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Inhaltsverzeichnis
Maileingang
Über das Menü-Icon Maileingang im linken Menübaum öffnet sich der persönliche Maileingang. Die Mails in KIM werden per IMAP vom persönlichen Mailkonto importiert. Damit kann jegliches Mailsystem (Outlook, web.de, t-online …) angebunden werden. Bei KIM sind E-Mails aufgelistet, die im Posteingang des eigentlichen Mailkontos angezeigt werden.
KIM kann E-Mails ablegen, dabei entscheidet der User selbst ob die E-Mail einem Kontakt, einem Unternehmen, einem Projekt oder Tags zugeordnet wird.
Unten finden Sie eine detaillierte Beschreibung zum Thema Ablage.
Erreicht werden die eingegangenen E-Mail-Nachrichten über das Menü-Icon Maileingang
Verschiedene Funktionen im Maileingang
Sortieren der Mails
Im Maileingang sind sämtliche eingegangenen E-Mails aufgelistet. Diese können sortiert werden nach:
- Wer (Absender)
- Betreff
- Datum
Durch Anklicken der jeweiligen Spalte kann die Sortierungen eingestellt werden.
Ordnen der E-Mails durch Auswählen und Löschen
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, E-Mails zu ordnen. Mails können anhand der Hakenkästchen in der ersten Spalte markiert werden. Durch das Markieren von mehreren E-Mails, besteht nun die Option eine Aktion für die markierten E-Mails durchzuführen, wie zum Beispiel löschen, als ungelesen oder gelesen markieren. Der Button „Auswahl zurücksetzen“. Dieser sorgt für das Zurücksetzen der ausgewählten E-Mails.
Suchen
Rechts oben befindet sich die Suchleiste. Mit dieser Funktion können Mails nach dem Suchwort gefiltert werden. Bei Eingabe eines des gesuchten Wortes erscheinen nur die Nachrichten, die dieses Wort beinhalten.
Spalten
Mit dem Button Spalten kann der User die Tabelle individuell angezeigt bekommen. Hierzu werden die Spalten markiert, die in der Tabelle angezeigt werden sollen. Die Spaltenauswahl kann jederzeit verändert werden.
Mails lesen und bearbeiten
Durch Anklicken der entsprechenden Mail wird diese geöffnet und kann gelesen und bearbeitet (z. B. Antwort an den Absender, Ablage in KIM, Löschen der Mail …) werden. Danach verbleiben alle Mails im Maileingang, sofern sie nicht gelöscht wurden. Alle ungelesenen Mails erscheinen fett gedruckt im Maileingang.
Anhang
Schnell ersichtlich werden Nachrichten mit Dokumentenanhang. Diese Nachrichten sind immer mit einer Büroklammer gekennzeichnet (Abb. unten). Die Büroklammer sollte in der E-Mail-Liste neben dem Betreff einer Nachricht hinterlegt sein. Durch das Öffnen der Nachricht erreicht man den Anhang, der sich weiter unten befindet.
Ablage
Eine besondere Fähigkeit in KIM ist die Ablage von Nachrichten und Dokumenten. Diese können zu einem Projekt, Unternehmen oder Kontakt abgelegt werden. Die Ablage verwendet man um geschäftsrelevante Nachrichten und Dokumente abzuspeichern. Es dient unter anderem als Information für andere Mitarbeiter, die im gleichen Projekt stehen, oder Kontakt zu einem Kunden aufnehmen. Die Ablage erfolgt durch das Ablage-Icon in der rechten Spalte einer Nachricht.
Wollen Sie eine Mail ablegen, dann klicken Sie auf diesen Button. Dadurch kommen Sie in das Ablagesystem von KIM.
Eine E-Mail Nachricht kann in die bis dahin in KIM angelegten Unternehmen oder Kontakte, abgelegt werden. Zu beachten ist, dass der passende Ablageort, schon davor im System gelistet sein sollte. Ist kein passender Ort vorhanden, kann keine Ablagerung stattfinden.
Beim Ablegen redundante Daten vermeiden
Drücken Sie in der linken Navigation auf Maileingang. Ein Abbild Ihres E-Mail-Postfaches wird Ihnen innerhalb des CRM-Systems angezeigt. Über das Ablage-Icon in der rechten Spalte des Maileingangs können Sie eine Nachricht übernehmen. Wurde eine E-Mail bereits von einem Kollegen oder Ihnen selbst übernommen, so werden Sie hier darauf hingewiesen. Entscheiden Sie einfach, ob Sie die Mail im CRM-System öffnen möchten (Normalfall) oder ob Sie die Mail erneut im CRM-System ablegen wollen.