Benutzer-Werkzeuge

Webseiten-Werkzeuge


kim:sponsoring:engagements

Engagements

Engagementtypen

Soziale Engagements gliedern sich zunächst in 5 Gruppen:

  • Spende: Einfache Spende des Instituts an soziale Organisationen
  • Sponsoring: Förderung von Organisationen für eine Gegenleistung
  • Stiftung: Förderung von Personen oder Institutionen aus den Erträgen eines Stiftungsvermögens
  • Reinertrag: Engagements für Spenden aus Gewinnsparen
  • Sonstiges: Alle Engagements die von den bisherigen Kategorien noch nicht abgedeckt sind

Jedes Engagement ist immer einer dieser Typen zuzuordnen.

Erstellen von Engagements

Um ein neues Engagement zu erstellen, drücken Sie in der Engagementübersicht auf das +-Button. Es wird eine Eingabemaske geöffnet, über die Sie das Engagement definieren und erstellen können.

Generell werden alle Werte manuell eintragen. Achten Sie darauf, dass alle Werte korrekt eingetragen werden.

Abschnitt: Allgemein

Im ersten Abschnitt, Allgemein, wird die Zuordnung des Engagements zu einer Organisation und ggf. einem Kontakten gemacht. Drücken Sie auf die blaue Schaltfläche Organisation zuordnen um die Liste der Organisationen zu öffnen. Setzen einen Haken vor die entsprechende Organisation, die dem Engagement zugewiesen werden soll.

Sollte noch ein Kontakt auf das Engagement zugewiesen werden, so drücken Sie auf die Schaltfläche Kontakt zuordnen. Den gleichen Prozess führen Sie auch hier durch.

Bitte beachten Sie, dass zumindest eine Organisation ausgewählt werden muss, um ein Engagement erstellen zu können. Ist ein Engagement mehreren Organisationen zuzuweisen (z.B. Spendenkampagnen mit mehreren Organisationen), so drücken Sie auf die Schaltfläche weitere Organisationen/Kontakte zuordnen.

Das Erstellen einer Organisation oder Kontakt wird im Kapitel Organisation beschrieben.

Abschnitt: Engagement

Relevante Daten werden im Abschnitt Engagement eingetragen.

  • Titel: Der Titel des Engagements
  • Nummer: eindeutige Engagement-Nummer. Dieses Feld wird automatisch nach dem Spei-chern ausgefüllt
  • Bemerkung: Freitextfeld für Informationen, die nicht in anderen Felder festgehalten wer-den können
  • Typ: Auswahl des Engagementtyps: Spende, Sponsoring, Stiftung, Reinertrag, Sonstiges
  • Status: Das Feld wird automatisch mit „offen“ befüllt. Weitere Auswahlmöglichkeiten sind: Prüfen, In Arbeit (geprüft), Erledigt, Abgelehnt
  • Bereichsnummer: Auswahl einer Bereichsnummer. Wird bei Budgetzuordnung automatisch gefüllt.
  • Gesamtsumme: Die Gesamtsumme, die für das Engagement gebucht wurde. Automatisch: Wird anhand der erstellten Kostenpositionen berechnet und eingetragen.
  • Zuwendungsbescheinigung: Wählen Sie Ja, wenn Sie eine Zuwendungs- oder Spendebescheinigung erhalten haben
  • Gemeinnütziger Zweck: Auswahl nach §52 AO
  • Themenbereich: Auswahl eines Themenbereichs.
  • Bei Auswahl eines Themenbereichs öffnet sich das Feld Themenkategorie.
  • Plan: Geben Sie hier an, ob das Engagement geplant oder nicht geplant ist.

Für Banken: Bei Auswahl des Typs Reinertrag erscheint ein weiteres Feld. In dieses Feld tragen Sie den Verwendungszweck des Engagements ein.

Hinweis: Mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden.

Informationen oder Bemerkungen können im Abschnitt Weitere Informationen eingetragen werden. Auch Dateianhänge können hier direkt im Engagement abgelegt werden.

Wiederkehrende Engagements

Ein Engagement kann auch mehrmals im Jahr vorkommen und somit wiederkehrend sein. Um die Arbeit für die Erstellung eines weiteren Engagements zu ersparen, gibt es hier die Möglichkeit, das erstellte Engagement automatisch zu kopieren.

Unter Angabe der Buchungsdaten, die für die kopierten Engagements gelten sollen, drücken Sie auf die Schaltfläche Wiederkehrende Engagements erzeugen. Somit wird dieses entsprechende Engagement für die eingegebene Buchungsdaten erstellt. Die wiederkehrenden Engagements werden als einzelne Engagement ohne Abhängigkeit im System gespeichert.

Betrag buchen oder stornieren

In diesem Abschnitt erfolgt die Auswahl des Budgets, wovon der Betrag des Engagements gebucht werden soll. Um das Engagement zu buchen, wird zunächst ein Budget ausgewählt. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche „Budget zuordnen“. Es erscheint die Liste der aktiven Budgets.

Setzen einen Haken auf das Budget, das bebucht werden soll. Drücken Sie anschließend auf OK um das Budget zuzuordnen. Nach der Budgetzuordnung ist es nicht mehr möglich, das Budget zu ändern.

Durch die Auswahl des Budgets, wird auch das Feld Konto aus den Budgetdaten befüllt.

Nachdem das Budget ausgewählt wurde, wird der Betrag und der Zahlungstermin eingetragen. Über die grüne Schaltfläche Betrag buchen, wird der gewünschte Betrag gebucht. Diese Schaltfläche wird erst dann angezeigt, sobald das Budget ausgewählt und das Engagement gespeichert wurde.

Parallel wird überprüft, ob der Betrag im Kompetenzbetrag des Users liegt. Wurde der Kompetenzbetrag überschritten, wird gemeldet, dass der Betrag über dem Kompetenzbetrag liegt und der Betrag nicht gebucht werden kann. An dieser Stelle wird eine Genehmigung benötigt. Dies gelingt Ihnen durch das Starten eines Genehmigungsworkflows.

kim/sponsoring/engagements.txt · Zuletzt geändert: 10.12.2021 07:31 von ilker