In vielen Modulen von KIM kann gefiltert und sortiert werden, das ist nützlich um bestimmte Einträge zu finden oder die Suche einzugrenzen. Die Maske, in der die Filter eingetragen werden können, befindet sich ganz oben im Modul und sieht folgendermaßen aus.

Die Filterkriterien unterscheiden sich je nach Modul, z. B. hier die Filter aus dem Modul Dokumente.

Ein Filter wird ausgewählt und im Feld dahinter definiert. Im Beispiel wird nach dem Dokumententitel gefiltert, es werden alle Dokumente mit dem Wort „KIM“ im Titel angezeigt. Platzhalter: „*“ ersetzt mehrere Buchstaben, „?“ ersetzt einen Buchstaben.

Es ist möglich mehrere Filter gleichzeitig anzuwenden, dabei können beliebige Filter verwendet werden z. B. werden hier alle Dokumente mit KIM im Titel angezeigt, die von Florian Grumm erstellt wurden.

Weitere Funktionen:

1. Speichern: Der aktuelle Filter wird unter „meine Filter“ gespeichert und ist sofort abrufbar
2. Löschen: Löscht den aktuell ausgewählten Filter

Änderungen müssen nachvollzogen werden können. Deshalb werden Änderungen in einer Änderungshistorie eingetragen. Änderungen an Dokumenten eines beliebigen Moduls werden – anhand der Definition bestimmter Parameter – im Abschnitt Details des Dokumentes protokolliert.

Die Konfiguration der Änderungshistorie wird über diese Parameter geregelt:

• HistoryMaxEntries
• HistoryDatabaseType
• HistoryField_DH…„

Hierbei bestimmt …

• … HistoryMaxEntries über die Anzahl der maximalen Einträge pro Dokument
• … HistoryDatabaseType über die Module, auf die die Protokollfunktion zugreifen soll
• … HistoryField_DH… über die Felder des Dokuments, die protokolliert werden sollen

Wenn hier beispielsweise die Dokumentendatenbank genutzen werden soll, legt man den Datenbanktyp DHDoc im Inhalt des Parameters HistoryDatabaseType an. Anschließend erstellt man hierfür einen Feld-Parameter HistoryField_DHDoc und versieht diesen mit den Feldern, die man protokollieren möchte (z.B. Subject, DocTitle, SendTo).

Das Änderungsdatum und der Bearbeiter werden standardmäßig immer protokolliert.

Die Datenbanken in KIM können Sie als einfache Excelliste mit allen Daten und Informationen exportieren. Dies erfolgt über den flexiblen Export. Die Exportdateien werden in KIM definiert und können individuell gestaltet werden.

Eine Datenbank zu exportieren erfolgt über den jeweiligen Menüpunkt. In der Werkzeugleiste, die sich unter den Filter- und Sortiereinstellungen befindet, ist die Schaltfläche Export zu sehen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erscheint eine Liste von Exportmöglichkeiten. Im KIM Standard wird eine Exportdatei mitgeliefert.

Nach Klick auf OK wird eine Exceldatei erzeugt und heruntergeladen.

Die Exceldatei wird schreibgeschützt geöffnet. Nachdem die Bearbeitung aktiviert ist, können in der Datei Änderungen vorgenommen werden.

Der flexible Export ist ein Mittel dazu, exportierte Daten auszuwerten. Die Daten werden in Pivottabellen zusammengefasst und in einem Diagramm dargestellt. Es können mehrere Auswertungen in einer Datei erstellt und dargestellt werden.

So könnte eine Auswertung von Unternehmensdaten aussehen. In Zusammenhang mit der Tabelle, entsteht ein Diagramm:

Das Erstellen eines flexiblen Exports findet auf der Weboberfläche statt. Die Konfiguration findet unter den Basiseinstellungen statt. Dazu klicken unter dem Reiter Export auf Export Einstellungen.

Im Standard sind voreingestellte Exportdateien für jede Datenbank enthalten. Diese können bearbeitet werden oder neue Export Einstellungen erstellt werden. Jede Exporteinstellung kann auch gelöscht werden.

Durch den +-Button wird ein neuer Export erstellt. Es öffnet sich eine neue Maske zur Erstellung eines Flexiblen Exports.

Wie in der Abbildung beschrieben, werden hier die Informationen und Daten eines Exports eingetragen. Die Excelvorlage kann eine von Ihnen bestimmte Datei sein. Bei einer leeren Exceldatei als Vorlage, werden nur die definierten Daten exportiert. Auswertungen, die automatisch in der Datei erscheinen sollen, müssen in der Vorlage angepasst werden.

Im unteren Bereich werden die Werte bestimmt, die aus der ausgewählten Datenbank exportiert werden sollen. Die Liste besteht aus zwei Spalten.

• Spaltenüberschrift = Spaltenüberschrift in der Exceldatei
• Feldname = Parameter, woher der Wert entnommen werden soll

Die Reihenfolge der Spalten kann im Nachgang nicht mehr geändert werden. Die Einträge können jederzeit bearbeitet und gelöscht werden.

Die Export-Einstellung kann nun gespeichert werden. Laden Sie über den Start-Button die Anwendung neu und testen die Exportdatei im entsprechenden Menüpunkt.

Jeder Benutzer in KIM hat unterschiedliche Rechte, die vom Admin-Benutzer gegeben werden. Mithilfe dieser Rechte und Rollen können die Benutzer entsprechend Ihrer Funktion zugeordnet werden. Sie bestimmen unter anderem, ob jemand das Service Modul nutzen kann oder nicht. Zum Beispiel kann die Exportfunktion nur genutzt werden, wenn der Admin-Benutzer das Recht dazu erteilt haben. Alle anderen Benutzer sehen den Button nicht. So können Administratoren, Poweruser und „normale“ Benutzer konfiguriert werden.

Die Benutzerrolle „[Security]“ wird standardmäßig bei allen Dokumenten als Leser und Bearbeiter eingetragen, um zu Verhindern, dass keiner mehr Zugriff auf ein Dokument hat, wenn ein Benutzer versehentlich alle Werte im Feld löscht und somit selber nicht mehr bearbeiten kann.

D.h. Benutzer mit dieser Rolle können alle Dokumente lesen und bearbeiten. Wir empfehlen, dass kein Benutzer diese Rolle im normalen Betrieb zugewiesen hat. Bei Bedarf kann ein Admin-Benutzer sich diese Rolle zuweisen.

Der Abschnitt Zuordnung ist Bestandteil jedes Dokuments um sie miteinander und mit Adressen zu verknüpfen. Mehr dazu finden Sie hier: Zuordnung

Dies ist ein Parameter und fasst viele kleine Parameter zusammen, in dem nur die Werte 1 oder 0 erfasst wurden um bestimmte Felder in den Masken von KIM ein- oder auszublenden. So kann etwa in der Unternehmensmaske die Faxnummer ausgeblendet werden. Dazu muss lediglich der Wert des Parameters von 1 auf 0 gesetzt werden. Dieser Parameter wird bei der Installation von KIM mitgeliefert und enthält im Kommentar alle Felder, die man beeinflussen kann.