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Telefonnotiz erstellen

Wählen Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Kontakte und filtern Sie im Filterbereich nach Name. Über Neu → Telefonnotiz erstellen Sie eine Telefonnotiz die direkt mit dem Kontakt verknüpft wird.

Bearbeiten Sie jetzt Abschnitt für Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Abschnitt Zuordnung. Unternehmen und Kontakt sind bereits in der Telefonnotiz verknüpft. Ergänzen Sie noch einen Titel.

Im Abschnitt Zuordnung können Sie die Telefonnotiz mit weiteren Elementen verknüpfen. Hier sind Tags und Vorgänge möglich.

Der Abschnitt Inhalt enthält alle wesentlichen Informationen zum Gespräch. Wählen Sie hier den Kundentyp, die Art des Anrufs. Der angemeldete Benutzer ist Kim Kopper. Deshalb wird sie auch gleich als Gesprächsführender eingetragen, genauso Datum und Uhrzeit des Telefongesprächs. Im Feld Inhalt geben Sie alle Informationen zum Gespräch ein.

Wenn Sie alle Daten in der Telefonnotiz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon Speichern.

Kommunikationsdokumente erstellen

Kundenbesuche, Telefonnotizen, E-Mails, Absprachen und Dateien, Sie gehören zusammen. Halten Sie an einem zentralen Punkt fest, was besprochen wurde.

Öffnen Sie über die Linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Besuchsbericht (oder einen anderen Typ). Die Abschnitte Zuordnung und Zugriff bilden die Grundlage für den Aufbau der digitalen Kundenakte. Sie werden diese Abschnitte bei jedem Kommunikationsdokument und bei Unternehmen und Kontakten antreffen. Hier legen Sie die Zuordnungen und den Zugriff fest damit Ihre Informationen schnell gefunden werden und sicher aufbewahrt sind.

Im Abschnitt Zuordnung sind bereits Unternehmen und Kontakt korrekt verknüpft. Geben Sie noch den Titel des Besuchsberichts ein. Sie können den Besuchsbericht auch mit weiteren Unternehmen und Kontakten verknüpfen, damit dieser auch dort in der digitalen Kundenakte angezeigt wird.

Weitere Struktur bringen Sie in den Besuchsbericht, in dem Sie im Abschnitt Zuordnung die Zuweisung zu Vorgängen oder die Verschlagwortung durch Tags vornehmen. So haben Sie auch von diesen Stellen jederzeit Zugriff auf die wichtigen Informationen in der digitalen Kundenakte.

Zugriff auf die Informationen in der digitalen Kundenakte können Sie über den Abschnitt Zugriff einschränken. Entfernen Sie den Stern * aus dem Feld Leser, wenn nur bestimmte Personen auf ein Dokument Zugriff haben sollen. Weitere Leser oder Bearbeiter fügen Sie über den Link Weitere Leser / Bearbeiter hinzufügen hinzu.

Die Abschnitte Inhalt, Inhalt intern und Dateianhänge sind spezifisch für den Besuchsbericht. Bei anderen Typen wie Brief oder E-Mail werden Sie abweichende Inhalte sehen.

Kommunikation, Aufgaben und Vertriebsbelege erstellen

Erstellen Sie diese Dokumente in Bezug zum Kontakt. Das Prinzip sieht dabei immer gleich aus. Wählen Sie in der linken Navigation Kontakt. Filtern Sie nach Ihrem Kontakt.

Hier filtern wir die Kontakte nach

  • Unternehmen, die mit doc beginnen, weil wir DOCHOUSE GmbH finden wollen. Der Stern steht dabei für weitere Zeichen, die rechts nach dem doc folgen.
  • internem Betreuer der Adresse: Lea Müller

Als Ergebnis erhalten wir einen Kontakt.

Drücken Sie auf den Namen des Kontakts um den Kontakt zu öffnen. In der Werkzeugleiste zum Kontakt drücken Sie das …-Icon und wählen hier aus, was Sie mit Bezug zum Kontakt erstellen möchten. Wählen Sie aus der Kommunikation Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz oder eine der weiteren Vorlagen. Sie können hier auch Aufgaben erstellen, die direkt mit dem Kontakt verknüpft werden und sämtliche Vertriebsbelege wie Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein und Rechnung.

