Sponsoring ist ein KIM Modul und wird für die Verwaltung und Dokumentation von Spenden- und Sponsoringgelder angewendet. Mit KIM-Sponsoring haben Sie einen Überblick über Förderbudgets, Engagements und Sponsoringverträge.

Bevor ein Engagement erstellt werden kann, ist die Erstellung eines Budgets notwendig, auf welches das Engagement gebucht werden kann. Es können mehrere Budgets für verschiedene Zwecke eingerichtet werden. Ganz der Bank überlassen ist auch die Verwendung der Budgets ihnen überlassen. Für Budgets gilt folgendes:

• Ein Budget ist ein Etat zur Verwaltung von zu vergebenen Geldern
• Jedes Budget hat einen bestimmten Betrag zur Verfügung. Der Betrag wird während der Budgeterstellung eingetragen
• Von diesem Betrag werden die einzelnen Beträge der Engagements abgezogen
• Budgets können nicht überzogen werden.
• Beträge für ein Budget können jederzeit erhöht oder verringert werden

Budgets können entweder auf aktiv oder inaktiv gesetzt werden. Inaktive Budgets können nicht bebucht werden.

In Menüpunkt Budgets werden alle erstellten und zur Verfügung stehende Budgets aufgelistet. Sortiert ist die Liste nach dem Erstelldatum. Mit Informationen wie Typ, Bereichsnummer und Budgetjahr haben Sie einen groben Überblick Ihrer Budgets. Außerdem werden auch die Summen der jeweiligen Budgets angezeigt.

Angezeigt wird das Gesamt-Budget. Die weiteren Spalten zeigen die verwendete und die tatsächlich ausbezahlte Summe an. Die letzte Spalte zeigt an, welcher Budgetwert aktuell zur Verfügung steht und noch nicht verwendet wurde. Um die Verfügbarkeit des Budgets besser veranschaulichen zu können, wird die Farbe des zur Verfügung stehenden Budgetbetrags geändert:

• grün: Es stehen noch mehr als 20% des Gesamtbudgets zur Verfügung.
• gelb: Es stehen nur noch weniger als 20% des Gesamtbudgets zur Verfügung.
• rot: Das Budget ist ausgeschöpft und kann nicht weiter belastet werden.

Die Budgetliste kann jederzeit nach den vorhandenen Kriterien sortiert und gefiltert werden.

Um ein neues Budget anlegen zu können, drücken Sie in der Ansicht der Budgets auf den -Button, für das Erstellen eines neuen Budgets. Es wird eine Eingabemaske geöffnet, über die Sie das Budget definieren und erstellen können.

Titel: Geben Sie hier einen Namen für das Budget ein. * bezeichnet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt

Budget-Typ: Auswahl des Budgettyps. Beachten Sie bitte, dass es für verschiedene Förderungen auch verschiedene Budgettypen gibt. Die Auswahlliste ist individuell anpassbar. Im Standard ist diese Auswahl vorhanden:

• Normal: Allgemeingültiges Budget für soziale Engagements.
• Stiftung: Die Vergabe von Spenden aus einem Stiftungsbudget bedarf der Zustimmung des jeweiligen Stiftungsrats.
• Reinertrag/PS-Zweckertrag: Erlös aus der Lotterie. Das Budget muss wieder vollständig für gemeinnützige Zwecke ausgegeben werden.
• Sonderprojekte: Reserviert für Erweiterungen, die in Zusammenarbeit mit Ihrem Institut erarbeitet werden können. Beispiel: Sondersponsoring
• Negativ–Budget: Damit können über das Engagement negative Beträge gebucht werden, sodass der Budgetbetrag. Der Maximalwert beträgt 0. (für Negativ-Budgets ist eine Anpassung notwendig)
  

Aktiv: Eine Auswahl mit „Ja“ und „Nein“. Soll auf das Budget gebucht werden können, dann muss das Budget aktiviert sein. Sollte hier „Nein“ markiert sein, so kann vom Budget nicht gebucht werden. Das Budget ist somit deaktiviert und wird für Engagements nicht freigegeben.

Konto: Auswahl des eigenen Buchungskontos. Die Konten werden vorher in den Einstellungen hinterlegt.

Bereichsnummer: Hier kann eine Bereichsnummer ausgewählt werden. Diese kann unter den aktiven Budgets nur einmal verwendet werden! Eingestellt werden diese in dem Parameter/Felddefinition „SozEngOrgUnit“ (siehe 8.3)

Verantwortlicher: Hier wird der Verantwortliche des Budgets hinterlegt.

