Unter dem Modul Einstellungen im Abschnitt Einstellungen / Basis / Workflow / Workflowdefinitionen können Workflows erstellt und angepasst werden. Mit einem Klick auf das Pluszeichen wird ein neuer Workflow erstellt und kann nach Ihren Wünschen eingestellt werden.

Im Abschnitt Zugriff können Leser und Bearbeiter des Workflows festgelegt werden.

Nach erstmaligem Speichern können auch die einzelnen Workflowschritte mit einem Klick auf das Pluszeichen in der Bearbeitungsmaske erstellt werden.

Mit Hilfe des Bearbeiten-Button hinter dem erstellten Workflowschritt kann dieser bearbeitet werden.

In der Bearbeitungsmaske des erstellten Workflowschrittes kann bei der Auswahl Verantwortlicher zwischen

• Statisch (ein festgelegter Bearbeiter)
• Dynamisch (Betreuer der Adresse etc.)
• Auswahl (beliebig viele Bearbeiter)
• Manuell (Bearbeiter wird erst ausgewählt, sobald der Workflow aktiv wird)

ausgewählt werden, anschließend werden unter Name / Rolle die gewünschten Bearbeiter festgelegt.

Die Punkte PRE Bedingung, Verarbeitungsformel, Verarbeitungsformel (abgelehnt), Ergebnisfeld für Verarbeitungsformel sind für die Erstellung von Bedingungen und Formeln, diese sollten in der Regel nur von Powerusern und Administratoren erstellt werden.

Im Abschnitt Zugriff können Leser und Bearbeiter festgelegt werden.

Die Übersicht der Workflows kann mit einem Klick auf das Modul „Workflow“ angezeigt werden, dort sind alle Workflows aufgelistet.

Die Workflows sind nach folgendem Prinzip aufgelistet:

Name des Workflows / Workflowtyp / Bearbeiter / Aufgaben des Bearbeiters

Um einen Workflow zu starten muss ein bereits gespeichertes Dokument bearbeit werden, im Abschnitt Workflows kann anschließen der gewünschte Workflow ausgewählt werden. Der verantwortliche Mitarbeiter wird mit einer Infomail über den Start des Workflows informiert.

Der Workflow kann im Modul Workflow überwacht werden, es sind alle Bearbeiter, Aufgaben und der aktuelle Status jeder Aufgabe aufgelistet.