Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- kim:dokumente [30.01.2023 14:13] – [Alles auf einen Blick – der Single Point of Information] nathalie
+++ kim:dokumente [18.12.2023 15:29] (aktuell) – [Kommunikationsdokumente erstellen] nathalie
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-Im Abschnitt //Zuordnung// sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.
+Im Abschnitt //Zuordnung// sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird. Diese weiteren Zuordnungen lassen sich zur primären Zuordnung verschieben. Im selben Zug wird das Unternehmen oder der zuvor primäre Kontakt in den Bereich der weiteren Zuordnungen verschoben und den weiteren Zuordnungen oben angestellt.
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-===== Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden =====
-Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.
-Drücken Sie in der linken Navigation auf //Marketing// und anschließend auf //Vorlagen//.
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-Betätigen Sie den "+" Button in der oberen Werkzeugleiste, um eine neue Vorlage zu erstellen.
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-Eine Vorlage besteht aus folgenden Abschnitten:
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-Im Abschnitt //Allgemein// geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie //EMail//, ebenso als Typ. Unter //angezeigter Titel// geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.
-Im Abschnitt //Absenderangaben// legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.
-Im Abschnitt //Ablage// legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt //Ordner// wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern //KIM// und //Schriftverkehr// zugeordnet sein. Die //Aufbewahrungsfrist// ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt //Leser// definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt //Bearbeiter// definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.
-Im Abschnitt //Inhalt// tragen Sie den //Betreff// und den //Inhalt// Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern //Betreff// und //Inhalt// die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.
-Im Abschnitt //Anhänge// tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das //PS. …//
-Der Abschnitt //Dateianhänge// enthält alle Anlagen zur E-Mail
-Im Abschnitt //Zugriff// legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.
-Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.
-===== E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden =====
-Wählen Sie in der linken Navigation //Kontakte// und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.
-{{:digitale-kundenakte-23.png?nolink|Kontakt filtern}}
-Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt //Vorlage auswählen//.
-{{:digitale-kundenakte-24.png?nolink|… → Vorlage auswählen}}
-Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach //informationen// und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie //OK//.
-{{:digitale-kundenakte-25.png?nolink&400|Auswahl Vorlage}}
-Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von //Unternehmen// und //Kontakt// im Abschnitt //Allgemein//?
-Sind im Abschnitt //Ablage// die richtigen Ordner bereits gesetzt?
-Enthält der Abschnitt //Inhalt// E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?
-Ist im Abschnitt //Dateianhänge// die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?
-Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?
-Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.
-{{:digitale-kundenakte-26.png?nolink|E-Mail senden}}
 ===== Kontaktdaten per E-Mail versenden =====
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 .	Wählen Sie den Reiter **Kontakte** und suchen Sie anschließend über die Filtermöglichkeiten den Kontakt der die E-Mail erhalten soll.
 .	Klicken Sie auf die drei Punkte oberhalb der Kontaktinformation.
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 .	Drücken Sie anschließend auf **E-Mail**. Nun sollte sich die Seite aktualisiert haben.
 .	Im Abschnitt **Inhalt** gibt es ein neues Symbol **Visitenkarten hinzufügen**
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 Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf //Dokumente//. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ //Telefonnotiz//. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ //Telefonnotiz// sortiert nach Erstelldatum angezeigt.
-{{:teamarbeit_10.png?direct&600|Dokumente im Überblick}}
+{{:teamarbeit_10.png?nolink&600|Dokumente im Überblick}}
 ===== Parameter für Drop-Down-Menü Kommunikationsvorlagen =====