Budget Ziel: Ein optionales Feld für die Kategorisierung des Budgets. Abhängig von der Auswahl kann das Budget über das Feld: „Budget Ziel Region“ noch näher klassifiziert werden. Die Unterklassen werden über die Parameter/Felddefinition: „ProProjectBudgetTartget2“ definiert.

Abrechnungsjahr: Hier muss das Jahr ausgewählt werden, für das das Budget erstellt werden soll.

Geplant: Eine Auswahl mit „Ja“ und „Nein“. Standardmäßig ist die Auswahl auf „Nein“ gesetzt.

Kommentar: Im letzten Feld des Abschnitts „Allgemein“ können Kommentare zum Budget notiert werden.

Im Abschnitt Budget werden die Werte des Budgets angezeigt. Über die Schaltflächen ist es möglich den Budgetwert zu ändern oder die Historie Liste des Budgets anzuzeigen.

Gesamt: Zeigt den Gesamtwert des Budgets an

Verwendet: Zeigt an, welche Summe vom Gesamtwert verwendet wurde

Zur Verfügung: Der Budgetwert, der noch insgesamt zur Verfügung steht

Zur Verfügung in %: Der Budgetanteil, der noch zur Verfügung steht in Prozent.

Den Budgetwert legen Sie fest, indem Sie auf die blaue „Budgetwert“-Schaltfläche klicken. Es wird sich ein kleines Fenster öffnen:

Um den Budgetwert zu ändern, stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Aufstocken/Vermindern:
  Der Budgetwert wird mit dieser Auswahl durch den angegebenen Betrag aufgestockt oder vermindert. Bei Aufstockung wird der Betrag auf den ursprünglichen Wert summiert. Handelt es sich um eine Verminderung, so wird der Betrag vom ursprünglichen Wert abgezogen. Bei einer Verminderung wird ein Minus vor dem Betrag gesetzt.
• Absolut ändern:
  Mit dieser Auswahl können Sie dem Budget einen komplett neuen Wert vergeben. Hier wird keine Rücksicht auf den ursprünglichen Wert genommen. Der Betrag, den Sie eingeben, wird der neue Budgetwert. Bei Neuanlage des Budgets wird das Budget absolut geändert.
• Bei der Änderung des Budgetwertes ist die Angabe des Betrags und des Grundes verpflichtend (*). Diese werden in der Änderungshistorie des Budgetwerts festgehalten.

Über die grüne Historie ansehen Schaltfläche können Sie die Auflistung der Änderungen des Budgetwerts sehen, die über den Button Budgetwert getätigt wurden. Änderungen durch Engagements werden hier nicht angezeigt:

Engagements, die aus diesem Budget bebucht wurden, werden im Abschnitt Engagement aufgelistet. Der Engagementtitel ist verlinkt auf das entsprechende Engagement.

Die Engagementansicht erreichen Sie unter dem Menüpunkt „Sponsoring“ → „Engagements“. In der Ansicht werden alle erstellten Engagements aufgelistet. Sortiert ist die Liste nach dem Erstelldatum. Die Liste der Engagements kann gefiltert und auf unterschiedliche Kriterien sortiert werden. Über exportieren kann die Engagementliste in eine Exceldatei exportiert werden.

Generell werden soziale Engagements in folgende 5 Arten unterschieden:

• Spende: Einfache Spende des Instituts an soziale Organisationen
• Sponsoring: Förderung von Organisationen für eine Gegenleistung
• Stiftung: Förderung von Personen oder Institutionen aus den Erträgen eines Stiftungsvermögens
• Reinertrag bzw. PS-Zweckertrag: Engagements für Spenden aus Gewinnsparen
• Sonstiges: Alle Engagements die von den bisherigen Kategorien noch nicht abgedeckt sind

Jedes Engagement ist immer einer dieser Typen zuzuordnen.

Um ein neues Engagement zu erstellen, drücken Sie in der Engagementübersicht auf das -Button. Es wird eine Eingabemaske geöffnet, über die Sie das Engagement definieren und erstellen können.

Generell werden alle Werte manuell eintragen. Achten Sie darauf, dass alle Werte korrekt eingetragen werden.

Im ersten Abschnitt, Allgemein, wird die Zuordnung des Engagements zu einer Organisation und ggf. einem Kontakten gemacht. Drücken Sie auf die blaue Schaltfläche Organisation zuordnen um die Liste der Organisationen zu öffnen. Setzen einen Haken vor die entsprechende Organisation, die dem Engagement zugewiesen werden soll.

