Verwalten Sie Ihre Verträge sicher direkt in KIM.

Wichtig: Zugriff auf die Verträge haben ja nach Einstellung alle User, Sie können Verträge für bestimmte User generell deaktivieren oder Lese- und Bearbeitungsrechte auf einzelne Verträge vergeben.
Drücken Sie in der linken Navigation auf das Vertrags-Icon. In der Übersicht aller Verträge behalten Sie immer den Überblick über alle Vertragspartner und Vertragsarten. Filtern Sie etwa zuerst nach Art Vertragspartner und anschließend nach Vertragsart und Sie erhalten alle passenden Verträge schnell in der Übersicht.

Drücken Sie in der Übersicht der Verträge auf das Plus-Icon.

Es öffnet sich eine Erfassungsmaske, in der Sie alle vertragsrelevanten Daten speichern können.

• Bezeichnung: geben Sie den Titel Ihres Vertrags ein
• Vertragsnummer: Wenn Ihnen eine Vertragsnummer vorliegt, geben Sie sie hier ein
• Ist Ihr Vertragspartner Debitor oder Kreditor? Debitor (lateinisch debere „schulden“) ist im deutschen Rechnungswesen der Begriff für den Schuldner aus Lieferungen und Leistungen. Ein Kreditor (lateinisch credere „glauben, anvertrauen“) ist im deutschen Rechnungswesen der Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Man nennt ihn Kreditor, weil er als Lieferant oder Dienstleister die Risiken eines Kreditgebers übernimmt.
• Um welchen Vertragstyp handelt es sich? Zur Auswahl stehen Abonnement, Kauf, KFZ, Leasing, Miete, Personal, Sonstiges, Telefon und Versicherung. Sie können diese Werte von uns oder Ihrem eigenen Administrator jederzeit anpassen lassen, sodass sie ganz zu Ihren Vertragswerken passen.
• Vertragsgegenstand: Beschreiben Sie hier kurz, um was es im Vertrag oder der Vereinbarung geht.
• Tags: Wenn Sie Tags festlegen, können Sie den Vertrag kennzeichnen und den Vertrag später auch über die Tags / Stichworte wiederfinden.
• Vertragspartner: Welches Ihrer gespeicherten Unternehmen soll dem Vertrag zugeordnet werden, damit der Vertrag auch in der Übersicht beim Unternehmen angezeigt wird? Weisen Sie das Unternehmen hier dem Vertrag zu.
• Legen Sie das Abschlussdatum fest
• Legen Sie das Startdatum fest
• Abgelaufen: Ein Standardvertrag (kein Laufzeitvertrag) kann über die Checkbox abgelaufen als abgelaufen gekennzeichnet werden.
• Im Feld Ersteller wird automatisch der Ersteller des Vertrags hinterlegt.
• Verantwortlich organisatorisch: Hier können sie zusätzlich einen organisatorisch verantwortlichen Benutzer eintragen.
• Verantwortlich kaufmännisch: Hier können sie zusätzlich einen kaufmännisch verantwortlichen Benutzer eintragen.
• Kommentar: Ergänzende Anmerkungen können hier gespeichert werden
• Ablageort Originalvertrag: Vermerken Sie, wo sich das Original befindet
• Datei auswählen: Vertragsunterlagen als Datei können hier hinterlegt werden.

Im Abschnitt Zugriff legen Sie die Zugriffsrechte für den Vertrag fest. Wer darf außer Ihnen noch den Vertrag lesen? Ein Stern * erlaubt den Zugriff für alle Benutzer. Diesen fügen Sie über den Link Alle ein. Darf keiner außer Ihnen den Vertrag sehen, fügen Sie über den Link Privat nur Ihren Benutzernamen ein. Möchten Sie nur bestimmten Benutzern Zugriff gewähren wählen Sie den Link Weitere Leser hinzufügen.

Ergänzen Sie anschließend noch die Bearbeitungsrechte nach dem gleichen Prinzip wie beim Lesezugriff.

In den Vertragseinstellungen werden Agenten für die Steuerung der Erinnerungsmails eingerichtet. Der Agent für die Vertragsverlängerung aktualisiert das Vertragsende und das Wiedervorlagedatum, wenn im Vertrag die Option automatischer Verlängerung aktiviert und das Vertragsende erreicht wurde. Um die Erinnerungen zu aktivieren, klicken Sie einfach auf aktivieren. Drücken Sie anschließend auf speichern!