In vielen Modulen von KIM kann gefiltert und sortiert werden, das ist nützlich um bestimmte Einträge zu finden oder die Suche einzugrenzen. Die Maske, in der die Filter eingetragen werden können, befindet sich ganz oben im Modul und sieht folgendermaßen aus.

Die Filterkriterien unterscheiden sich je nach Modul, z. B. hier die Filter aus dem Modul Dokumente.

Ein Filter wird ausgewählt und im Feld dahinter definiert. Im Beispiel wird nach dem Dokumententitel gefiltert, es werden alle Dokumente mit dem Wort „KIM“ im Titel angezeigt. Platzhalter: „*“ ersetzt mehrere Buchstaben, „?“ ersetzt einen Buchstaben.

Es ist möglich mehrere Filter gleichzeitig anzuwenden, dabei können beliebige Filter verwendet werden z. B. werden hier alle Dokumente mit KIM im Titel angezeigt, die von Paul Neumann erstellt wurden.

Weitere Funktionen:

1. Speichern: Der aktuelle Filter wird unter „meine Filter“ gespeichert und ist sofort abrufbar
2. Löschen: Löscht den aktuell ausgewählten Filter

Änderungen müssen nachvollzogen werden können. Deshalb werden Änderungen in einer Änderungshistorie eingetragen. Änderungen an Dokumenten eines beliebigen Moduls werden – anhand der Definition bestimmter Parameter – im Abschnitt Details des Dokumentes protokolliert.

Die Konfiguration der Änderungshistorie wird über diese Parameter geregelt:

• HistoryMaxEntries
• HistoryDatabaseType
• HistoryField_DH…„

Hierbei bestimmt …

• … HistoryMaxEntries über die Anzahl der maximalen Einträge pro Dokument
• … HistoryDatabaseType über die Module, auf die die Protokollfunktion zugreifen soll
• … HistoryField_DH… über die Felder des Dokuments, die protokolliert werden sollen

Wenn hier beispielsweise die Dokumentendatenbank genutzen werden soll, legt man den Datenbanktyp DHDoc im Inhalt des Parameters HistoryDatabaseType an. Anschließend erstellt man hierfür einen Feld-Parameter HistoryField_DHDoc und versieht diesen mit den Feldern, die man protokollieren möchte (z.B. Subject, DocTitle, SendTo).

Das Änderungsdatum und der Bearbeiter werden standardmäßig immer protokolliert.

Die Datenbanken in KIM können Sie als einfache Excelliste mit allen Daten und Informationen exportieren. Dies erfolgt über den flexiblen Export. Die Exportdateien werden in KIM definiert und können individuell gestaltet werden.

Eine Datenbank zu exportieren erfolgt über den jeweiligen Menüpunkt. In der Werkzeugleiste, die sich unter den Filter- und Sortiereinstellungen befindet, ist die Schaltfläche Export zu sehen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erscheint eine Liste von Exportmöglichkeiten. Im KIM Standard wird eine Exportdatei mitgeliefert.

Nach Klick auf OK wird eine Exceldatei erzeugt und heruntergeladen.

Die Exceldatei wird schreibgeschützt geöffnet. Nachdem die Bearbeitung aktiviert ist, können in der Datei Änderungen vorgenommen werden.

Der flexible Export ist ein Mittel dazu, exportierte Daten auszuwerten. Die Daten werden in Pivottabellen zusammengefasst und in einem Diagramm dargestellt. Es können mehrere Auswertungen in einer Datei erstellt und dargestellt werden.

So könnte eine Auswertung von Unternehmensdaten aussehen. In Zusammenhang mit der Tabelle, entsteht ein Diagramm:

Der flexible Export wird in den Einstellungen konfiguriert. Mehr dazu hier.

Jeder Benutzer in KIM hat unterschiedliche Rechte, die vom Admin-Benutzer gegeben werden. Mehr dazu hier.

Der Abschnitt Zuordnung ist Bestandteil jedes Dokuments um sie miteinander und mit Adressen zu verknüpfen. Mehr dazu finden Sie hier: Zuordnung

Ein Sammel-Parameter für das ein- und ausblenden von verschiedenen Felder. Mehr zu Parameter im Adminbereich.

Um bei der korrekten Lizenzierung zu unterstützen, haben wir eine Lizenz-Überprüfung in KIM integriert. In jede KIM-Installation kann ein Lizenz-Schlüssel hinterlegt werden. Beim Anlegen eines neuen Benutzers wird überprüft, ob die Anzahl der Benutzer pro Lizenz mit dem Lizenz-Schlüssel übereinstimmt. Bei Überschreitung der Lizenz kann kein Benutzer angelegt werden. Es werden nur aktive Benutzerprofile hierfür berücksichtigt.