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Anfragen bearbeiten
Sie erhalten einen Anruf. Ein Interessent möchte Informationsmaterial von Ihnen erhalten. Ein Angebot muss erstellt werden. Das alles soll von mehreren Personen bearbeitet werden und nichts soll in Vergessenheit geraten. Lesen Sie hier, wie sich eine Anfrage an Ihren Vertrieb zielführend bearbeiten lässt:
- Aufgabe erstellen
In unserem Szenario gehen wir davon aus, dass Unternehmen und Kontakt bereits angelegt sind. Wie das geht erfahren Sie hier.
Aufgabe in Kalender integrieren
Alle Aufgaben aus dem CRM-System lassen sich per Mausklick in den persönlichen Kalender aufnehmen. Ist der Kalender der im CRM-System integrierte, geht das wirklich mit nur einem Klick. Sie können alternativ Ihren bisherigen Kalender weiternutzen. Dabei stellt Ihnen das CRM-System beim Klick eine ICS-Datei bereit. Sie können diese ICS-Datei in Ihren Kalender (Outlook, Google …) importieren. Welche Möglichkeit Sie nutzen könnnen, hängt davon ab, wie es für Sie konfiguriert wurde.
Drücken Sie in der linken Navigation auf Aufgaben und setzen Sie dann einen Filter um die Aufgabe zu finden. In unserem Beispiel haben wir nach Bearbeiter = Lea Müller und Status = offen gefiltert und finden so auch schnell die offen Aufgabe, die im Kalender gespeichert werden soll.
Drücken Sie auf den Titel der Aufgabe und anschließend auf das Bearbeiten-Icon in der oberen Werkzeugleiste. Öffnen Sie den Abschnitt Bearbeitung, setzen das Wiedervorlagedatum auf den richten Wert und drücken den Button Kalendereintrag.
1. Möglichkeit – integrierter Kalender
Bestätigen Sie den zu erstellenden Kalendereintrag mit Datum und Uhrzeit oder nehmen Sie Änderungen vor. Drücken Sie auf den OK-Button.
Der Kalendereintrag wurde im integrierten Kalender (persönlicher Kalender des Benutzers im CRM-System) erstellt. Über den Button Kalendereintrag löschen kann er direkt in der Aufgabe wieder gelöscht werden.
2. Möglichkeit – Import in Ihren vorhandenen Kalender
Text
Aufgabe aus einem Kalendereintrag öffnen
Sie haben bereits eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Kalender (integriert oder eigenes Kalender-System wie Outlook oder Google Kalender) gespeichert. Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Aufgabe und drücken auf Öffnen um die Aufgabe direkt im CRM-System zu öffnen und zu bearbeiten.
Aufgabe über das Dashboard öffnen
Auf dem Dashboard sehen Sie alle Ihre offenen Aufgaben im Abschnitt Meine offenen Aufgaben. Über die Radio-Button-Auswahl Heute / alle offenen können Sie die angezeigte Anzahl einschränken oder erweitern. Über die Radio-Button-Auswahl Fälligkeitsdatum / Wiedervorlagedatum können Sie die angezeigten Aufgaben sortieren. Offene Aufgaben deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden immer angezeigt. Der Titel von überfälligen Aufgaben wird rot angezeigt.
Angebot erstellen
Die zuvor in der Aufgabe gewählte Mitarbeiterin erhält per Mail eine Info-Mail mit einem Link direkt zur Aufgabe. Sie kann jetzt mit den Hinweisen zur Aufgabe und den Informationen aus der Telefonnotiz, die in der Aufgabe als Quelldokument verknüpft sind, das Angebot erstellen.
- Infomail-Link drücken
- Aufgabe öffnet sich. Hinweise zur Aufgabe lesen
- Link zum Quelldokument drücken
- Telefonnotiz lesen
- Link zum Kontakt drücken
- Sie befinden Sich jetzt im Kontaktdatensatz. Drücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann … → Angebot. Das Angebot wird so direkt mit dem Kontakt verknüpft.
