Unterschiede

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--- kim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen [29.07.2021 12:00] – [Digitale Kundenakte aufbauen] johannes
+++ kim:szenarien:digitale-kundenakte-aufbauen [24.04.2023 11:35] (aktuell) – nathalie
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   * [[kim:dokumente#dateien_mit_bezug_zum_kontakt_speichern|Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern]]
   * [[kim:dokumente#kommunikation_aufgaben_und_vertriebsbelege_erstellen|Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen]]
+  * [[kim:dokumente#neue_vorlage_erstellen_und_fuer_e-mail-versand_verwenden|Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden]]
+  * [[kim:templates#e-mail_aus_vorlage_erstellen_und_versenden|E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden]]
+  * [[kim:dokumente#alles_auf_einen_blick_der_single_point_of_information|Alles auf einen Blick – der Single Point of Information]]
-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden =====
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Einstellungen// und anschließend auf //Kommunikation//.
-{{:digitale-kundenakte-13.png?direct&200|Einstellungen → Kommunikation}}
-Wählen Sie über den Button //Neu// in der oberen Werkzeugleiste den Menüpunkt //Vorlage// aus.
-{{:digitale-kundenakte-14.png?direct|Neu → Vorlage}}
-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.
-{{:digitale-kundenakte-15.png?direct&400|Abschnitt Allgemein}}
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.
-{{:digitale-kundenakte-16.png?direct&400|Abschnitt Absenderangaben}}
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //DOCHOUSE 4// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.
-{{:digitale-kundenakte-17.png?direct&400|Abschnitt Ablage}}
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.
-{{:digitale-kundenakte-18.png?direct|Abschnitt Inhalt}}
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …//
-{{:digitale-kundenakte-19.png?direct|Abschnitt Anhänge}}
-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail
-{{:digitale-kundenakte-20.png?direct|Abschnitt Dateianhänge}}
-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.
-{{:digitale-kundenakte-22.png?direct|Abschnitt Zugriff}}
-Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.
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-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden =====
-Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakte// und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-23.png?direct|Kontakt filtern}}
-Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt //Vorlage auswählen//.
-{{:digitale-kundenakte-24.png?direct|… → Vorlage auswählen}}
-Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach //informationen// und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie //OK//.
-{{:digitale-kundenakte-25.png?direct&400|Auswahl Vorlage}}
-Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// im Abschnitt //Allgemein//?
-Sind im Abschnitt //Ablage// die richtigen Ordner bereits gesetzt?
-Enthält der Abschnitt //Inhalt// E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?
-Ist im Abschnitt //Dateianhänge// die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?
-Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?
-Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.
-{{:digitale-kundenakte-26.png?direct|E-Mail senden}}
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-===== Alles auf einen Blick – der Single Point of Information =====
-Sie möchten auf einen Blick sehen, was zu einem bestimmten Kontakt oder dem Unternehmen, dem ein Kontakt angehört, gelaufen ist? Verschaffen Sie sich ganz leicht Übersicht.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Unternehmen// und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link //Übersicht//.
-{{:digitale-kundenakte-12.png?direct|Filter nach Ort}}
-Sogleich wird Ihnen die //Übersicht// angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. //Kommunikaton// zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem //Unternehmen / Kontakt// zugeordnet sind. //Aufgaben// zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum //Unternehmen / Kontakt//. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter //Verträge// sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt //Vertrieb// zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt //Projekte// zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.
-{{:digitale-kundenakte-11.png?direct|Single Point of Information}}