Dateien mit Bezug zum Kontakt speichern

Kommunikation besteht nicht nur aus E-Mails. Oft sind Dateien zu verwalten, die schwierig zu finden auf einem Fileserver abgespeichert werden. Doch dann fehlt der Bezug zum Kontakt. Wie gehen wir mit Dateien um? Als Beispiel nehmen wir einen Plan oder ein Verfahrensdokument, dass als PDF-Datei vorliegt.

Öffnen Sie über die linke Navigation Kontakte, suchen nach Ihrem Kontakt und wählen über die obere Werkzeugleiste im Kontakt … → Freies Dokument.

Informationen zu den Abschnitten Zuordnung und Zugriff finden Sie hier. Im Abschnitt Inhalt können Sie Abbildungen und formatierten Text einfügen. Dateien fügen Sie im Abschnitt Dateianhänge ein.

Neue Vorlage erstellen und für E-Mail-Versand verwenden

Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese für den Versand einer E-Mail nutzen.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Marketing und anschließend auf Vorlagen.

Betätigen Sie den „+“ Button in der oberen Werkzeugleiste, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Eine Vorlage besteht aus folgenden Abschnitten:

Im Abschnitt Allgemein geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie EMail, ebenso als Typ. Unter angezeigter Titel geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.

Im Abschnitt Absenderangaben legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.

Im Abschnitt Ablage legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt Ordner wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern KIM und Schriftverkehr zugeordnet sein. Die Aufbewahrungsfrist ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt Leser definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt Bearbeiter definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.

Im Abschnitt Inhalt tragen Sie den Betreff und den Inhalt Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern Betreff und Inhalt die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.

Im Abschnitt Anhänge tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das PS. …

Der Abschnitt Dateianhänge enthält alle Anlagen zur E-Mail

Im Abschnitt Zugriff legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.

Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.

E-Mail aus Vorlage erstellen und versenden

Wählen Sie in der linken Navigation Kontakte und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.

Kontakt filtern

Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt Vorlage auswählen.

… → Vorlage auswählen

Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach informationen und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie OK.

Auswahl Vorlage

Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt im Abschnitt Allgemein?

Sind im Abschnitt Ablage die richtigen Ordner bereits gesetzt?

Enthält der Abschnitt Inhalt E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?

Ist im Abschnitt Dateianhänge die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?

Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?

Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.

E-Mail senden

Kontaktdaten per E-Mail versenden

1. Wählen Sie den Reiter Kontakte und suchen Sie anschließend über die Filtermöglichkeiten den Kontakt der die E-Mail erhalten soll. 2. Klicken Sie auf die drei Punkte oberhalb der Kontaktinformation.

Weitere Aktionen

3. Drücken Sie anschließend auf E-Mail. Nun sollte sich die Seite aktualisiert haben. 4. Im Abschnitt Inhalt gibt es ein neues Symbol Visitenkarten hinzufügen

Visitenkarte hinzufügen.

5. Beim Anklicken dieses Symbols öffnet sich ein neues Fenster und Sie können beliebig viele Kontakte auswählen, die zu der E-Mail hinzugefügt werden.

Alles auf einen Blick – der Single Point of Information

Sie möchten auf einen Blick sehen, was zu einem bestimmten Kontakt oder dem Unternehmen, dem ein Kontakt angehört, gelaufen ist? Verschaffen Sie sich ganz leicht Übersicht.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Unternehmen und führen über die Filterfunktion eine Suche durch. Drücken Sie im Ergebnis der Suche beim gesuchten Unternehmen auf den Link Übersicht.

