-Informationen zu den Abschnitten //Allgemein//, //Ablage// und //Zugriff// finden Sie [[szenario3-digitale-kundenakte-aufbauen#kommunikationsdokumente_erstellen|hier]]. Im Abschnitt //Inhalt// können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt //Dateianhänge// ein.
-{{:digitale-kundenakte-07.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-===== Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen =====
-Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakt//. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.
-Hier filtern wir die Kontakte nach
-  * Postleitzahl 88212
-  * zugehörig zu Unternehmen, die mit //doc// beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem //doc// folgen.
-  * internem Betreuer der Adresse: Lea Müller
-{{:digitale-kundenakte-09.png?direct|Kontakte filtern}}
-Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-10.png?direct|Filterergebnis}}
-Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation //Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz// oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch //Aufgaben// erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche //Vertriebsbelege// wie //Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung//.
-{{:digitale-kundenakte-08.png?400|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen}}
-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden =====
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Einstellungen// und anschließend auf //Kommunikation//.
-{{:digitale-kundenakte-13.png?direct&200|Einstellungen → Kommunikation}}
-Wählen Sie über den Button //Neu// in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt //Vorlage// aus.
-{{:digitale-kundenakte-14.png?direct|Neu → Vorlage}}
-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.
-{{:digitale-kundenakte-15.png?direct&400|Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.
-{{:digitale-kundenakte-16.png?direct&400|Abschnitt Absenderangaben}}
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //DOCHOUSE 4// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.
-{{:digitale-kundenakte-17.png?direct&400|Abschnitt Ablage}}
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.
-{{:digitale-kundenakte-18.png?direct|Abschnitt Inhalt}}
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …//
-{{:digitale-kundenakte-19.png?direct|Abschnitt Anhänge}}
-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail
-{{:digitale-kundenakte-20.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-Im Abschnitt //Vorlage// definieren Sie …
-{{:digitale-kundenakte-21.png?direct|Abschnitt Vorlage}}
-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.
-{{:digitale-kundenakte-22.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
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-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden =====
-Text
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-===== Alles auf einen Blick – der Single Point of Information =====
-Sie möchten auf einen Blick sehen, was zu einem bestimmten Kontakt oder dem Unternehmen, dem ein Kontakt angehört, gelaufen ist? Verschaffen Sie sich ganz leicht Übersicht.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Unternehmen// und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link //Übersicht//.
-{{:digitale-kundenakte-12.png?direct|Filter nach Ort}}
-Sogleich wird Ihnen die //Übersicht// angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. //Kommunikaton// zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem //Unternehmen / Kontakt// zugeordnet sind. //Aufgaben// zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum //Unternehmen / Kontakt//. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter //Verträge// sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt //Vertrieb// zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt //Projekte// zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.
-{{:digitale-kundenakte-11.png?direct|Single Point of Information}}