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Sales

Opportunity erstellen

Ein Vorteil von KIM Opportunity ist die Möglichkeit, neue Opportunities für Kunden zu erstellen.

Dazu öffnen Sie dazu zunächst Vertrieb in der Menübaumstruktur und wählen Opportunity über die Schaltfläche Neu (siehe unten):

Neu Opportunity

Von hier aus müssen Sie eine Bezeichnung vergeben und unter Typ ein Produkt auswählen, für das die Opportunity besteht. Diese beiden Felder sind Pflicht, um die neue Opportunity zu speichern (wie durch das rote Sternchen gekennzeichnet).

Unter Herkunft können Sie den Ursprung der Opportunity festhalten.

Tags bietet Ihnen die Möglichkeit, um bestimmte Schlüsselwörter mit der Opportunity zu verbinden, nach denen Sie in Zukunft filtern können.

Tags

Wenn Sie auf Quelle klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie einen Sales-Beleg auswählen können, den Sie der Opportunity beifügen möchten. Sie können nur einen Sales-Belege hinzufügen.

Quelle

Unter Status sehen Sie den aktuellen Stand der Opportunity und können diesen bei Bedarf ändern.

Status

Unter Phase sehen Sie die aktuelle Phase der Opportunity und können diese bei Bedarf ändern.

Im Feld Status Kommentar können Sie weitere Notizen zum aktuellen Status erfassen.

Phase

Im Bereich Angebot kann KIM Ihnen Daten für ein Angebot vorschlagen. Klicken Sie Aktualisieren um die Daten zu aktualisieren.

Unter Termine können Sie alle wichtigen Termine bezüglich der Opportunity eingeben. Nachdem Sie alle Daten eingegeben und die Opportunity gespeichert haben, berechnet KIM die Durchlaufzeit für Sie.

Bei Angebot und Termine, können Sie unter Beschreibung zusätzliche Kommentare zu den oben genannten Themen hinterlassen.

Unter Kontakte können Sie die Kontaktinformationen des Unternehmens der Opportunity oder dem Kontakt selbst hinzufügen. Klicken Sie dazu einfach auf Unternehmen zuordnen oder Kontakt zuordnen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Kontaktdaten des Kunden auswählen können, und KIM füllt die Informationen unten für Sie aus.

Mit der Option Positionen können Sie noch mehr relevante Informationen an die Opportunity anhängen. Wählen Sie eine der untenstehenden Optionen und löschen Sie ggf. alle Optionen. Ganz rechts können Sie auf das Gittersymbol klicken, um die angezeigten Informationen zu ändern.

Um Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, nutzen Sie die Option Wettbewerb, um wichtige Details, die Ihre Konkurrenten betreffen, einzutragen.

Fügen Sie mit Dateianhänge alle anderen relevanten Dokumente an die Opportunity an. Mit //Workflow// können Sie der Opportunity eine Stufe des Workflows hinzufügen. Mit Zugriff können Sie sehen, wer auf die Opportunity zugreifen und bei Bedarf ändern kann. Unter Details können Sie alle Informationen und die Historie bezüglich der letzten Aktualisierung der Opportunity einsehen.

Wenn Sie mit der Eingabe aller Informationen fertig sind, klicken Sie oben auf das Speichersymbol. Alternativ können Sie auch eines der anderen Symbole wählen, um eine Kopie der Opportunity zu erstellen, die Opportunity herunterzuladen usw. indem Sie auf die drei Punkte am Ende klicken.

Angebot erstellen

Die zuvor in der Aufgabe gewählte Mitarbeiterin erhält per Mail eine Info-Mail mit einem Link direkt zur Aufgabe. Sie kann jetzt mit den Hinweisen zur Aufgabe und den Informationen aus der Telefonnotiz, die in der Aufgabe als Quelldokument verknüpft sind, das Angebot erstellen.

- Infomail-Link drücken
- Aufgabe öffnet sich. Hinweise zur Aufgabe lesen
- Link zum Quelldokument drücken

Aufgabe enthält Informationen

- Telefonnotiz lesen
- Link zum Kontakt drücken

Link zum Kontakt

- Sie befinden Sich jetzt im Kontaktdatensatz. Drücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann … → Angebot. Das Angebot wird so direkt mit dem Kontakt verknüpft.

… → Angebot

- Geben Sie dem Angebot eine Bezeichnung und wählen Sie den Angebotstyp aus.
- Drücken Sie anschließend auf das Speichern-Icon. Erst mit einem gespeicherten Angebot können Sie fortfahren und Positionen hinzufügen.

Angebot bezeichnen und Type wählen → speichern

- Über den Abschnitt Positionen können Sie nach dem erstmaligen Speichern des Angebots Positionen hinzufügen. Wählen Sie dazu Artikel / Dienstleistungen aus dem Produktkatalog über den Button Mehre Positionen hinzufügen, legen Sie Positionen manuell an über den Button Neue Artikelposition oder kopieren Sie alle Positionen aus einem bestehenden Angebot Position kopieren von.