- Geben Sie dem Angebot eine Bezeichnung und wählen Sie den Angebotstyp aus.
- Drücken Sie anschließend auf das Speichern-Icon. Erst mit einem gespeicherten Angebot können Sie fortfahren und Positionen hinzufügen.
- Über den Abschnitt Positionen können Sie nach dem erstmaligen Speichern des Angebots Positionen hinzufügen. Wählen Sie dazu Artikel / Dienstleistungen aus dem Produktkatalog über den Button Mehre Positionen hinzufügen, legen Sie Positionen manuell an über den Button Neue Artikelposition oder kopieren Sie alle Positionen aus einem bestehenden Angebot Position kopieren von.
- Im Abschnitt Kontakte verknüpfen Sie das Angebot mit Kontakten oder Unternehmen. Neben der automatischen Zuordnung zum Hauptkontakt hinterlegen Sie hier den Betreuer und weitere interne Ansprechpartner. Außerdem können Sie sonstige externe Ansprechpartner hinterlegen mit denen das Angebot ebenso verknüpft werden soll.
Der Abschnitt Anschreiben enthält das Anschreiben zum Angebot. Hier wird das Unternehmen und der Absender automatisch als Empfängeradresse eingetragen. Absender ist Lea Müller, weil sie das Angebot für den Kunden erstellt hat. Lea Müller unterschreibt den Brief links. Das Feld Absender rechts kann genutzt werden, wenn eine zweite Unterschrift auf das Angebot soll. Dabei gilt: Der ranghöhere unterschreibt links!
Im Abschnitt Anlagentext können Sie weitere Bedingungen oder Informationen speichern.
Angebot speichern / drucken
Angebot per E-Mail versenden
Drücken Sie dazu im geöffneten Angebot in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon Als PDF senden.
Prüfen Sie jetzt die einzelnen Abschnitte der Mail. Beginnen Sie beim Abschnitt Allgemein. Dort sehen Sie die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt sowie den Titel, der automatisch aus dem Angebot übernommen wurde.
Im Abschnitt Ablage sehen Sie die automatische Zuordnung der E-Mail zum Angebot. Hier können Sie weitere Zuordnungen vornehmen.
Im Abschnitt Inhalt werden die Felder An, Betreff bereits aus dem Angebot übernommen. Auch die Anrede wird automatisch eingefügt. Haben Sie beim Kontakt eine persönliche Anrede gespeichert, wird diese verwendet (z. B. Hallo Johannes). Für alle anderen Mitarbeiter gilt weiterhin Sehr geehrter Herr Kaut.
Unter dem Feld Inhalt befindet sich das Feld Absender. Die Informationen werden für jeden Mitarbeiter personalisiert angezeigt und kommen aus der Mitarbeiterverwaltung sowie aus den Standortinformationen.
Das eigentliche Angebot befindet sich als PDF-Anhang im Abschnitt Dateianhänge.
Zum Versenden der E-Mail drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Papierflieger-Icon.
Aufgabe bearbeiten und abschließen
Nachdem das Angebot erstellt ist und die E-Mail mit den Informationen an den Kunden gesendet wurde, gehen wir zurück zur Aufgabe. Ein möglicher Weg dorthin ist dieser: Drücken Sie in der linken Navigation auf Kontakte, suchen Sie über den Filter nach Nachname kaut und drücken dann beim Kontakt Kaut auf den Link Übersicht.
In der Übersicht sehen Sie alle Informationen zum Kontakt Kaut und zum Unternehmen DOCHOUSE GmbH. Ganz oben können Sie über die Radio-Buttons umschalten.
Wählen Sie nun im Abschnitt Aufgaben die Aufgabe Dokument: Angebot für Kunde aus.
Drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Bearbeiten-Icon.
Ändern Sie jetzt im Abschnitt Bearbeitung den Status auf Erledigt und tragen im Feld Hinweis / Ergebnis das Ergebnis als kurzen Vermerk ein. Drücken Sie anschließend oben in der Werkzeugleiste auf das Icon Speichern & Schließen.