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Unternehmen und Kontakte

Unternehmen speichern

  1. Drücken Sie in der linken Navigation auf AdressbuchKontakte

  2. Und anschließend in der Werkzeugleiste der Unternehmensübersicht auf das Plus-Icon Neues Unternehmen



  3. Tragen Sie die unternehmensrelevanten Informationen in die Abschnitte Allgemein und Kommunikation ein.



  4. Im weiteren Verlauf haben Sie die Möglichkeit weitere Informationen einzutragen. Im Abschnitt Marketing hinterlegen Sie alle Informationen, die für spätere Selektionen genutzt werden können. Die Unternehmensbeziehung wird unter Typ mit den Checkboxen ausgewählt.
    Optional können Sie einem Unternehmen mehrere Tags setzen. Tags sind Markierungen, mit denen Sie bestimmte Unternehmen kennzeichnen können.
    Geben Sie auch Informationen über die Herkunft der Beziehungen zum Unternehmen ein.
    Bei Betreuer hinterlegen Sie den Namen des Mitarbeiters, der sich um das Unternehmen vorwiegend kümmert.



  5. Wenn Sie alle Daten im Unternehmensdatensatz erfasst haben, drücken Sie auf das Icon Speichern



  6. Nun ist der Datensatz in KIM erfasst. Sie finden das Unternehmen nun in der Übersicht.

Dublettenprüfung

Bei der Erstellung von Unternehmen und Kontakten kann eine Dublettenprüfung durchgeführt werden. Für die Prüfung gibt es 3 Parameter:

  • Dublettenprüfung (an / aus)
  • Prüfabgleich: a) Unternehmen b) Unternehmen und Ort c) Unternehmen, Straße und Ort
  • Dublettenprüfung bei Kontakten eines Unternehmens anwenden (an / aus)

Gesteuert wird die Dublettenprüfung über die Felddefinition AdrEnabeDuplicateCheck

Beispiel:
1
3
1

Zeile 1: Die Dublettenprüfung ist angeschaltet (mögliche Werte: 0, 1).
Zeile 2: Bei der Prüfung werden Unternehmensname, Straße und Ort in die Prüfung einbezogen (mögliche Werte: 1, 2, 3).
Zeile 3: Die Dublettenprüfung wird auch auf Kontakte des Unternehmens angewendet (mögliche Werte: 0, 1).

Kontakte speichern

  1. Drücken Sie in der linken Navigation auf Adressbuch → Unternehmen.
  2. Anschließend öffnen Sie das Unternehmen, bei dem Sie einen Kontakt hinzufügen wollen und wählen Kontakt.

Ausfüllen der Kontaktmaske

  1. Füllen Sie alle Ihnen bekannten Felder in den Abschnitten Allgemein und Kommunikation aus. Über dem Abschnitt sehen Sie bereits die Verknüpfung zum Unternehmen. Die Felder Telefon und Fax wurden bereits automatisch aus dem Unternehmen übernommen.
  2. Im Abschnitt Marketing hinterlegen Sie alle Informationen, die für eine spätere Selektion nützlich sind. Setzen Sie Tags auf den Kontakt (Kleinbuchstaben und Zahlen, keine Sonderzeichen, keine Leerzeichen, durch Komma getrennt). Tags sind Markierungen, mit denen Sie bestimmte Kontakte kennzeichnen können. Wenn Sie zielgruppenspezifisch arbeiten, können Sie den Kontakt über die Auswahl Zielgruppe einer oder mehreren Zielgruppen zuweisen. Legen Sie mit dem Feld Interesse fest, für welche Produkte oder Dienstleistungen sich Ihr Kontakt interessiert. Woher kennen Sie den Kontakt? Geben Sie diese Information im Feld Herkunft ein. Bei Betreuer hinterlegen Sie den Namen des Mitarbeiters, der sich um den Kontakt vorwiegend kümmert. Und Verteilerlisten verwenden Sie, um Kontakte gezielt anzuschreiben. Planen Sie Ihre Marketingaktionen und nutzen Sie Verteilerlisten für die Adressierung.
  3. Im Abschnitt Verwaltung werden Einschränkungen festgelegt (kein Massenmail, kein Serienbrief, keine Telefonakquise). Auch wenn ein Kontakt inaktiv oder ausgeschieden ist, kann das hier vermerkt werden. Darunter folgen verschiedene Anredeoptionen. Soll der Titel generell in der Anrede verwendet werden? Möchten Sie statt sehr geehrte / sehr geehrter eine individuelle Anrede verwenden. Oder möchten Sie sogar Ihre eigene benutzerbezogene persönliche Anrede verwenden? Wenn es für diesen Kontakt eine andere Postanschrift gibt, die vom Unternehmen abweicht, können Sie sie hier speichern.
  4. Wenn Sie alle Daten zum Kontakt erfasst haben drücken Sie auf das Icon Speichern..