Positionen einfügen

- Im Abschnitt Kontakte verknüpfen Sie das Angebot mit Kontakten oder Unternehmen. Neben der automatischen Zuordnung zum Hauptkontakt hinterlegen Sie hier den Betreuer und weitere interne Ansprechpartner. Außerdem können Sie sonstige externe Ansprechpartner hinterlegen mit denen das Angebot ebenso verknüpft werden soll.

Kontakte zum Angebot

Der Abschnitt Anschreiben enthält das Anschreiben zum Angebot. Hier wird das Unternehmen und der Absender automatisch als Empfängeradresse eingetragen. Absender ist Lea Müller, weil sie das Angebot für den Kunden erstellt hat. Lea Müller unterschreibt den Brief links. Das Feld Absender rechts kann genutzt werden, wenn eine zweite Unterschrift auf das Angebot soll. Dabei gilt: Der ranghöhere unterschreibt links!

Anschreiben mit Empfänger, Absender und Inhalt

Anschreiben mit Grußformel links und rechts

Im Abschnitt Anlagentext können Sie weitere Bedingungen oder Informationen speichern.

Abschnitt Anlagentext

Angebot speichern / drucken

Drücken Sie dazu im geöffneten Angebot in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon Als PDF speichern.

Als PDF speichern, Als PDF senden

Angebot per E-Mail versenden

Drücken Sie dazu im geöffneten Angebot in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon Als PDF senden.

Als PDF speichern, Als PDF senden

Prüfen Sie jetzt die einzelnen Abschnitte der Mail. Beginnen Sie beim Abschnitt Allgemein. Dort sehen Sie die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt sowie den Titel, der automatisch aus dem Angebot übernommen wurde.

Abschnitt Allgemein

Im Abschnitt Ablage sehen Sie die automatische Zuordnung der E-Mail zum Angebot. Hier können Sie weitere Zuordnungen vornehmen.

Abschnitt Ablage

Im Abschnitt Inhalt werden die Felder An, Betreff bereits aus dem Angebot übernommen. Auch die Anrede wird automatisch eingefügt. Haben Sie beim Kontakt eine persönliche Anrede gespeichert, wird diese verwendet (z. B. Hallo Johannes). Für alle anderen Mitarbeiter gilt weiterhin Sehr geehrter Herr Kaut.

Unter dem Feld Inhalt befindet sich das Feld Absender. Die Informationen werden für jeden Mitarbeiter personalisiert angezeigt und kommen aus der Mitarbeiterverwaltung sowie aus den Standortinformationen.

Abschnitt Inhalt Teil 1

Abschnitt Inhalt Teil 2

Das eigentliche Angebot befindet sich als PDF-Anhang im Abschnitt Dateianhänge.

Abschnitt Dateianhänge

Zum Versenden der E-Mail drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Papierflieger-Icon.

Senden

Einstellungen

In den Sales-Einstellungen werden alle vertrieblichen Vorlagen angepasst oder eingefügt. Alle Vertriebsdokumente wie Angebote, Rechnungen oder Preisinformationen können hier hinterlegt werden. Jegliche Vorlagen, die Sie im Unternehmen benötigen, können hier als ODT-Datei eingefügt und verwendet werden. Diese Funktion ist nur für Administratoren verfügbar.

Um neue Vorlagen zu erstellen, beginnen Sie mit einem Klick auf das Plus-Icon in der Werkzeugleiste.

 vertriebein1

Legen Sie im Abschnitt Allgemein zunächst unter Bezeichnung einen Namen für die neue Vertriebsvorlage an. Als Nächstes können Sie wählen, ob Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, und auf aktiv klicken, wenn Sie möchten, dass dieses Vertriebsdokument angezeigt wird, wenn ein neues Dokument erstellt werden soll.

Als Nächstes geben Sie den Titel ein, der den Benutzern angezeigt wird, zusammen mit einem Symbol, das die Aufgabe symbolisiert. Wenn es sich zum Beispiel um einen Lieferschein handelt, könnten Sie ein Auto benutzen. Zuletzt wählen Sie alle mit diesem Dokument verbundenen Tags und ob Sie einen Adressaufkleber hinzufügen möchten.

 vertriebein2

Als nächstes arbeiten wir den Abschnitt Absenderangaben durch. Wählen Sie zunächst das Format des Dokuments, entweder einen Brief oder eine elektronische Post. Danach wählen Sie aus, welche Informationen Sie in Bezug auf die Benutzerdaten aufnehmen möchten. Was Sie hier auswählen, hilft Ihnen bei der Formatierung Ihres Dokuments.

 vertriebein3

Bestimmen Sie unter Ablage, wer die neue Vorlage in Ihrem Unternehmen sehen und mit ihr arbeiten kann. Sie können festlegen, ob diese Personen das Dokument sehen oder ein neues Dokument auf der Grundlage dieser Vorlage erstellen können.

 vertriebein4

Bestimmen Sie als nächstes unter Inhalt, welcher Betreff und welche Informationen immer in diesem Dokument erscheinen sollen. Dies gilt auch für die Rubrik Anlagetext.

 vertriebein5

Bei der Angebotsvorlage geben Sie Ihre zuvor erstellte Vorlage in das System ein. Laden Sie diese wie jedes andere Dokument in KIM hoch.

 vertriebein6

kim/sales.txt · Zuletzt geändert: 09.08.2021 08:34 von johannes