Speziell zur Verbesserung der internen Kommunikation gibt es die Info-Mail. So können alle Mitarbeiter auf einfache und schnelle Art und Weise Kollegen auf bestimmte Dinge hinweisen. Informieren Sie etwa über eine in der Kundenakte abgespeicherte E-Mail. Die Information kommt bei Mitarbeitenden im Posteingang ihrer E-Mail-Programme als normale E-Mail an. Mit einem kurzen Vermerk im Stile von „Schau mal drüber“ und einem Link direkt zur E-Mail im System. Das Weiterleiten von E-Mails an Kollegen entfällt. Damit wird der Posteingang nicht so aufgebläht mit E-Mails und allem, was an einer Kundenmail sonst noch dran hängt. Eine weitere typische Situation: Einen Mitarbeitenden schnell und einfach über einen Anruf (Telefonnotiz) informieren.

Egal ob E-Mails, Telefonnotizen oder Dokumente, mit der Info-Mail informieren Sie alle an der Kommunikation beteiligten Personen besser. Beenden Sie die E-Mail-Flut. Setzen Sie auf die Info-Mail statt auf CC. Mit in Kopie gesetzten E-Mail-Empfängern werden Postfächer aufgebläht und Mitarbeiter mit E-Mails überschüttet. Mit der Info-Mail informieren Sie gezielt Ihre Kommunikations-Beteiligten.

Organisation und Technik im Mix

Dabei bringen klar geregelte Vorgehensweisen (organisatorisch) und das Senden lediglich einer Verknüpfung zu einem zentral gespeicherten Dokument (technisch) in Kombination entscheidende Vorteile. Durch Verschicken der Info-Mail erhält der Empfänger einen Link auf die im System abgelegte Kommunikation. Absprachen und Daten werden nicht mehr kopiert und weitergeleitet. Somit existiert jede E-Mail nur einmal an zentraler Stelle. Alle Beteiligten greifen immer auf das Original zu.

Die Vorteile sind klar

Es werden keine E-Mails doppelt und kreuz und quer verschickt. Die gesamte Kommunikation ist an einem Ort festgehalten. Und ändert sich etwas am Inhalt der Quelle, zeigt der Verweis sofort auf die aktuellen Inhalte. Die Info-Mail eignet sich hervorragend dazu Mitarbeitende kurz über Sachstände zu informieren.

Und so funktioniert es

Drücken Sie im geöffneten Dokument (E-Mail, Telefonnotiz, Besuchsbericht …) in einem Unternehmen oder einem Kontakt in der Werkzeugleiste auf das Info-Mail-Icon:

Füllen Sie anschließend die Maske aus. Im Feld Name tragen Sie dazu die E-Mail-Adressen des Empfängers ein. Es reicht auch, wenn Sie einfach losschreiben. Die ersten 3 Buchstaben von Vor- oder Nachname reichen aus. Dann erscheinen bereits Vorschläge aus Ihrem Mitarbeiterverzeichnis. Ergänzen Sie anschließend im Feld Nachricht Ihre persönliche Anmerkung zum Dokument und drücken Sie auf Info-Mail senden.

Über den Info-Mail-Link gelangt der interne Empfänger (alle Personen aus dem Mitarbeiter-Verzeichnis) direkt zu Unternehmen, Kontakt, Aufgabe, Dokument oder Vertriebsbelegen. Das Weiterleiten von E-Mails mit großen Dateianhängen kann so komplett entfallen.