Einwilligungen verwalten

Im Abschnitt Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO werden Einwilligungen dokumentiert. Speichern Sie dort erhaltene Einwilligungen zu Dokumentationszwecken.

Im Abschnitt Verwaltung gibt es das Feld Keine Einwilligung für …:

  • Postbrief
  • Werbemails
  • Telefonakquise

Bei Neuanlage eines Kontakts oder einer Einzelperson sind Werbemails und Telefonakquise angehakt.

Im Abschnitt Allgemein gibt es das Feld ausgeschieden.

Beim Export oder für Auswertungen werden den Checkboxen folgende Werte mitgegeben:

  • Postbrief: 2
  • Werbemails: 1
  • Telefonakquise: 3
  • ausgeschieden: 99

Beispiel: 1#3

Wird also bei einem Export in der Spalte Keine Einwilligung für … der Wert 1#3 ausgegeben, besteht beim Kontakt keine Einwilligung für Werbemails und Telefonakquise. Die Werte 2 und 99 wurden nicht ausgegeben, weil sie im Kontaktdatensatz nicht aktiviert wurden.

Verteilerliste anlegen

Mit Verteilerlisten können sie mehrere Kontakte oder Unternehmen in Gruppen zusammenfassen.

Um eine Verteilerliste anzulegen, begeben Sie sich in der linken Navigation in den Abschnitt Marketing / Verteilerlisten. Dort können sie über das Plus-Symbol eine neue Verteilerliste anlegen.

Um Unternehmen oder Kontakte zur Verteilerliste hinzuzufügen, können Sie das über die Checkboxen machen, wie unten gezeigt oder direkt in der Maske des gewünschten Kontakts oder Unternehmen.

Unternehmen suchen

1. Suche ausführen

Nach dem Anlegen von Unternehmen und Kontakt geht es hier um das gezielte Suchen von Informationen. Wie sucht man nach einer Postleitzahl?

  1. Drücken Sie in der linken Navigation auf Unternehmen
  2. Wählen Sie bei Filtern nach den Wert Postleitzahl
  3. Tragen Sie in das Eingabefeld dahinter 88* ein
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Return-Taste Filtern nach Postleitzahl
  5. Als Ergebnis erhalten Sie alle Unternehmen, die im PLZ-Gebiet 88 liegen

Suche später wiederverwenden

Wenn Sie eine Suche später nochmals aufrufen möchten, können Sie diese auch speichern.

  1. Drücken Sie dazu neben Meine Filter auf das Speichern-Icon Filter speichern
  2. Geben Sie einen Namen für den Filter ein und drücken Sie auf OK
    Filter speichern → Name eingeben
  3. Möchten Sie später den gespeicherten Filter wieder laden, so wählen Sie ihn einfach aus dem Drop-Down-Menü Filtern nach aus
    Filter laden

Vorgabefilter

Sie haben einen Filter abgespeichert, den Sie sehr häufig nutzen werden. Am Beste sollte er gleich beim Start von Unternehmen als Vorgabefilter ausgewählt sein? So stellen Sie das ein.

