Ein Angebot, das ein Kunde am Telefon wünscht, wird von einem anderen Mitarbeiter erstellt. Dieser erhält dazu eine Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit einer Telefonnotiz verknüpft.

Sie befinden sich in einer Telefonnotiz. Drücken Sie oben in der Werkzeugleiste die drei Punkte und wählen dann … → Neue Aufgabe.

Die neue Aufgabe öffnet sich und ist direkt verknüpft. Im Abschnitt Zuordnung führt der Link Quelldokument direkt zur Telefonnotiz.

Der Abschnitt Aufgabe enthält die eigentlichen Informationen zur Aufgabe. Der Titel der Aufgabe wird automatisch aus der zugeordneten Telefonnotiz übernommen und kann jederzeit geändert oder ergänzt werden. Hinweis zur Aufgabe ist am Anfang leer und sollte von Ihnen mit Anweisungen für den Bearbeiter befüllt werden. Unter Bearbeiter wählen Sie die Person aus, an die die Aufgabe delegiert wird. Anfangs stehen Sie selbst als Bearbeiter im Feld Bearbeiter. Legen Sie das Zieldatum fest, damit der Bearbeiter weiß, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

Wenn Sie alle Daten in der Aufgabe erfasst haben drücken Sie auf das Icon Speichern und schließen. Zwischendurch oder weil Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, können Sie jederzeit auf das Icon Speichern drücken.

Achtung: Beim erstmaligen Speichern wird der Bearbeiter automatisch per Info-Mail über die Aufgabe informiert, wenn Sie nicht selbst der Bearbeiter sind. Wenn Sie vorhaben die Aufgabe vor dem Senden mehrmals zu speichern, weil es sich um einen umfangreicheren Aufgabeninhalt handelt, setzen Sie den Bearbeiter der Aufgabe erst vor dem letzten Speichern auf den tatsächlichen Bearbeiter.

Alle Aufgaben aus dem CRM-System lassen sich per Mausklick in den persönlichen Kalender aufnehmen. Ist der Kalender der im CRM-System integrierte, geht das wirklich mit nur einem Klick. Sie können alternativ Ihren bisherigen Kalender weiternutzen. Dabei stellt Ihnen das CRM-System beim Klick eine ICS-Datei bereit. Sie können diese ICS-Datei in Ihren Kalender (Outlook, Google …) importieren. Welche Möglichkeit Sie nutzen können, hängt davon ab, wie es für Sie konfiguriert wurde.

Drücken Sie in der linken Navigation auf Aufgaben und setzen Sie dann einen Filter, um die Aufgabe zu finden. In unserem Beispiel haben wir nach Bearbeiter = Lea Müller und Status = offen gefiltert und finden so auch schnell die offene Aufgabe die im Kalender gespeichert werden soll.

Drücken Sie auf den Titel der Aufgabe und anschließend auf das Bearbeiten-Icon in der oberen Werkzeugleiste. Öffnen Sie den Abschnitt Bearbeitung, setzen das Wiedervorlagedatum auf den richten Wert und drücken den Button Kalendereintrag.

Im Cockpit sehen Sie alle Ihre offenen Aufgaben im Abschnitt Meine Aufgaben. Offene Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden orange angezeigt.

Sie haben bereits eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Kalender (integriert oder eigenes Kalender-System wie Outlook oder Google Kalender) gespeichert. Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Aufgabe und drücken auf Öffnen um die Aufgabe direkt im CRM-System zu öffnen und zu bearbeiten.

Nachdem das Angebot erstellt ist und die E-Mail mit den Informationen an den Kunden gesendet wurde, gehen wir zurück zur Aufgabe. Ein möglicher Weg dorthin ist dieser: Drücken Sie in der linken Navigation auf Kontakte, suchen Sie über den Filter nach Nachname grumm und drücken dann beim Kontakt Grumm auf das Übersicht-Symbol.

In der Übersicht sehen Sie alle Informationen zum Kontakt Grumm. Ganz oben können Sie über die Radio-Buttons umschalten.

Wählen Sie nun im Abschnitt Aufgaben die Aufgabe Dokument: Angebot für Kunde aus.

Drücken Sie in der Werkzeugleiste auf das Bearbeiten-Icon.

Ändern Sie jetzt im Abschnitt Bearbeitung den Status auf Erledigt und tragen im Feld Hinweis / Ergebnis das Ergebnis als kurzen Vermerk ein. Drücken Sie anschließend oben in der Werkzeugleiste auf das Icon Speichern.

Nun kann man mit dem neuen Aufgabenmanagement mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten und diese schnell und einfach anderen Dokumenten zuordnen.

Um mehrere Aufgaben oder Notizen, also Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum oder Status, zu erstellen, wählen Sie einfach das -Icon und trennen Sie die einzelnen Titel mit einer neuen Zeile. Falls Sei die Dokumente über die Aufgaben-Ansicht erstellen, geben Sie noch ein Quelldokument an und bestätigen Ihre Eingabe.

Wenn Sie die Aufgaben über den Abschnitt in einem anderen Dokument erstellen, werden diese auch automatisch dem Dokument zugeordnet.

Über das -Icon können Sie eine oder mehrere Aufgaben, die schon vorher mal erstellt wurden, einem Dokument zuordnen. Diese werden dann über die Radiobutton alle, offen oder erledigt sortiert.

In der Aufgaben-Ansicht als auch in dem Abschnitt Zugeordnete Aufgaben können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, indem Sie einfach die entsprechenden Aufgaben über das Icon auswählen und dann das -Icon wählen.

Über den Dialog können Sie nun ausgewählte Felder bearbeiten.

Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem OK-Button.

Hinweis: die Aufgaben erhalten nach Bearbeitung alle den gleichen Wert im geänderten Feld. Wenn ein Feld nicht bearbeitet wird, werden die Werte auch nicht verändert.