Über das Menü-Icon „Tickets Maileingang“ im linken Menübaum gelangen Sie in den Tickets Maileingang, falls Sie als Ticketbearbeiter im Benutzerprofil eingetragen sind. Ebenfalls wird eine Tickets Lizenz benötigt. Die Mails in DOCHOUSE 4 werden per imap von Ihrem Tickets Mailkonto abgeholt und dort angezeigt. Die Mails aus Ihrem Ordner „Eingang“ aus Ihrem Tickets Mailsystem werden in den DOCHOUSE 4 Tickets Maileingang gespiegelt und liegen dort dann in selber Reihenfolge vor, wie sie auch in Ihrem Mailsystem vorliegen.

In DOCHOUSE 4 können Sie dann entscheiden, was Sie mit der Mail machen. Kommt die Mail von extern oder intern? Gibt es hierzu schon ein Ticket? Können Sie die zwei Fragen mit „Ja“ beantworten, so sollte die Mail in DOCHOUSE 4 zum bereits erstellten Ticket abgelegt werden. Wenn eine der beiden Fragen nicht mit „Ja“ beantwortet werden kann so muss ein neues Ticket erstellt werden. Ebenso wenn die Mail von einem Kollegen kommt und ein Fehler oder eine Anforderung gemeldet wird, kann diese im DOCHOUSE 4 abgelegt werden.

Zum Umgang mit der Mailablage haben wir auch eine hilfreiche Eselsbrücke für Sie: Die goldene DOCHOUSE Regel! „Alles was von Extern kommt, alles was an Extern geht!“ gehört in DOCHOUSE.

Wenn Sie auf das Menü-Icon „Tickets Maileingang“ klicken, so sehen sie alle Ihre eingegangenen Mails:

Es gibt 2 Möglichkeiten was mit einem Ticket passieren kann, entweder man ordnet das Ticket einem bereits erstellen zu oder es muss ein neues erstellt werden.

Wenn das Ticket bereits erstellt wurde können spätere Informationen an das Ticket angehängt werden undzwar über folgende Wege entweder über:

• den Kontakt
• die Ticketnummer

Die zweite Möglichkeit ist das Ticket als neues zu erstellen.

Im Tickts Maileingang sind sämtliche eingegangenen Mails (Nachrichten) aufgelistet. Diese können gefiltert werden nach:

• Wer (Absender)
• Betreff
• Datum

Um die Funktion des Filterns durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor: Jeweils rechts von den oben erwähnten Begriffen finden Sie in Ihrem Tickets Maileingang zwei Pfeilrichtungen (nach oben und nach unten). Durch Anklicken dieser Pfeile können Sie Ihre Mails nach Absender, Betreff oder nach Datum auf- oder absteigend sortieren.

So können Sie auch vorgehen, wenn Sie nach dem „Betreff“ oder nach dem „Datum“ der Mails filtern wollen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ticket Mails entsprechend zu ordnen. Wollen Sie z.B. einige Mails ungelesen löschen oder aus einem anderen Grund auswählen, dann markieren Sie die gewünschten Mails in den quadratischen Kästchen durch Anklicken und können diese z.B. durch den roten Button „Mails löschen“ gemeinsam löschen. Sollte Ihre getroffene Auswahl nicht bestehen bleiben und Sie wünschen erneut einige Mails auszusuchen, dann können Sie über den blauen Button „Auswahl zurücksetzen“ alle Häkchen wieder herausnehmen und Ihre Auswahl neu anklicken.

In der Funktionsleiste finden Sie auf der rechten Seite das Feld „Suchen“. Dies ermöglicht Ihnen, dass Sie bei der Eingabe von Stichworten oder Namen direkt alle dazu passenden Mails angezeigt werden.

Über die Funktion „Spalten“ können Sie auswählen, welche Spalten in Ihrem Maileingang angezeigt werden sollen. Hierzu klicken Sie auf den Button und markieren nur die gewünschten Bereiche. Dementsprechend erscheinen diese zukünftig auf der Starteseite Ihres Maileingangs. Sie können diese Auswahl jederzeit wieder verändern.

Durch Anklicken der entsprechenden Mail wird diese geöffnet und kann gelesen und bearbeitet (z.B. Antwort an den Absender, Ablage im DOCHOUSE 4, Löschen der Mail…) werden. Danach verbleiben alle Mails im Maileingang, sofern sie nicht gelöscht wurden. Alle ungelesenen Mails erscheinen fett gedruckt im Maileingang, nach dem Lesen sind sie in normaler Schrift sichtbar.

In der Liste der Maileingänge ist für Sie schnell ersichtlich, ob eine Mail einen Anhang hat oder nicht. Das erkennen Sie an den „Büroklammer“-Symbolen hinter dem Datum der Mail. Durch Öffnen der Mail gelangen Sie zu den beigefügten Anhängen und können diese separat öffnen und gegebenenfalls speichern.