  1. Wählen Sie über das Drop-Down-Menü Meine Filter den gewünschten Filter aus
  2. Drücken Sie rechts neben dem Drop-Down-Menü Meine Filter auf das Stern-Icon Filter auswählen
  3. Der Vorgabefilter ist gesetzt; Bei jedem weiteren Aufrufen von Unternehmen werden bei Filtern nach automatisch die gespeicherten Werte aufgerufen Vorgabefilter ist geladen
  4. Im Drop-Down-Menu Meine Filter wird dabei kein Filtername angezeigt

Volltextsuche

neben der Suche über die Filter, mit der Sie gezielt auf ein bestimmtes Feld (z. B. Postleitzahl) suchen können, gibt es eine weitere Suchmöglichkeit. Durchsuchen Sie mit der Volltextsuche einfach alles. Die Volltextsuche durchsucht sogar Dateianlagen, wenn diese durchsuchbar sind (z. B. durchsuchbare PDF-Dateien).

  1. Drücken Sie in der linken Navigation auf Unternehmen
  2. Geben Sie im Volltextsuchfeld rechts oben Ihren Suchbegriff ein
  3. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Return-Taste
    BILD EINFÜGEN
  4. Als Ergebnis erhalten Sie so nicht 1 Ergebnis (Aerokraft Winding) sondern darüber hinaus noch einen weiteren Treffer. Dieser enthält ebenso den Suchbegriff windig und wird deshalb ebenso in der Ergebnisliste angezeigt.

Arbeiten mit der Ergebnisverfolgung

Die Ergebnisverfolgung kann benutzt werden, um Kontakten oder Unternehmen im System bestimmte Statuswerte zu geben. Zur Veranschaulichung stellen wir den Vorgang an einem Beispiel Herbstmesse mit den folgenden Status dar.

  • kommt
  • kommt nicht

Erstellen einer Ergebnisverfolgung

Eine Ergebnisverfolgung kann unter Marketing → Ergebnisverfolgung erstellt werden, die gewünschten Statuswerte können dort eingetragen werden und ein verantwortlicher Mitarbeiter wird ausgewählt.

Status setzen

Um einem Kontakt oder einem Unternehmen einen Status zuzuweisen muss dieser Kontakt bearbeitet werden, im Abschnitt Marketing kann dann ein Status ausgewählt werden, dazu kann man die Lupe neben Ergebnisverfolgung betätigen.

Status auswählen


Anschließend kann der gewünschte Status ausgewählt werden.

Status auswählen

Auswertung der Ergebnisverfolgung

Das Auswerten der Ergebnisverfolgung ist über die Filteroptionen möglich, einfach Kontakte oder Unternehmen nach der Ergebnisverfolgung filtern.

Ein Kontakt hat das Unternehmen verlassen – und nun?

Der Fall kommt vor: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens verlässt es. Um diesen Fall nun bei der Kontaktpflege zu berücksichtigen, finden Sie im Kontakt im Abschnitt Allgemein den Haken ausgeschieden. Setzen Sie den Haken, so gilt die Person als ausgeschieden. Der Kontakt wird ausgegraut, dies ist auch direkt in der Unternehmensakte sichtbar. Wichtig: Die gesamte Korrespondenz mit dieser Person bleibt erhalten! Schließlich enthält diese wichtige Informationen und Dinge, die Sie aufgrund der Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen mit diesem Kontakt ausgetauscht haben.

Der letzte Kontakt zum Kontakt

Wird ein neues Kommunikationsdokument erstellt und einem Kontakt zugeordnet, so kann dies später über das Feld Letzer Kontakt beim Kontakt im Abschnitt Kommunikation ausgewertet werden. Der dort hinterlegte Datumswert wird über einen Agenten aktualisiert. Immer, wenn ein neues Kommunikationsdokument (z. B. Telefonnotiz) erstellt wird, wird über den Agenten das Datum aktualisiert.

kim/unternehmen-und-kontakte.txt · Zuletzt geändert: 17.11.2021 09:37 von jonas