Filter nach Ort

Sogleich wird Ihnen die Übersicht angezeigt. Hier sehen Sie alle Informationen auf einen Blick. Entscheiden Sie über die Radiobuttons im oberen Bereich, ob Sie nur Ihre oder alle Informationen zu Unternehmen und Kontakt sehen möchten. Kommunikaton zeigt alle Kommunikationsdokumente, die einem Unternehmen / Kontakt zugeordnet sind. Aufgaben zeigt alle Aufgaben mit Bezug zum Unternehmen / Kontakt. Wählen Sie über die Radiobuttons aus, ob Sie alle, offene oder erledigte Aufgaben angezeigt bekommen. Unter Verträge sehen sehen Sie alle dem Unternemen / Kontakt zugeordneten Verträge. Der Abschnitt Vertrieb zeigt alle Vertriebsbelege. Sie können über die Radiobuttons die Ansicht filtern nach diesen Werten: alle, offen, gewonnen, verloren, eingestellt. Und der Abschnitt Projekte zeigt alle dem Unternehmen / Kontakt zugeordneten Projekte filterbar nach: offen, geplant, in Arbeit, erledigt.

Single Point of Information

Dokumente im Überblick

Alle Dokumente von allen Mitarbeitern im Überblick. Drücken Sie dazu in der linken Navigation auf Dokumente. Um anschließend nur Dokumente eines bestimmten Typs gezeigt zu bekommen, setzen Sie einen Filter vom Typ Telefonnotiz. So werden Ihnen alle Dokumente vom Typ Telefonnotiz sortiert nach Erstelldatum angezeigt.

Dokumente im Überblick

Parameter für Drop-Down-Menü Kommunikationsvorlagen

Zu einem Unternehmen, Kontakt, Projekt oder Vertriebsvorgang lassen sich Kommunikationsdokumente erstellen. Einfach geht das in der Übersicht über den Menüpunkt Neu oder in einem Datensatz über das Icon weitere Aktionen.

Beispiel in einem Kontaktdatensatz:

Kommunikationsvorlagenauswahl parametergesteuert

So gelangen Sie zur Felddefinition:

  1. Icon: Einstellungen
  2. Auswahl: Basis
  3. linke Navigation: KIM Setup → Parameter nach Titel
  4. Volltextsuche nach: OfficeDefaultTemplates

Einstellungen OfficeDefaultTemplates

Öffnen Sie die Felddefinition OfficeDefaultTemplates:

OfficeDefaultTemplates Detail

Beschreibung der Felder der Felddefinition:

  • Titel: OfficeDefaultTemplates (Dieser Titel darf nicht geändert werden)
  • Typ: Allgemein (Dieser Typ darf nicht geändert werden)
  • Gültig für: hier können Einschränkungen vorgenommen werden
  • Inhalt: Hier tragen Sie die gewünschten Inhalte für das Drop-Down-Menü ein
  • Sortieren: nehmen Sie mit diesem Button eine alphabetische Sortierung vor.
  • Sprache: sollte auf deutsch eingestellt sein
  • Release: hier können Sie sehen, mit welchem Release diese Felddefinition eingeführt wurde
  • Kommentar: Im Kommentarfeld finden Sie die nötige Hilfe zum Ausfüllen des Inhaltsfeldes

Feldvariablen: Einfügen von Feldinhalten

Im Abschnitt Inhalt in Vorlagen für Kommunikationsdokumente können im WYSIWYG-Editor über das Graf-Icon Kundendaten einfügt werden. Die Daten werden im Parameter TemplateDynamicValues definiert. Im Parameter sind die Kundendaten als einzelne Einträge (1 Eintrag pro Zeile) in Form von Feldvariablen definiert. So können sie in der Vorlage, aus einer Liste ausgewählt werden.

Beispiel:

  • Ort~A~AdrStreetCity
  • Anrede~C~AdrGender
  • Titel~AD~DocTitle

Hierbei beziehen sich Ort, Anrede und Titel auf den angezeigten Titel in der Auswahlliste. A, C und AD beschreiben die Form. Konkret handelt es sich bei

  • A um die Adresse
  • C um den Kontakt
  • AD um das aktuelle Dokument

Der letzte Teil des Parameters gibt den Feldnamen oder eine Formel an, was schlussendlich den Wert ergibt, der in das Dokument eingefügt wird. Werden keine Einträge angezeigt, wurde der Parameter nicht angelegt oder es wurden falsche Feldvariablen/Formeln im Parameter hinterlegt.

kim/dokumente.txt · Zuletzt geändert: 28.04.2022 13:43 von jonas