Sollte noch ein Kontakt auf das Engagement zugewiesen werden, so drücken Sie auf die Schaltfläche Kontakt zuordnen. Den gleichen Prozess führen Sie auch hier durch.

Bitte beachten Sie, dass zumindest eine Organisation ausgewählt werden muss, um ein Engagement erstellen zu können. Ist ein Engagement mehreren Organisationen zuzuweisen (z.B. Spendenkampagnen mit mehreren Organisationen), so drücken Sie auf die Schaltfläche weitere Organisationen/Kontakte zuordnen.

Das Erstellen einer Organisation (im Standard Unternehmen) oder Kontakt wird im Kapitel Unternehmen und Kontakte beschrieben.

Relevante Daten werden im Abschnitt Engagement eingetragen.

• Titel: Der Titel des Engagements
• Nummer: eindeutige Engagement-Nummer. Dieses Feld wird automatisch nach dem Speichern ausgefüllt
• Bemerkung: Freitextfeld für Informationen, die nicht in anderen Felder festgehalten wer-den können
• Typ: Auswahl des Engagementtyps: Spende, Sponsoring, Stiftung, Reinertrag, Sonstiges
• Status: Das Feld wird automatisch mit „offen“ befüllt. Weitere Auswahlmöglichkeiten sind: Prüfen, In Arbeit (geprüft), Erledigt, Abgelehnt
• Bereichsnummer: Auswahl einer Bereichsnummer. Wird bei Budgetzuordnung automatisch gefüllt.
• Gesamtsumme: Die Gesamtsumme, die für das Engagement gebucht wurde. Automatisch: Wird anhand der erstellten Kostenpositionen berechnet und eingetragen.
• Zuwendungsbescheinigung: Wählen Sie Ja, wenn Sie eine Zuwendungs- oder Spendenbescheinigung erhalten haben
• Gemeinnütziger Zweck: Auswahl nach § 52 AO
• Themenbereich: Auswahl eines Themenbereichs.
• Bei Auswahl eines Themenbereichs öffnet sich das Feld Themenkategorie.
• Plan: Geben Sie hier an, ob das Engagement geplant oder nicht geplant ist.

Für Banken: Bei Auswahl des Typs Reinertrag erscheint ein weiteres Feld. In dieses Feld tragen Sie den Verwendungszweck des Engagements ein.

Hinweis: Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden.

Informationen oder Bemerkungen können im Abschnitt Weitere Informationen eingetragen werden. Auch Dateianhänge können hier direkt im Engagement abgelegt werden.

Ein Engagement kann auch mehrmals im Jahr vorkommen und somit wiederkehrend sein. Um die Arbeit für die Erstellung eines weiteren Engagements zu ersparen, gibt es hier die Möglichkeit, das erstellte Engagement automatisch zu kopieren.

Unter Angabe der Buchungsdaten, die für die kopierten Engagements gelten sollen, drücken Sie auf die Schaltfläche Wiederkehrende Engagements erzeugen. Somit wird dieses entsprechende Engagement für die eingegebenen Buchungsdaten erstellt. Die wiederkehrenden Engagements werden als einzelne Engagement ohne Abhängigkeit im System gespeichert.

In diesem Abschnitt erfolgt die Auswahl des Budgets, wovon der Betrag des Engagements gebucht werden soll. Um das Engagement zu buchen, wird zunächst ein Budget ausgewählt. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche „Budget zuordnen“. Es erscheint die Liste der aktiven Budgets.

Setzen einen Haken auf das Budget, das bebucht werden soll. Drücken Sie anschließend auf OK um das Budget zuzuordnen. Nach der Budgetzuordnung ist es nicht mehr möglich, das Budget zu ändern.

Durch die Auswahl des Budgets, wird auch das Feld Konto aus den Budgetdaten befüllt.

Nachdem das Budget ausgewählt wurde, werden der Betrag und der Zahlungstermin eingetragen. Über die grüne Schaltfläche Betrag buchen wird der gewünschte Betrag gebucht. Diese Schaltfläche wird erst dann angezeigt, sobald das Budget ausgewählt und das Engagement gespeichert wurde.

Parallel wird überprüft, ob der Betrag im Kompetenzbetrag des Users liegt. Wurde der Kompetenzbetrag überschritten, wird gemeldet, dass der Betrag über dem Kompetenzbetrag liegt und der Betrag nicht gebucht werden kann. An dieser Stelle wird eine Genehmigung benötigt. Dies gelingt Ihnen durch das Starten eines Genehmigungsworkflows.

