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kim:werkzeugleisten

Werkzeugleisten

Werkzeugleisten sind Icon-basiert und helfen bei der Bearbeitung von Dokumenten, Unternehmen, Kontakten, Aufgaben. Sie stellen immer die aktuell benötigten Funktionen bereit.

Werkzeugleisten gibt es in 2 Modi:

  • Lesen
  • Bearbeiten

Zwischen den beiden Modi wechselt man durch Klick auf das Bearbeiten- / Speichern-Icon

Vom Lese-Modus in den Bearbeiten-Modus gelangt man mit dem Bearbeiten-Icon

bearbeiten

So wechselt das Bearbeiten-Icon zu zwei Speicher-Icons:

  • Speichern & Schließen
  • Speichern

speichern & schließen

Öffnet man ein neues Dokument und möchte nicht speichern, kann man mit dem Zurück-Icon wieder aus dem Dokument heraus gelangen. Bei diesem Zurückspringen wird das Dokument nicht gespeichert.

zurück

Werkzeugleiste Unternehmen

Die Werkzeugleiste in der Übersicht der Unternehmen sieht so aus:

Werkzeugleiste Unternehmen in der Übersicht

Mit dem Plus-Icon erstellen Sie ein neues Unternehmen. Anmerkung: Innerhalb eines Unternehmens können Sie das Merkmal Einzelkontakt setzen. Sinnvoll ist das, wenn ein Unternehmen dauerhaft nur aus einem Kontakt besteht. Ansonsten können Sie innerhalb eines Unternehmens auch einen Kontakt anlegen:

Unternehmen hinzufügen

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Unternehmen einzelne Unternehmen aus. Mit dem Icon Verteilerliste zuordnen fügen Sie die Unternehmen einer zuvor angelegten Verteilerliste hinzu:

Verteilerliste zuordnen

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon gefilterte Unternehmen Verteilerliste zuordnen die gefilterten Unternehmen einer Verteilerliste zuordnen:

gefilterte Unternehmen Verteilerliste zuordnen

Das Icon Auswahl zurücksetzen entfernt die gesetzten Haken von allen Checkboxen:

Auswahl zurücksetzen

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Unternehmen einzelne Unternehmen aus. Mit dem Icon Gewählte Unternehmen löschen entfernen Sie diese. Nicht jeder Benutzer verfügt über Löschrechte:

Gewählte Unternehmen löschen

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Export

Die Werkzeugleiste innerhalb von einem Unternehmensdatensatz sieht so aus:

Werkzeugleiste Unternehmen im Lesemodus

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Unternehmen bearbeiten:

bearbeiten

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt das Unternehmen öffnen:

Info-Mail

Mit dem Favorit-Icon können Sie ein Unternehmen kennzeichnen, dass Sie öfters benötigen. Sie finden es so in der Ansicht der Unternehmen unter den Favoriten:

Zu Favoriten hinzufügen

Ein bereits als Favorit gekennzeichnetes Unternehmen hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Aus Favoriten entfernen

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Übersicht

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Übersicht

Beim Unternehmen sind dies:

  • Anlegen eines neuen Kontakts. Nur über diesen Weg können neue Kontakte angelegt werden. Alternativ können Sie auch ein Unternehmen als Einzelkontakt kennzeichnen.
  • Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). Diese Dokumente sind beim Anlegen automatisch mit dem Unternehmen verknüpft.
  • Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
  • Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Unternehmen verknüpft.
  • Erstellen von Vertriebsbelegen (Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein, Rechnung)

Werkzeugleiste Kontakt

Die Werkzeugleiste in der Übersicht der Kontakte sieht so aus:

Werkzeugleiste Kontakte in der Übersicht

Anmerkung: Kontakte können innerhalb eines Unternehmens angelegt werden. Unternehmen können auch das Merkmal Einzelkontakt erhalten. Sinnvoll ist das, wenn ein Unternehmen dauerhaft nur aus einem Kontakt besteht. Ansonsten können Sie innerhalb eines Unternehmens auch einen Kontakt anlegen.

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Kontakten einzelne Kontakte aus. Mit dem Icon Verteilerliste zuordnen fügen Sie die Kontakte einer zuvor angelegten Verteilerliste hinzu:

Verteilerliste zuordnen

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon gefilterte Kontakte Verteilerliste zuordnen die gefilterten Kontakte einer Verteilerliste zuordnen:

gefilterte Kontakte Verteilerliste zuordnen

Das Icon Auswahl zurücksetzen entfernt die gesetzten Haken von allen Checkboxen:

Auswahl zurücksetzen

Wählen Sie über die Checkboxen vor den Kontakten einzelne Kontakte aus. Mit dem Icon Gewählte Kontakte löschen entfernen Sie diese. Nicht jeder Benutzer verfügt über Löschrechte:

Gewählte Kontakte löschen

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Export

Die Werkzeugleiste innerhalb von einem Kontaktdatensatz sieht so aus:

Werkzeugleiste Kontakt im Lesemodus

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie den Kontakt bearbeiten:

bearbeiten

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt den Kontakt öffnen:

Info-Mail

Mit dem Favorit-Icon können Sie einen Kontakt kennzeichnen, den Sie öfters benötigen. Sie finden ihn so in der Ansicht der Kontakte unter den Favoriten:

Zu Favoriten hinzufügen

Ein bereits als Favorit gekennzeichneter Kontakt hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Aus Favoriten entfernen

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum Kontakt an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Übersicht

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Übersicht

Beim Kontakt sind dies:

  • Kontakt umhängen.
  • Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). Diese Dokumente sind beim Anlegen automatisch mit dem Unternehmen verknüpft.
  • Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
  • Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Unternehmen verknüpft.
  • Erstellen von Vertriebsbelegen (Opportunity, Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein, Rechnung)

Werkzeugleiste Aufgabe

Die Werkzeugleiste in der Übersicht der Aufgaben sieht so aus:

Werkzeugleiste Übersicht Aufgaben

Erstellen einer neuen Aufgabe erfolgt über das Plus-Icon:

Neue Aufgabe erstellen

Über das Löschen-Icon können Sie eine Aufgabe löschen. Nicht jeder Benutzer verfügt über die notwendige Berechtigung:

Aufgabe löschen

Markieren Sie mehrere Aufgaben und vergeben Sie für diese ein neues Wiedervorlagedatum:

Wiedervorlagedatum ändern

Exportieren Sie die Aufgaben als CSV-Datei:

Export

Die Werkzeugleiste innerhalb von einem Aufgabendatensatz sieht so aus:

Werkzeugleiste Aufgabe im Lesemodus

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie die Aufgabe bearbeiten:

bearbeiten

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt die Aufgabe öffnen:

Info-Mail

Mit dem Favorit-Icon können Sie eine Aufgabe kennzeichnen, die Sie öfters benötigen. Sie finden sie so in der Ansicht der Aufgaben unter den Favoriten:

Zu Favoriten hinzufügen

Eine bereits als Favorit gekennzeichnete Aufgabe hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Aus Favoriten entfernen

Werkzeugleiste Dokumente

Die Werkzeugleiste in der Übersicht der Dokumente sieht so aus:

Werkzeugleiste Dokumente Übersicht

Anmerkung:Dokumente werden grundsätzlich zu Unternehmen oder Kontakten erstellt. Dafür gibt es in Unternehmen und Kontakten die Möglichkeit.

Ein bestehendes Dokument kann über das Kopieren-Icon kopiert werden:

Kopieren

Mit dem Löschen-Icon können Dokumente gelöscht werden. Nicht alle Benutzer verfügen über diese Berechtigung:

Datensatz löschen

Über das Export-Icon stoßen Sie einen Export als CSV-Datei an. Damit können Sie die Dokumentenstruktur exportieren:

Export

Die Werkzeugleiste innerhalb von einem Dokumentendatensatz sieht so aus:

Werkzeugleiste Dokumente im Lesemodus am Beispiel des Dokumententyps E-Mail.|

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Dokument bearbeiten:

bearbeiten

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Mit dem Als-PDF-speichern-Icon können Sie das Dokument in eine PDF-Datei speichern. Dabei wird auf eine PDF-Vorlage zurückgegriffen, die Ihr Unternehmenslogo enthält. Über die Konfiguration können Sie diese Vorlage hinterlegen.

PDF-Download

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt das Dokument öffnen:

Info-Mail

Mit dem Kopieren-Icon können Sie eine Kopie des Dokumentes erstellen.

kopieren

Mit dem Drucken-Icon können Sie das geöffnete Dokument mit den Funktionen des Webbrowsers drucken. Dabei öffnet sich eine zusätzliche Webbrowser-Seite mit weißem Hintergrund. Drücken Sie anschließend STRG + P um die Seite zu drucken. Zuvor können sie in den Einstellungen des Webbrowsers Druckränder und Kopf- bzw. Fußzeileneinstellungen vornehmen, damit der Ausdruck für Sie passend erstellt wird:

drucken

Mit dem Senden-Icon (gibt es nur beim Dokumententyp ausgehende E-Mail) versenden Sie eine zuvor erstellte E-Mail. Der Zeitpunkt des Sendens wird mit Datum und Uhrzeit im Dokument festgehalten:

senden

Mit dem Favorit-Icon können Sie ein Dokument kennzeichnen, dass Sie öfters benötigen. Sie finden es so in der Ansicht der Dokumente unter den Favoriten. Beim Dokumententyp Kontaktbericht können Sie die Agendapunkte eines Kontaktberichts nicht als Favoriten kennzeichnen. Hier ist nur die kennzeichnung des übergeordneten Kontaktberichts möglich:

Zu Favoriten hinzufügen

Ein bereits als Favorit gekennzeichnetes Dokument hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Aus Favoriten entfernen

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Übersicht

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Übersicht

Bei Dokumenten sind dies:

  • Weiterleiten, nur aus- und eingehende E-Mail (Dokumententypen: EMail und Maileingang)
  • Antworten, nur eingehende E-Mail (Dokumententyp: Maileingang)
  • Antworten an alle, nur eingehende E-Mail (Dokumententyp: Maileingang)
  • Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz).
  • Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
  • Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Dokument verknüpft.

