Szenarien für KIM-User
KIM
Szenarien für KIM-User
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Bei der Erstellung von Unternehmen und Kontakten kann eine Dublettenprüfung durchgeführt werden. Für die Prüfung gibt es 3 Parameter:
Gesteuert wird die Dublettenprüfung über die Felddefinition AdrEnabeDuplicateCheck
Beispiel:
1
3
1
Zeile 1: Die Dublettenprüfung ist angeschaltet (mögliche Werte: 0, 1).
Zeile 2: Bei der Prüfung werden Unternehmensname, Straße und Ort in die Prüfung einbezogen (mögliche Werte: 1, 2, 3).
Zeile 3: Die Dublettenprüfung wird auch auf Kontakte des Unternehmens angewendet (mögliche Werte: 0, 1).
Im Abschnitt Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO werden Einwilligungen dokumentiert. Speichern Sie dort erhaltene Einwilligungen zu Dokumentationszwecken.
Im Abschnitt Verwaltung gibt es das Feld Keine Einwilligung für …:
Bei Neuanlage eines Kontakts oder einer Einzelperson sind Werbemails und Telefonakquise angehakt.
Im Abschnitt Allgemein gibt es das Feld ausgeschieden.
Beim Export oder für Auswertungen werden den Checkboxen folgende Werte mitgegeben:
Beispiel: 1#3
Wird also bei einem Export in der Spalte Keine Einwilligung für … der Wert 1#3 ausgegeben, besteht beim Kontakt keine Einwilligung für Werbemails und Telefonakquise. Die Werte 2 und 99 wurden nicht ausgegeben, weil sie im Kontaktdatensatz nicht aktiviert wurden.
Mit Verteilerlisten können sie mehrere Kontakte oder Unternehmen in Gruppen zusammenfassen.
Um eine Verteilerliste anzulegen, begeben Sie sich in der linken Navigation in den Abschnitt Marketing / Verteilerlisten. Dort können sie über das Plus-Symbol eine neue Verteilerliste anlegen.
Um Unternehmen oder Kontakte zur Verteilerliste hinzuzufügen, können Sie das über die Checkboxen machen, wie unten gezeigt oder direkt in der Maske des gewünschten Kontakts oder Unternehmen.
Nach dem Anlegen von Unternehmen und Kontakt geht es hier um das gezielte Suchen von Informationen. Wie sucht man nach einer Postleitzahl?
Wenn Sie eine Suche später nochmals aufrufen möchten, können Sie diese auch speichern.
Sie haben einen Filter abgespeichert, den Sie sehr häufig nutzen werden. Am Beste sollte er gleich beim Start von Unternehmen als Vorgabefilter ausgewählt sein? So stellen Sie das ein.
neben der Suche über die Filter, mit der Sie gezielt auf ein bestimmtes Feld (z. B. Postleitzahl) suchen können, gibt es eine weitere Suchmöglichkeit. Durchsuchen Sie mit der Volltextsuche einfach alles. Die Volltextsuche durchsucht sogar Dateianlagen, wenn diese durchsuchbar sind (z. B. durchsuchbare PDF-Dateien).
Die Ergebnisverfolgung kann benutzt werden, um Kontakten oder Unternehmen im System bestimmte Statuswerte zu geben. Zur Veranschaulichung stellen wir den Vorgang an einem Beispiel Herbstmesse mit den folgenden Status dar.
Eine Ergebnisverfolgung kann unter Marketing → Ergebnisverfolgung erstellt werden, die gewünschten Statuswerte können dort eingetragen werden und ein verantwortlicher Mitarbeiter wird ausgewählt.
Um einem Kontakt oder einem Unternehmen einen Status zuzuweisen muss dieser Kontakt bearbeitet werden, im Abschnitt Marketing kann dann ein Status ausgewählt werden, dazu kann man die Lupe neben Ergebnisverfolgung betätigen.
Anschließend kann der gewünschte Status ausgewählt werden.
Das Auswerten der Ergebnisverfolgung ist über die Filteroptionen möglich, einfach Kontakte oder Unternehmen nach der Ergebnisverfolgung filtern.
Der Fall kommt vor: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens verlässt es. Um diesen Fall nun bei der Kontaktpflege zu berücksichtigen, finden Sie im Kontakt im Abschnitt Allgemein den Haken ausgeschieden. Setzen Sie den Haken, so gilt die Person als ausgeschieden. Der Kontakt wird ausgegraut, dies ist auch direkt in der Unternehmensakte sichtbar. Wichtig: Die gesamte Korrespondenz mit dieser Person bleibt erhalten! Schließlich enthält diese wichtige Informationen und Dinge, die Sie aufgrund der Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen mit diesem Kontakt ausgetauscht haben.
Wird ein neues Kommunikationsdokument erstellt und einem Kontakt zugeordnet, so kann dies später über das Feld Letzer Kontakt beim Kontakt im Abschnitt Kommunikation ausgewertet werden. Der dort hinterlegte Datumswert wird über einen Agenten aktualisiert. Immer, wenn ein neues Kommunikationsdokument (z. B. Telefonnotiz) erstellt wird, wird über den Agenten das Datum aktualisiert.