Zu jeder Budget-Buchung, die ein Budget betreffen, wird ein Buchungssatz/Kostenposition vom System erstellt. So kann die Anwendung über das Spenden- und Sponsoring Management hinaus zur allgemeinen Budgetplanung und Verwaltung eingesetzt werden.

Eine Kostenposition wird zu dem Zeitpunkt erstellt, zu dem ein Budget belastet wird (i. d. R. wenn der Benutzer im Engagement die Schaltfläche «Betrag buchen» oder «Betrag stornieren» aus-wählt). Über den Abschnitt: „Kostenpositionen“ werden alle Positionen (Buchungen und Stornierungen) zu dem Engagement angezeigt.

Die Kostenposition kann z. B. zur Steuerung des Zahlungsflusses oder Erstellung einer SEPA Datei verwendet werden. In einer Kostenposition können beispielsweise Konten oder Kostenstellen hinterlegt werden.

Mit einem Klick auf die Kostenposition öffnet sich eine detailliertere Ansicht. Mit der Kostenposition kann eine SEPA-Überweisungsdatei erstellt werden.

Die genannten Kostenpositions-Datensätze können als SEPA-XML-Datei zur Aufführung der Zahlungen verwendet werden. Der Dateiname der SEPA-XML Datei enthält einen Zeitstempel/MessageID zur eindeutigen Identifizierung. In einer Datei wird nur eine «PaymentInformation» erstellt.

Achtung: Pro Kostenposition kann nur eine Datei mit einer Einzelterminüberweisung erstellt werden, die manuell an die Buchhaltung weitergegeben werden wird. Mit einer Erweiterung in der Anwendung ist es möglich, weitere SEPA Dateien für eine Kostenposition zu erstellen.

Die SEPA Dateien werden generell in das lokale Laufwerk heruntergeladen. Vom User wird die Datei in das Verzeichnis gelegt, das von der Buchhaltung abgearbeitet wird. Nach der Verarbeitung muss aber sichergestellt sein, dass die SEPA-Datei wieder aus dem Bereitstellungsverzeichnis gelöscht wird. Eine Schnittstelle zum Zahlungssystem ist möglich!

Um eine SEPA-Überweisungsdatei zu erzeugen, gehen Sie bitte auf den Abschnitt Kostenpositionen des entsprechenden Engagements. Öffnen Sie die Kostenposition, von der die SEPA-Datei erstellt werden soll. Die Kostenposition enthält alle wichtigen Überweisungsdaten. Überprüfen Sie alle Daten, bevor die Datei erstellt werden soll. In der Kostenposition wird die Möglichkeit gegeben, einige Daten zu bearbeiten.
Die bearbeitbaren Felder sind folgende:

• Zahlungstermin
• Buchungstermin
• Verwendungszweck
• IBAN des Empfängers
• BIC des Empfängers

In der oberen Werkzeugleiste finden Sie den Button [SEPA]. Drücken Sie auf diese Schaltfläche, um hier die Überweisungsträgerdaten zu erzeugen.

Nun wird eine SEPA-XML-Datei heruntergeladen.

Die Ressourcenplanung ermöglicht, physische Ressourcen, wie z. B. Fahnen oder Werbebanner, zu planen und zu reservieren. Hierfür wird der Navigationspunkt Ressourcenplanung genutzt. Im Unterpunkt Ressourcen werden sie angelegt und können anschließend im Engagement verwendet werden.

Im Navigationspunkt Ressourcenplanung werden alle gebuchten Ressourcen aufgeführt inklusive des Zeitraums und Engagements.

Mitarbeiter, die eine Kompetenzgrenze haben und die Genehmigung anderer User benötigen, wird ein Workflow eingerichtet. Workflows werden in den Einstellungen definiert und eingerichtet. Das entsprechende Workflow wird dann im Engagement gestartet.

Prinzipiell bestehen zwei Workflowtypen. Die Genehmigungs- und die Bearbeitungsworkflow. Ein Workflow kann mehrere Prozessschritte beinhalten, die durch Bedingungen und Kriterien durchlaufen werden.

Wird ein Workflow im Engagement gestartet, so bleibt das Engagement solange für die Bearbeitung gesperrt, bis der Workflow beendet ist. Es kann zu einer Zeit nur ein Workflow an einem Engagement aktiv sein. Ist ein Workflow komplett durchlaufen, wird die Bearbeitung wieder freigegeben und der User kann weitere Schritte im Dokument vornehmen.

Mehr über Workflows hier.