Wenn oft das Gleiche an immer wieder verschiedene Empfänger versendet werden soll, können Sie sich Vorlagen erstellen und diese z. B. für den Versand einer E-Mail nutzen.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Marketing und anschließend auf Vorlagen.

Betätigen Sie den -Button in der oberen Werkzeugleiste, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Eine Vorlage besteht aus folgenden Abschnitten:

Im Abschnitt Allgemein geben Sie der Vorlage eine Bezeichnung. Unter dieser Bezeichnung können Sie später nach der Vorlage suchen. Als Basismaske wählen Sie in diesem Beispiel EMail, ebenso als Typ. Unter angezeigter Titel geben Sie den Text ein, den eine erstellte E-Mail als Titel im CRM-System bekommen soll. Das ist der interne Titel. Den Betreff für die E-Mail geben Sie weiter unten ein.

Im Abschnitt Absenderangaben legen Sie das Senderformat fest und bestimmen die Benutzerangaben (wer schreibt die E-Mail, und wer steht in der Signatur). Sie können in der Vorlage den aktuellen Benutzer auswählen oder eine feste Vorgabe.

Im Abschnitt Ablage legen Sie die Ablageoptionen für die E-Mail fest, die aus der Vorlage erstellt wird. Unter dem Punkt Ordner wird die neue E-Mail aus dieser Vorlage bereits den Ordnern KIM und Schriftverkehr zugeordnet sein. Die Aufbewahrungsfrist ist auf 720 Tage festgelegt. Danach wir das Dokument archiviert. Der Punkt Leser definiert die leseberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen. Der Punkt Bearbeiter definiert die bearbeitungsberechtigten internen Personen die Zugriff auf die aus der Vorlage erstellte E-Mail erhalten sollen.

Im Abschnitt Inhalte tragen Sie den Betreff und den Inhalt Ihrer E-Mail ein. Diese Bereiche entsprechen den Feldern Betreff und Inhalt die Sie von klassischen E-Mail-Clients oder Web-Mailern kennen.

Im Abschnitt Anhänge tragen Sie Anhänge ein. Das sind formatierte Textpassagen, die unterhalb der Grußformel angezeigt werden. Der Klassiker hierfür wäre das PS. …

Der Abschnitt Dateianhänge enthält alle Anlagen zur E-Mail

Im Abschnitt Zugriff legen Sie fest, wer diese Vorlage lesen (also sehen) darf und wer diese Vorlage bearbeiten darf. Der Stern (*) symbolisiert Lese- und Bearbeitungsrecht für alle Benutzer.

Zuletzt speichern Sie die Vorlage über das Speichern-Icon in der oberen Werkzeugleiste ab.

Wählen Sie in der linken Navigation Kontakte und filtern sie über die Filterfunktion nach Ihrem Kontakt.

Öffnen Sie den Kontakt mit Drücken auf den Nachnamen. Wählen Sie anschließend in der oberen Werkzeugleiste über das …-Icon den Menüpunkt Vorlage auswählen.

Um die Ergebnisse in den Vorlagen einzuschränken können Sie die Suche in der Maske nutzen. Im Beispiel suchen wir nach Informationen und erhalten dadurch 3 Treffer. Wählen Sie die gewünschte Vorlage über die Checkbox aus und drücken Sie OK.

Prüfen Sie jetzt die neue E-Mail, die aus der Vorlage heraus erstellt wurde. Stimmt die Zuordnung von Unternehmen und Kontakt im Abschnitt Allgemein?

Sind im Abschnitt Ablage die richtigen Ordner bereits gesetzt?

Enthält der Abschnitt Inhalt E-Mail-Adresse, Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel und Anlagentext in korrekter personalisierter Form?

Ist im Abschnitt Dateianhänge die aus der Vorlage vorbelegte PDF-Datei gespeichert?

Und stimmt der Zugriff auf die E-Mail mit Leser und Bearbeiter?

Wenn alles korrekt ist, drücken Sie auf den Senden-Button und die E-Mail wird abgesendet.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Verträge und anschließend auf Vertragsvorlagen.

Betätigen Sie den -Button in der oberen Werkzeugleiste, um eine neue Vorlage zu erstellen.

In der neuen Maske geben Sie zuerst den Namen der Vorlage ein. Anschließend können Sie über den -Button im Abschnitt Felder neue dynamische Felder hinzufügen.

In diesem Dialog können Sie den Anzeigenamen, den tatsächlichen Feldnamen und die Art des Feldes festlegen. Der Feldname sollte hier möglichst eindeutig sein um Speicherkonflikte zu vermeiden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem „OK“-Button.

Nun ist das Feld in der Liste eingetragen. Hier können Sie das Feld nochmals Bearbeiten oder Löschen.

Wiederholen Sie Das für alle weiteren Felder, die Sie benötigen und speichern Sie die Vorlage mit dem „Speichern“-Button in der oberen Werkzeugleiste. Für Felder, die ein Dialog-, Checkbox- oder Optionsfeld verwenden, muss ein Parameter mit dem selben Titel wie der tatsächliche Feldname. Nun können Sie die Vorlage verwenden.

Um eine neue Vorlage anzulegen, wählen Sie über die Navigation den Eintrag Vorgänge und die darunterliegende Ansicht Vorgangsvorlagen. Hier finden Sie alle Vorlagen und können über den -Button weitere anlegen. Falls Sie noch alte Vorlagen haben und ein Update durchgeführt haben, werden die Werte aus den zuvor verwendeten Parametern in die neuen Vorlagenmaske übernommen.

Nachdem betätigen des -Buttons werden Sie auf eine neue Maske weitergeleitet. Hier sehen Sie ein ausgefülltes Beispiel:

Im ersten Abschnitt können Sie Titel der Vorlage, Typ und die Benachrichtigungsweise festlegen.

Im Abschnitt Eckdaten Vorlage können Sie über den -Button neue dynamische Felder erstellen. Diese werden dann in einem Vorgang unter dem Abschnitt Eckdaten erzeugt. Für Felder die zum Beispiel einen Dialog oder ein Optionsfeld nutzen, müssen noch Parameter mit dem Werten des Felders erstellt werden. Diese müssen den gleichen Titel haben wie der tatsächliche Feldname. Außerdem können Sie angeben ob dieses Feld ein Pflichtfeld ist oder ob es nur lesbar sein soll. Alle Felder können Sie über die Button neben den Einträge nachträglich bearbeiten oder löschen.

Der Abschnitt Beteiligte Vorlage lässt Sie angeben was für Personen an diesem Vorgang teilhaben werden. Die funktionsweise ist gleich wie im Abschnitt Eckdaten Vorlage.

Ablauf ist der letzte Abschnitt der Vorlage und lässt Sie die einzelnen Vorgangsschritte anlegen. hier wird eine neue Maske geöffnet und Sie können dort dem Vorgangsschritt einen Titel, einen Index, den Verantwortlichen und eine detaillierte Beschreibung angeben. Der Verantwortliche wird über das Benachrichtigungsmuster benachrichtigt, dass ein Vorgangsschritt seine Aufmerksamkeit benötig und die Beschreibung erklärt, was genau der Verantwortliche zu tun hat.

Gehen Sie nochmal alle Abschnitte durch und betätigen Sie dann den -Button um die Vorlage zu speichern. Nun können Sie sie verwenden. Falls Sie die Vorlage ändern werden die Änderungen nur bei danach erstellten Vorgängen übernommen.