Bevor ein Engagement erstellt werden kann, ist die Erstellung eines Budgets notwendig, auf welches das Engagement gebucht werden kann. Es können mehrere Budgets für verschiedene Zwecke eingerichtet werden. Ganz der Bank überlassen ist auch die Verwendung der Budgets ihnen überlassen. Für Budgets gilt folgendes:

• Ein Budget ist ein Etat zur Verwaltung von zu vergebenen Geldern
• Jedes Budget hat einen bestimmten Betrag zur Verfügung. Der Betrag wird während der Budgeterstellung eingetragen
• Von diesem Betrag werden die einzelnen Beträge der Engagements abgezogen
• Budgets können nicht überzogen werden.
• Beträge für ein Budget können jederzeit erhöht oder verringert werden

Budgets können entweder auf aktiv oder inaktiv gesetzt werden. Inaktive Budgets können nicht bebucht werden.

Um ein neues Budget zu erstellen, drücken Sie in der Ansicht der Budgets auf das +-Button, für das Erstellen eines neuen Budgets. Es wird eine Eingabemaske geöffnet, über die Sie das Budget definieren und erstellen können.

Titel: Geben Sie hier einen Namen für das Budget ein. * bezeichnet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt

Typ: Auswahl des Budgettyps. Beachten Sie bitte, dass es für verschiedene Förderungen auch verschiedene Budgettypen gibt. Die Auswahlliste ist individuell anpassbar. Im Standard ist diese Auswahl vorhanden:

• Normal: Allgemeingültiges Budget für soziale Engagements.
• Stiftung: Die Vergabe von Spenden aus einen Stiftungsbudget bedarf der Zustimmung des jeweiligen Stiftungsrats.
• Reinertrag: Erlös aus einer Lotterie. Das Budget muss wieder vollständig, für soziale Zwecke, ausgegeben werden.
• Sonderprojekte: Reserviert für Erweiterungen, die in Zusammenarbeit mit Ihrem Institut erarbeitet werden können. Beispiel: Sponsoring
• Negativ–Budget: Damit können über das Engagement negative Beträge gebucht werden, so dass der Budgetbetrag dann gegen 0 läuft. (für Negativ-Budgets ist eine Anpassung notwendig)
  

Budget aktiviert: Eine Auswahl mit „ja“ und „nein“. Soll auf das Budget gebucht werden können, dann muss das Budget aktiviert sein. Sollte hier „nein“ markiert sein, so kann vom Budget nicht gebucht werden. Das Budget ist somit deaktiviert.

Konto: Auswahl des eigenen Buchungskontos. Die Konten werden vorher in den Einstellungen hinterlegt.

Bereichsnummer: Hier kann eine Bereichsnummer ausgewählt werden. Diese kann, unter den aktiven Budgets, nur einmal verwendet werden! Eingestellt werden diese in dem Parameter/Felddefinition „SozEngOrgUnit“ (siehe 8.3)

Ziel: Ein optionales Feld für die Kategorisierung des Budgets. Abhängig von der Auswahl kann das Budget über das Feld: „Budget Ziel Region“ noch näher klassifiziert werden. Die Unterklassen werden über die Parameter/Felddefinition: „ProProjectBudgetTartget2“ definiert.

Jahr: Hier muss das Jahr ausgewählt werden, für das das Budget erstellt werden soll.

Kommentar: Im letzten Feld des Abschnitts „Allgemein“ können Kommentare zum Budget notiert werden.