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Digitale Kundenakte aufbauen

Der Kunde steht im Mittelpunkt. Deshalb werden alle Informationen in der digitalen Kundenakte übersichtlich dargestellt.

Inhalt der digitalen Kundenakte:

  • Kommunikation
  • Aufgaben
  • Verträge
  • Vertrieb
  • Projekte

Doch wie entsteht die digitale Kundenakte? Anhand von verschiedenen Beispielen bauen wir die digitale Kundenakte auf:

Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern

Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehme wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.

Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.

… → Freies Dokument

Informationen zu den Abschnitten Allgemein, Ablage und Zugriff finden Sie hier. Im Abschnitt Inhalt können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt Dateianhänge ein.

Abschnitt Dateianhänge

Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen

Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation Kontakt. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.

Hier filtern wir die Kontakte nach

  • Postleitzahl 88212
  • zugehörig zu Unternehmen, die mit doc beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem doc folgen.
  • internem Betreuer der Adresse: Lea Müller

Kontakte filtern

Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.

Filterergebnis

Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch Aufgaben erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche Vertriebsbelege wie Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung.

Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen

Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden

Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Einstellungen und anschließend auf Kommunikation.

Einstellungen → Kommunikation

Wählen Sie über den Button Neu in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt Vorlage aus.

Neu → Vorlage

Im Abschnitt Allgemein geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie EMail, ebenso als Typ. Unter angezeigter Titel geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.

Abschnitt Allgemein

Im Abschnitt Absenderangaben legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.

Abschnitt Absenderangaben

Im Abschnitt Ablage legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt Ordner wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern DOCHOUSE 4 und Schriftverkehr zugeordnet sein. Die Aufbewahrungsfrist ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt Leser definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt Bearbeiter definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.

Abschnitt Ablage

Im Abschnitt Inhalt tragen Sie den Betreff und den Inhalt Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern Betreff und Inhalt die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.

Abschnitt Inhalt

Im Abschnitt Anhänge tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das PS. …

Abschnitt Anhänge

Der Abschnitt Dateianhänge enthält alle Anlagen zur E-Mail

Abschnitt Dateianhänge

Im Abschnitt Zugriff legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.

Abschnitt Zugriff

Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.



E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden

Wählen Sie in der linken Navigation Kontakte und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.

Kontakt filtern

Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt Vorlage auswählen.

… → Vorlage auswählen

Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach informationen und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie OK.

Auswahl Vorlage

Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt im Abschnitt Allgemein?

Sind im Abschnitt Ablage die richtigen Ordner bereits gesetzt?

Enthält der Abschnitt Inhalt E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?

Ist im Abschnitt Dateianhänge die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?

Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?

Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.

E-Mail senden



Alles auf einen Blick – der Single Point of Information

Sie möchten auf einen Blick sehen, was zu einem bestimmten Kontakt oder dem Unternehmen, dem ein Kontakt angehört, gelaufen ist? Verschaffen Sie sich ganz leicht Übersicht.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Unternehmen und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link Übersicht.

Filter nach Ort

Sogleich wird Ihnen die Übersicht angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. Kommunikaton zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem Unternehmen / Kontakt zugeordnet sind. Aufgaben zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum Unternehmen / Kontakt. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter Verträge sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt Vertrieb zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt Projekte zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.

Single Point of Information

kim/szenarien/digitale-kundenakte-aufbauen.1627559764.txt.gz · Zuletzt geändert: 29.07.2021 11:56 von johannes

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