Werkzeugleiste Vertrieb

In den Vertriebsbelegen sieht die Werkzeugleiste so aus:

Werkzeugleiste Vertriebsbeleg im Lesemodus

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie das Dokument bearbeiten:

bearbeiten

Steht das Dokument im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Mit dem Als-PDF-speichern-Icon können Sie den Vertriebsbeleg in eine PDF-Datei speichern. Dabei wird auf eine PDF-Vorlage zurückgegriffen, die Ihr Unternehmenslogo enthält. Über die Konfiguration können Sie diese Vorlage hinterlegen:

PDF-Download

Mit dem Als-PDF-senden-Icon erstellen Sie eine ausgehende E-Mail (Dokumententyp: EMail). Die E-Mail enthält Ihren Vertriebsbeleg (Preisinformation, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift) als Anlage:

Als PDF senden

Mit dem Kopieren-Icon können Sie eine Kopie des Vertriebsbelegs erstellen:

kopieren

Mit dem Info-Mail-Icon können Sie eine Info-Mail an andere Benutzer senden. Diese erhalten so in ihrem Postfach nur noch einen Link und können über diesen Link direkt den Vertriebsbeleg öffnen:

Info-Mail

Mit dem Favorit-Icon können Sie den Vertriebsbeleg kennzeichnen, den Sie öfters benötigen. Sie finden ihn so in der Ansicht der Vertriebsbelege unter den Favoriten:

Zu Favoriten hinzufügen

Ein bereits als Favorit gekennzeichneter Vertriebsbeleg hat einen ausgefüllten Stern als Favorit-Icon:

Aus Favoriten entfernen

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Übersicht

Das Überführen-Icon bringt einen Vertriebsbeleg in die nächste Stufe. So können Sie ein Angebot ganz einfach überführen in eine Auftragsbestätigung oder Rechnung. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten und es wird ein direkter Bezug hergestellt.

überführen

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Übersicht

Bei Vertriebsbelegen sind dies:

  • Anlegen von Dokumenten (Freies Dokument, Mail, Brief, Kurzbrief, Besuchsbericht, Kontaktbericht, Telefonnotiz). So angelegte Dokumente haben einen direkten Bezug zum Vertriebsbeleg.
  • Vorlage auswählen. Wählen Sie aus dem Vorlagenkatalog weitere Vorlagen. Vorlagen für den Vorlagenkatalog können Sie selbst erstellen und kategorisieren.
  • Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Vertriebsbeleg verknüpft.
  • Erstellen von Vertriebsbelegen

Werkzeugleiste Verträge

Die Werkzeugleiste in der Übersicht der Verträge sieht so aus:

Werkzeugleiste Übersicht Verträge

Mit dem Plus-Icon erstellen Sie einen neuen Vertrag: Neuer Vertrag

Das Löschen-Icon löscht ausgewählte Verträge: Verträge löschen

Über das Icon Export nach Vertragstyp können Sie Verträge eingeschränkt nach Vertragstyp und weiteren Datumskriterien als CSV-Datei exportieren: Export nach Vertragstyp

Wenn Sie über die Filter bereits eine Selektion durchgeführt haben, können Sie mit dem Icon Export einen Export als CSV-Datei durchführen:

Export

Die Werkzeugleiste innerhalb von einem Vertragsdatensatz sieht so aus:

Werkzeugleiste Vertragsdokument im Lesemodus

Mit dem Zurück-Icon gelangen Sie auf die zuletzt angezeigte Seite. Dadurch wird auch nicht gespeichertes verworfen:

zurück

Über das Bearbeiten-Icon können Sie den Vertrag bearbeiten:

bearbeiten

Steht der Vertrag im Bearbeiten-Modus werden statt dem Bearbeiten-Icon die beiden Speichern-Icons angezeigt:

speichern, speichern & schließen

Die Übersicht zeigt im Single-Point-of-Information alle Informationen zum zugeordneten Unternehmen an. Dabei werden alle Informationen aus allen Modulen in einer Ansicht zusammengefasst:

Übersicht

Über das 3-Punkte-Icon können Sie weitere Funktionen aufrufen:

Übersicht

Bei Verträgen ist dies:

  • Erstellen einer Aufgabe. Die Aufgabe ist direkt mit dem Vertriebsbeleg verknüpft.
kim/werkzeugleisten.txt · Zuletzt geändert: 29.07.2021 15:01 von johannes